تعتبر ادارة المشتريات من أهم المفاهيم التي يجب مراعاتها للتأكد من استمرار عملية الإنتاج وضمانها، وتساعد في تنويع مصادر التوريد والحفاظ على العلاقات الداخلية للمؤسسة وتحسين الجودة. ويمكن للمؤسسات ضمان حسن ادارة المشتريات من خلال توظيف نظام محاسبي مضمون.
سنتعرف في هذا المقال على أهم مفاهيم ادارة المشتريات، مسؤوليات ادارة المشتريات، أهدافها، وكيف يساهم برنامج رِواء المحاسبي في ادارة المشتريات بيسر وسهولة، والمساعدة على إصدار كشف حساب للموردين دون أخطاء.
ماهي ادارة المشتريات
ادارة المشتريات هي جميع الأنشطة والعمليات المتعلقة بعمليات الشراء من قبل الإدارة. لذا، فإنها بحاجة إلى تنظيم دقيق بشكل مستمر لضمان جودة إدارتها. تشمل ادارة المشتريات أيضًا جميع مجالات الاستفادة من الموارد سواء كانت داخلية أو خارجية (الموردين).
مسؤوليات ادارة المشتريات
مسؤوليات إدارة المشتريات كبيرة و مهمة لنجاح نظام إدارة المؤسسة ككل، وفيما يلي سنذكر بعض أهم تلك المسؤوليات:
- تحديد احتياجات النشاط: يجب على ادارة المشتريات تحديد احتياجات المؤسسة من المواد والمستلزمات المختلفة بناءً على متطلبات الإنتاج، وهذا يتطلب فهم دقيق لاحتياجات المؤسسة.
- اختيار الموردين: يجب على ادارة المشتريات اختيار الموردين المناسبين الذين يمكنهم توفير المواد والخدمات بجودة عالية وبأسعار تنافسية.
- إجراء عمليات المفاوضة: تشمل مسؤوليات ادارة المشتريات إجراء عمليات المفاوضة مع الموردين للحصول على أفضل الصفقات وشروط التعاقد المناسبة.
- إدارة المخزون: تشمل هذه المسؤوليات إدارة المخزون بشكل فعال لضمان توفر المواد في الأوقات المناسبة دون تراكم أو نقص في المخزون.
- متابعة الجودة: تقع على عاتق ادارة المشتريات متابعة جودة المواد والخدمات المشتراة للتأكد من تلبية المعايير المطلوبة.
- ضمان التواصل مع الأقسام الأخرى: تحتاج ادارة المشتريات إلى التواصل الجيد مع الأقسام الأخرى في المؤسسة مثل الإنتاج والمالية والتخزين لضمان تنفيذ عمليات الشراء بسلاسة.
- تقديم التقارير والتحليلات: يجب على ادارة المشتريات تقديم تقارير دورية وتحليلات عن أداء عمليات الشراء وتكاليفها للإدارة العليا لاتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة.
- إدارة المخاطر: يجب على ادارة المشتريات التفكير في المخاطر مثل تغيرات الأسعار وتوقف التوريد والتغيرات في السوق، واتخاذ الإجراءات الضرورية للتعامل مع هذه المخاطر بفعالية.
هذه مجرد بعض المسؤوليات الرئيسية التي تتحملها ادارة المشتريات في المؤسسة، وهي تلعب دورًا كبيرًا في تحقيق أهداف المؤسسة وضمان استدامتها.
أهداف ادارة المشتريات
إدارة المشتريات لديها مجموعة من الأهداف التي تتشابه مع أهداف غالبية أقسام الشركة، سواء كانت هذه الأقسام تتعلق بالعمليات المباشرة بالإنتاج مثل توريد المواد، أو بالعمليات الغير مباشرة مثل توفير الأجهزة والمستلزمات للموظفين في الإدارات الأخرى. من بين هذه الأهداف:
- توفير التكاليف: من أهداف ادارة المشتريات الحصول على المواد والخدمات بأفضل الأسعار، مما يساهم في تقليل تكاليف الإنتاج ورفع مستوى الربحية.
- ضمان توفر الموارد: ضمان توفر المواد والمستلزمات اللازمة في الأوقات المناسبة للمساهمة في سلاسة العمليات وتجنب التأخيرات غير المخطط لها والتي قد تشكل عائقًا.
- تحسين جودة المنتجات والخدمات: وتتم من خلال اختيار الموردين المعتمد عليهم ومراقبة جودة المواد، مما سيضمن تحسين جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة.
- تقليل المخاطر: تبني استراتيجيات محددة للتعامل مع المخاطر المحتملة مثل تغيرات الأسعار أو توقف التوريد.
- تحقيق الامتثال وتطبيق أخلاقيات العمل: يجب على ادارة المشتريات الامتثال للقوانين والأنظمة المحلية والدولية، والتعامل بأخلاقية في عمليات الشراء.
- تعزيز العلاقات مع الموردين: بناء علاقات تعاونية مع الموردين لضمان التعامل السلس وسهولة التوريد في المستقبل.
- المساهمة في استراتيجية النمو: تحقيق أهداف النمو والتوسع المستدام للمؤسسة من خلال ضمان توفير الموارد اللازمة لاستمرارية الانتاج بنفس الجودة العالية.
- تحسين الأداء البيئي والاجتماعي: اختيار موردين يلتزمون بالممارسات البيئية والاجتماعية المستدامة والمسؤولة.
هذه بعض أهداف ادارة المشتريات والتي تصب في صالح المؤسسة. تختلف هذه الأهداف من شركة إلى أخرى وفقًا لاحتياجاتها وأهدافها الاستراتيجية.
مراحل عملية الشراء في ادارة المشتريات
عملية الشراء تتضمن مجموعة من الإجراءات التي تساعد على تنظيم أداء المؤسسة وتحقيق أهدافها. قد تختلف التفاصيل من مؤسسة إلى أخرى وفقًا للسياسات والاحتياجات الخاصة بكل مؤسسة. ومع ذلك، يمكن تلخيص أبرز هذه المراحل كما يلي:
- إدارة المخزون: وضع خطة جرد تتضمن المنتجات المرغوب فيها، الكميات المطلوبة، والموردين الذين من المقرر العمل معهم. يجب الوضع في الاعتبار العوامل الموسمية وتوجّهات وسلوك العملاء وأي عروض ترويجية خاصة أو تغييرات في المبيعات.
- اختيار المورّد: عملية اختيار المورد تتطلب تقييمًا شاملاً للموردين المحتملين، وذلك بناءً على معايير مثل الجودة والسعر والموثوقية والتسليم في الوقت المحدد. يمكن اختيار عدة موردين للتنويع في المصادر وتقليل المخاطر.
- تحديد الكميات: استخدام أساليب التنبؤ بالمخزون لتحديد الكمية التي يجب طلبها من كل منتج. تتضمن الأساليب الشائعة تحليل تاريخ المبيعات. الهدف هو طلب كمية كافية لتلبية الطلب دون الإفراط في التخزين.
- إصدار الأمر بالشراء: هذه الخطوة تشمل إعداد وثائق رسمية للعملية مثل أمر الشراء، والذي يحدد تفاصيل الصفقة بشكل واضح مثل المنتج والكميات والأسعار ومواعيد التسليم وأي شروط أو أحكام خاصة. يهدف ذلك إلى توثيق التفاهم بين المشتري والمورد وتوفير حماية قانونية للجانبين.
- استلام وفحص المواد: هذه المرحلة تضمن أن المنتجات أو الخدمات تم تسليمها كما هو متفق عليها وأنها تلبي المواصفات المحددة، وحفظ السجلات بدقة لتتبع مستويات المخزون وأداء الموردين.
- تخزين المخزون: تخزين المخزون بشكل صحيح يساعد على الحفاظ على جودة المنتج ومنع التلف أو السرقة. استخدام الرفوف وصناديق التخزين والملصقات المناسبة لتنظيم المنتجات مهم أيضًا، بالإضافة إلى تطبيق نظام الوارد أولاً يخرج أولاً أو نظام الوارد أخيرًا يخرج أولاً، اعتمادًا على طبيعة المنتجات.
- تتبع المخزون: تتبع المخزون يمكن أن يكون يدويًا أو آليًا، وتحديث كمياته بانتظام وإجراء التعديلات على المبيعات و المرتجعات والأضرار يساعد في الحفاظ على مستويات مخزون دقيقة.
- إعادة الطلب وإعادة التخزين: تعيين نقاط إعادة الطلب لكل منتج يساعد في تحديد الوقت المناسب لإعادة الطلب. عندما يصل المخزون إلى نقطة إعادة الطلب، يتم بإنشاء أمر شراء جديد لتجديد المخزون.
- الدفع والفواتير: يجب التأكد من أن عملية الدفع واضحة. يجب الدفع للموردين وفقًا للشروط المتفق عليها للحفاظ على علاقة إيجابية. كما أنه من الموصى به تتبع الفواتير والمدفوعات بدقة لتجنب النزاعات.
- علاقات الموردين: يجب تكوين علاقات إيجابية مع الموردين. يمكن أن يؤدي التواصل الفعال والتعليقات والمفاوضات إلى تحسين الأسعار وشروط الائتمان وسلسلة توريد أكثر موثوقية.
- تحليل المخزون: يجب تحليل معدل دوران المخزون وتكاليف الحمل و الهامش الإجمالي بشكل منتظم لتحسين مستويات المخزون وخفض التكاليف.
- التعديلات الموسمية: ضبط استراتيجية المخزون لمواجهة التقلبات الموسمية في الطلب. التخطيط مسبقًا لأوقات العطلات أو المهرجانات أو مواسم الذروة الأخرى يضمن توفر مخزونًا كافيًا.
- برامج إدارة المخزون: استخدام برامج إدارة المخزون لأتمتة وتبسيط العديد من هذه العمليات يساعد على تتبع مستويات المخزون والتنبؤ بالطلب وإدارة علاقات الموردين بشكل أكثر كفاءة.
هذه الإجراءات تعزز فعالية وشفافية عملية الشراء وتساعد في تقليل المخاطر وضمان تلبية احتياجات المؤسسة بشكل جيد وفعال.
الأسئلة الشائعة عن ادارة المشتريات
الاختلاف بين أمر الشراء والفاتورة يكمن في الآتي:
- أمر الشراء :
يتم إصداره من قبل المشتري (العميل) ويُرسل إلى البائع (المورد).
يعتبر مستندًا رسميًا يحدد تفاصيل الشراء مثل الكميات والأسعار والمواد.
يُستخدم لتنظيم عملية الشراء وتحديد شروط الصفقة.
يتم إصداره قبل تنفيذ الشراء.
- الفاتورة:
يتم إصدارها من قبل البائع (المورد) وتُرسل إلى المشتري (العميل).
تعتبر مستندًا يُظهر المبلغ المستحق للمشتري بناءً على الخدمات أو المنتجات التي تم تقديمها.
تُستخدم لطلب الدفع من المشتري بعد تنفيذ الخدمات أو تسليم المنتجات.
يتم إصدارها بعد الانتهاء من العملية وتقديم الخدمات أو المنتجات.
من أهم المشاكل والتحديات التي تواجه ادارة المشتريات تحديد الاحتياجات بدقة، اختيار الموردين بعناية، ضمان الجودة، ومراقبة التكاليف. برامج إدارة المخزون مثل رِواء تساعدك في إدارة المشتريات بيسر وسهولة ودقة عالية من مكان واحد.
تطوير إدارة المشتريات يعتمد على تحسين وتعزيز العمليات والأنظمة المستخدمة في إجراءات الشراء والتوريد داخل المؤسسة. استخدامك لخاصية إدارة المشتريات من برنامج رِواء المحاسبي يمكنك من تفادي الأخطاء اليدوية ويتيح لك إدارة عملك من جميع الاتجاهات على شاشة واحدة.
بعض الحلول التي تقدمها البرامج المحاسبية لإدارة المشتريات مثل رِواء تتضمن إدارة قاعدة بيانات الموردين والبائعين، إصدار أوامر الشراء،تتبع التكاليف والمصروفات، تقارير وتحليلات متقدمة، وإدارة المخزون
الخاتمة
إدارة المشتريات وأوامر الشراء لا تؤثر فقط على إنتاجية الموظفين والمؤسسة، بل إنها تساهم بشكل كبير في استمرارية النجاح والانتاج، والرفع من مستوى الفاعلية وضمان الجودة التي لا تتغير حتى مع مرور الزمن. لذا، يجب على كل تاجر تجزئة أن يضمن إدارة شاملة لمشترياته باستخدام برنامج محاسبي معتمد.
تقدم منصة رِواء مصادر متنوعة عن فوائد نظام إدارة المخزون ومجالات التجارة الإلكترونية، وتقدم برنامج إدارة مبيعات، مع برنامج كاشير (نقاط البيع)، برنامج محاسبة متكامل، ونظام الفاتورة الإلكترونية بالإضافة لبرنامج الخصومات في قطاع التجزئة، يتيح لتجار التجزئة إدارة تجارتهم ومعاملاتهم المالية من شاشة واحدة فقط.
