هل يتأخر عملائك عن سداد مستحقاتك المالية؟ هل تنتظر من مورديك توفير منتجات لنشاطك التجاري؟ كيف تتأكد من المبالغ المتبادلة بينك وبين عملائك أو مورديك؟ لا تحتاج سوى تقرير واحد يسمى كشف حساب العميل أو المورد يوثق أي حركة مالية بينك وبين أي طرف آخر.
نغطي في هذه المقالة تعريف كشف الحساب في عالم المحاسبة، وفائدة كشف الحساب لكل من العملاء والموردين في الأنشطة التجارية في قطاع التجزئة، وكيف يمكن لتجار التجزئة إصدار هذا التقرير باستخدام برنامج رواء المحاسبي خلال لحظات وبأرقام محدثة تلقائيًا بعد كل عملية مالية بين التاجر ومورديه أو عملائه.
ما هو كشف حساب العملاء والموردين في المحاسبة؟
كشف الحساب هو عبارة عن تقرير مالي يلخص نشاط حساب العميل أو المورد والفواتير الصادرة والدفعات المستلمة خلال فترة زمنية محددة (شهرية أو ربع سنوية أو غيره)، وقد يعكس الكشف رصيدًا صفريًا إذا لم يكن الدفع مستحقًا.
ما هو كشف حساب العميل؟
يقدم هذا الكشف ملخص لنشاط حساب العميل (العلاقة المالية بين التاجر وعملائه) خلال أي فترة زمنية معينة، ويعرض جميع المعاملات المسجلة في الحسابات المستحقة للقبض، ويشمل:
الرصيد الافتتاحي: المبلغ المستحق على العميل في بداية الفترة المحاسبية.
المبيعات والتحصيلات: تفاصيل مبيعات العميل خلال الفترة المحاسبية.
الدفعات المستلمة: مبالغ الدفعات التي تم استلامها من العميل.
الخصوم والمرتجعات: مبالغ التخفيضات أو الاسترجاع او الاستبدال خلال الفترة المحاسبية.
الفوائد على التأخير: فوائد على العميل بسبب تأخر الدفع (إن حصل).
الرصيد الختامي: المبلغ المستحق للعميل في نهاية الفترة المحاسبية.
المستحقات (إجمالي الفواتير): مبلغ جميع الفواتير التي لم يدفعها العميل.
ما هو كشف حساب المورد؟
يقدم هذا الكشف ملخص لنشاط حساب المورد (عن العلاقة المالية بين التاجر ومورديه) خلال أي فترة زمنية معينة، ويتضمن الحساب النهائي الخاص بالمورد في نهاية الفترة المحددة، ويشمل:
الرصيد الافتتاحي: المبلغ المستحق على المورد في بداية الفترة المحاسبية.
المشتريات (أوامر الشراء): تفاصيل طلبات المنتجات من المورد.
الدفعات المدفوعة: المبالغ التي تم دفعها للمورد مقابل استلام المنتجات.
الخصوم والمرتجعات: أي خصوم أو مرتجعات تمت خلال الفترة المحاسبية.
الفوائد على التأخير: فوائد على المورد بسبب تأخر الدفع (إن حصل).
الرصيد الختامي: المبلغ المستحق للمورد في نهاية الفترة المحاسبية.
المستحقات (إجمالي الفواتير): مبلغ جميع الفواتير التي لم يدفعها التاجر للمورد.
المدفوعات المقدمة: المبالغ المدفوعة للمورد قبل استلام المنتجات.
المبالغ المتأخرة: المبالغ الغير مدفوعة للمورد في وقتها المحدد.
التعديلات: أي تغييرات على كشف حساب المورد لعكس أو تصحيح الأخطاء مثل: تعديل تاريخ استحقاق الفاتورة، أو خصم مبلغ من الفاتورة بسبب خلل في المنتجات.
ما فائدة كشف حساب العملاء والموردين لتجار التجزئة؟
لا يستغني أي تاجر تجزئة عن كشف حساب العملاء والموردين لأسباب كثيرة تلعب دورًا مهمًا في تحسين التدفق النقدي لنشاطه التجاري، لذا يمكن للمحاسب تحقيق ذلك عن طريق استخدام كشوفات الحسابات في:
- إدارة الأرصدة والدفعات بشكل مناسب بين التاجر والعميل والمورد.
- تتبع الديون والمستحقات والدفعات والإيرادات والمصروفات أولًا بأول.
- توفير المال عن طريق دفع المستحقات في وقتها وتجنب أي رسوم تأخير.
فوائد كشف حساب العميل وكشف حساب المورد:
التدقيق المبسّط:
وجود بيانات شاملة لحساب الموردين والعملاء يسهّل عملية التدقيق من خلال تقديم ملخص واضح ومنظم للمعاملات المالية.
تحسين العلاقات المهنية:
تقديم بيانات حساب دقيقة وفي الوقت المناسب للموردين والعملاء يعزز العلاقات المهنية لتجار التجزئة، لأنها تظهر الشفافية والموثوقية وتلتزم بالعمليات المالية المطلوبة.
حل النزاعات والاتفاق:
تساعد كشوفات حساب المفصلة تجار التجزئة والموردين والعملاء على حل المشاكل أو اختلافات المدفوعات بسرعة وسلاسة من خلال الرجوع إلى سجلات المعاملات.
تسوية الحسابات:
تساعد كشوفات الحسابات تجار التجزئة أو المحاسبين على تسوية حساباتهم ومقارنة المعاملات المسجلة في دفاترهم مع معاملات الموردين والعملاء، مما يضمن الدقة ويرصد أي تناقضات مباشرة.
سهولة تتبع الدفعات:
يمكن لتاجر التجزئة أو المحاسب تتبع المدفوعات المقدَمة للموردين والمدفوعات المستَلمة من العملاء بطريقة واضحة ومنظمة، مما يحافظ على سجل محدّث للأرصدة المستحقة ويسهّل الدفع الفوري.
التحليل المالي:
توفر كشوفات حساب المورد والعميل بيانات مهمة للتحليل المالي، لذا يمكن لتاجر التجزئة أو المحاسب استنتاج تصورات عن طبيعة التدفق النقدي، وتحديد توجهات سلوك المستهلك، وتقييم الصحة المالية لعلاقاتهم مع موردين وعملاء معينين.
متى يرسل تجار التجزئة كشف حساب العملاء والموردين؟
يعتمد موعد إرسال كشف الحساب على الحاجة أو طبيعة التبادل المالي بين التاجر والمورد أو العميل، إلا أنه لكل طرف توقيت معين يحتاج للاطلاع على كشف الحساب خلاله لتتبع المعاملات الخاصة بهم ودفع الفواتير في الوقت المحدد.
متى ارسل كشف حساب العميل؟
يمكنك أن ترسل كشف الحساب لعميلك في بداية كل شهر، ويتضمن الكشف جميع الفواتير التي أصدرتها للعميل في الشهر السابق، بالتالي يمكن لعملائك استخدام هذا الكشف لتسديد فواتيرهم في الوقت المحدد وتجنب أي رسوم تأخير.
أو يمكنك إرسال كشف الحساب لعميلك بشكل أسبوعي إذا كنت تصدر عدد أكثر من المعتاد من الفواتير شهريًا.
متى ارسل كشف حساب المورد؟
يمكنك أن ترسل كشف الحساب للمورد في نهاية كل شهر، ويتضمن الكشف جميع المدفوعات التي دفعتها للمورد خلال الشهر السابق. أو يمكنك إرسال كشف الحساب للمورد بشكل أسبوعي إذا كنت تصرف مبالغ أكثر من المعتاد من المدفوعات كل شهر.
اصدر كشف حساب العملاء والموردين مع برنامج رواء المحاسبي
كيف يسهل برنامج رواء المحاسبي إصدار كشف الحساب لتجار التجزئة؟
يحفظ برنامج رواء المحاسبي تفاصيل كل عميل أو مورد بسرعة وسهولة، بالتالي يختصر عملية إصدار كشف الحساب بسبب عدة مميزات في البرنامج المحاسبي في منصة رواء:
تحديث بيانات الكشوفات لحظة بلحظة
يحدث البرنامج المحاسبي في منصة رواء كشف الحساب بشكل مباشر تزامنًا مع كل عميلة او قيد ويضيفها في قيود اليومية.
إصدار كشف الحساب بعدة صيغ
يوفر البرنامج المحاسبي في منصة رواء أكثر من صيغة لطباعة أو تصدير الملف: أكسل (Excel) أو بي دي اف (PDF).
تضمين الارصدة الأكثر أهمية في الكشف تلقائيًا
يشمل كشف الحساب في منصة رواء الأرصدة الافتتاحية بالإضافة لجميع الحركات المالية والرصيد الختامي من دون الحاجة لأي إدخالات يدوية.
كيف اصدر كشف الحساب للعميل؟
- اذهب لقسم “الفواتير والطلبات”
- اذهب لصفحة “العملاء”
- اختر اسم العميل المطلوب
- انقر على “كشف الحساب”
- انقر “تصدير”
كيف اصدر كشف الحساب للمورد؟
- اذهب لقسم “التحكم بالمخزون”
- اذهب لصفحة “الموردين”
- اختر اسم المورد المطلوب
- انقر على “كشف الحساب”
- انقر “تصدير”
حلقة الوصل الأكثر أهمية بين التاجر والعميل أو التاجر والمورد هو كشف حساب العملاء والموردين، ويلعب هذا التقرير دور أساسي في تحسين العلاقات بينك وبين عملائك ومورديك، كما يمنع أي نزاعات أو خلافات محتملة، ويقلل من مخاطر عدم سداد مستحقاتك المالية واستلام منتجات أو خدمات نشاطك التجاري.
تقدم منصة رِواء لتجار التجزئة مجموعة شاملة لإدارة مخزون ومبيعات، وبرنامج كاشير، وبرنامج محاسبي متكامل لتسجيل القيود المؤتمتة (الآلية) وإعداد التقارير المالية وكشوفات الحسابات، ونظام فوترة إلكترونية، بالإضافة لنظام مدفوعات لإدارة أنشطتهم التجارية من شاشة واحدة فقط.
لذا مهما كان نوع نشاطك التجاري، يمكنك تجربة برنامج رواء المحاسبي وإصدار كشف الحساب لعملائك ومورديك بسرعة وسهولة مع منصة رِواء!
