لك أن تتخيل مبلغ الخسائر الهائلة التي يعاني منها تجار التجزئة فقط بسبب الأخطاء البشرية والأعمال الورقية! كل ذلك بسبب عدم توفر برنامج محاسبي يعتمد على حلول تقنية مؤتمتة (تلقائية) لتسجيل قيود محاسبية مما يضمن للتجار إدارة معاملاتهم المالية بشكل سليم وإصدار تقاريرهم المحاسبية المحدثة أولًا بأول.
ولتأثير تسجيل قيود محاسبية على نشاطك التجاري، نقدم لك في هذه المقالة تعريفًا بالقيود المحاسبية واستخداماتها، وما هي أنواع القيود بناءً على الهدف منها مع أمثلة واقعية، ونطلعك أيضًا على الأخطاء الشائعة أثناء تسجيل القيود، وكيف يمكنك الاستفادة من برنامج رواء المحاسبي لتسجيل قيودك بشكل آلي ودقيق.
ما معنى قيود محاسبية؟ ما الفرق بين الدائن والمدين؟ وما الدورة المحاسبية؟
ما هي القيود المحاسبية أو اليومية؟
أيّ معاملة مالية خارجية أو داخلية تعتبر قيود محاسبية وذلك يتضمن أمثلة عديدة منها:
- فواتير المبيعات
- فواتير المشتريات
- المصروفات
- شراء وبيع الأصول
من هنا يتضح لنا أن الأنشطة التجارية تقوم على أساس تسجيل قيود محاسبية أولًا بأول سواءًا في صفحة القيود المحاسبية أو في دفتر الأستاذ العام، وذلك ليضمن تاجر التجزئة إمكانية تتبع جميع معاملاته المالية بسرعة وسهولة وفي أيّ وقت وأيّ مكان.
وكل هذا بالطبع يتطلب توفّر برنامج محاسبي سحابي يتيح تسجيل القيود اليومية اليدوية والآلية في نفس الوقت مثل البرنامج المحاسبي في رواء.
تسجيل القيود المحاسبية
تسجيل أي قيود محاسبية هي عملية تنظيم العمليات المالية الجارية في نشاطك التجاري بين الحسابات الدائنة والحسابات المدينة، حيث يتم إنشاء حساب خاص لكل حركة مالية، سواء كانت عملية شراء أو بيع أو أي عملية مالية أخرى.
قيود المدين والدائن
يصف المدين والدائن كيفية تسجيل وتصنيف المعاملات المالية في دفاتر نشاطك التجاري، وتؤثر كل معاملة على حسابين على الأقل حيث يتم عمل خصم أو قيد لكل حساب.
استخدامات قيود المدين والدائن:
لضمان بقاء المعادلة المحاسبية (الأصول = الالتزامات + حقوق الملكية) متوازنة بعد كل معاملة.
قيد الدائن:
- الطرف الذي يدفع المبلغ المالي أو يقدّم المنتجات والخدمات
- يحصل عند تسجيل معاملة على الجانب الأيمن من الحساب
- يزيد الالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات ويقلل الأصول والمصاريف
أمثلة على الحسابات التي زادت من خلال قيد الدائن:
- الحسابات الدائنة
- الإيرادات (من مبيعات وخدمات نشاطك التجاري)
- الأسهم العادية (للشركات)
- الأرباح المحتجزة (للشركات)
أمثلة على الحسابات التي انخفضت عن طريق قيد دائن:
- النقد
- المخزون
- النفقات (مثل الرواتب والإعلانات)
- توزيعات الأرباح (للشركات)
قيد المدين:
- الطرف الذي يستلم القيمة المالية أو المنتجات أو الخدمات
- يحصل عند تسجيل المعاملة على الجانب الأيسر من الحساب
- يزيد الأصول والمصاريف ويقلل الالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات
أمثلة على الحسابات التي زادت من خلال قيد مدين:
- النقد
- المخزون
- المصاريف (مثل الإيجار والمرافق)
- توزيعات الأرباح (للشركات)
أمثلة على الحسابات التي انخفضت عن طريق قيد مدين:
- الحسابات الدائنة
- الاستهلاك التراكمي
- الإيرادات (لاسترداد السلع / الخدمات أو إرجاعها)
باختصار، توفر الحسابات المدينة والدائنة طريقة منهجية لتسجيل المعاملات المالية والحفاظ على سجلات محاسبية دقيقة ومتوازنة، وهي بمثابة أساس لإعداد التقارير المالية وتحليلها بدقة لتجار التجزئة.
الدورة المحاسبية
1- تسجيل القيود أو المعاملة المالية في صورة الدائن والمدين
2- تسجيل القيود تلقائيًا في دفتر اليومية (عام أو مخصص لفواتير المبيعات، المقبوضات، التسويات …الخ)
3- نقل القيود إلى دفتر الأستاذ العام (وهو دفتر للقيود الدائمة وليست المؤقتة كقيود اليومية)
4- عمل الجرد والتسويات المحاسبية ومعالجة البيانات لتفادي الأخطاء السابقة
5- إصدار وطباعة البيانات ليستفيد منها التاجر في صورة تقارير مالية
قيود محاسبية: أنواع واستخدامات كل قيد مع الأمثلة
تشمل البرامج المحاسبية قيود محاسبية بأنواع مختلفة وذلك بِناءً على طبيعة العملية المالية والهدف من كل قيد:
- قيود الإدخال (Transaction Entry):
- لتسجيل المعاملات المالية الجديدة مثل:
- الإيصالات النقدية من صندوق الكاشير
- استلام النقد (الكاش)
- شراء أصل ثابت (الأثاث وغيره)
- الفواتير، مثل فاتورة عميل أو فاتورة مورّد
- لتسجيل المعاملات المالية الجديدة مثل:
- قيود التسوية (Adjusting Entry):
- لتحسين دقة القوائم المالية وتصحيح الأخطاء في نهاية الشهر مثل:
- المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية (IFRS)
- مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا (GAAP)
- لتحسين دقة القوائم المالية وتصحيح الأخطاء في نهاية الشهر مثل:
- قيود إفتتاحية (Opening Entry):
- وتعبر عن بداية الفترة المحاسبية لتفريغ وإدخال حسابات الإيرادات والمصاريف من ميزان المراجعة إلى الميزانية العمومية وإلى قائمة الدخل للسنة القادمة
- قيود الإقفال (Closing Entry)
- وهي إجراءات إقفال الحسابات المؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية لتحديد الأرباح أو الخسائر وهي تشمل حسابات مثل:
- الإيرادات
- المصروفات
- المسحوبات الشخصية
- وهي إجراءات إقفال الحسابات المؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية لتحديد الأرباح أو الخسائر وهي تشمل حسابات مثل:
- القيد البسيط (Simple Entry)
- وهو يشتمل على حساب واحد في الطرف المدين وحساب واحد في الطرف الدائن، وفيه يتساوى مبلغ الطرف المدين مع الطرف الدائن.
- القيد المُركّب (Compound Entry)
- قيد اليومية المُركب عادة ما يتضمن قيود تحتوي على أكثر من صفين. ويُستخدم عادةً في تسجيل المعاملات المعقدة أو تسجيل عدّة معاملات في وقت واحد مثل:
- شراء الأثاث وسداد نصف القيمة نقداً والنصف الآخر عن طريق شيك
- وهذا قيد مركب لأنه يشتمل على حساب واحد في الطرف المدين (حساب الأثاث)، وحسابين في الطرف الدائن (حسابيّ الصندوق والبنك).
- قيد اليومية المُركب عادة ما يتضمن قيود تحتوي على أكثر من صفين. ويُستخدم عادةً في تسجيل المعاملات المعقدة أو تسجيل عدّة معاملات في وقت واحد مثل:
- القيد العكسي (Reversing entry):
- يستخدم القيد العكسي لتصحيح الأخطاء الناتجة عن السهو والخطأ عند إدخال (قيود التسوية وعكس حساب من مدين إلى دائن) والتى بسببها يحدث عدم اتزان فى ميزان المراجعة.
أشهر الأخطاء أثناء تسجيل قيود محاسبية
يتعرض الكثير من تجار التجزئة أو حتى المحاسبين لكثير من الأخطاء البشرية أثناء تسجيل قيود محاسبية مع بعض أنواع البرامج المحاسبية، ويؤثر ذلك على دقة وصحة البيانات المالية، ومن أشهر هذه الأخطاء:
- حذف أو سهو:
في حالة نسيان تسجيل عملية مالية سبق وتمت، أو نسيان بعض تفاصيلها مثل التاريخ أو الوقت وغيره.
- ارتكابية:
وهي أخطاء العمليات الحسابية مثل الضرب والطرح والجمع والقسمة.
- فنيّة:
في حال لم يفهم المحاسب أحد قواعد المحاسبة أو أخطأ استخدامها.
- معوضة:
وهي الأخطاء الغير واضحة (الأخطاء التي تغطي على بعضها البعض)، ولا تظهر هذه الأخطاء إلا أثناء إصدار قوائم مالية غير دقيقة.
مثال على الأخطاء المعوضة:
عند إدخال قيد مركب يحتمل ارتكاب خطأ في تعيين رصيد أقل أو أكثر من المطلوب لحساب معين، وسيتساوى القيد في النهاية ويبدو صحيحًا، لكن عند إجراء تدقيق مالي سيظهر الخطأ.
فلو قام تاجر بشراء بضاعة بقيمة 1000 ريال وسدد قيمتها بنصف نقد والآخر آجل، فيصبح القيد كالتالي:
مدين 1000 حساب المخزون = دائن 600 حساب النقد | دائن 400 حساب الديون للموردين
نرى هنا أن القيد متساوي ويبدو صحيحًا لكن يجب أن يكون 500 مقابل 500 لكي لا يعتبر خطأ معوض.
- كتابية:
مثل كتابة بعض القيود أكثر من مرة واحدة، أو كتابة القيد المحاسبي بشكل معكوس.
ولكثرة الأخطاء البشرية، صُممت البرامج السحابية الحديثة مثل البرنامج المحاسبي في رواء بطريقة سهلة وآلية (مؤتمتة) لتضمن عدم تعرض أي تاجر لأي مشاكل أو أخطاء أثناء إدارة نشاطه التجاري، وتم ذلك عن طريق توفير طرق لتصحيح القيود المحاسبية بضغطة زر واحدة فقط.
كيف تسجّل قيود محاسبية دقيقة مع برنامج رواء المحاسبي؟
تسجيل القيود الآلية (المؤتمتة) والقيود اليدوية
يمكنك تسجيل القيود في منصة رواء بطريقتين، إما آلية (مؤتمتة) أو يدوية:
القيود الآلية (المؤتمتة):
وهي القيود التي يسجلها نظام رِواء تلقائيًا وبشكل مؤتمت دون تدخل منك، فعندما تُصدر فاتورة مبيعات أو مشتريات أو تَصرف رواتب موظفيك، سيقوم برنامج رواء المحاسبي بتسجيل القيد مباشرة ضمن قيودك اليومية.
القيود اليدوية:
في حالة أردت تسجيل معاملة بشكل يدوي مثل قيود التسويات أو التحويلات البنكية، يتيح لك برنامج رواء المحاسبي ذلك من خلال قيود اليومية.
لماذا تختار برنامج رِواء المحاسبي من بين كافة البرامج الأخرى؟
يستطيع برنامج رواء المحاسبي إصدار قيود محاسبية يومية بكل سهولة وسرعة كما تتطلب الأنشطة التجارية، وذلك يجعل رواء الخيار الأول لتجار التجزئة لما يقدمه البرنامج من مزايا عديدة منها:
1- إنشاء وطباعة تقارير مالية دقيقة
يسجل برنامج رواء المحاسبي معاملاتك من خلال قيود محاسبية، وتعكس البيانات المالية الوضع المالي الحقيقي لتجارتك. لذلك فإن دقة بياناتك ضرورية حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستقبلية للتوسع ولتلبية متطلبات نشاطك التجاري.
2- سهولة تتبع وتدقيق المعاملات المالية
توفر برنامج رواء المحاسبي إمكانية تتبع وتدقيق معاملاتك المالية والتحقق منها بسهولة، وتعتبر هذه الشفافية ضرورية لعمليات التدقيق الداخلية والخارجية، مما يضمن صحة ودقة بياناتك المالية.
3- اتخاذ القرارات والإجراءات العاجلة في الوقت المناسب
مع توفر برنامج رواء المحاسبي ليسجل قيود محاسبية صحيحة وبشكل تلقائي (مؤتمت)، تصبح معلوماتك المالية متاحة ومحدثة دائمًا مما يسهّل عليك تحليل بياناتك المالية وتقييم أداء نشاطك التجاري واتخاذ الإجراءات التصحيحية مباشرة في أي وقت.
4- التحليل المالي والتخطيط لمستقبل النشاط التجاري
يوفر تسجيل القيود المحاسبية في برنامج رواء المحاسبي الأساس للتحليل المالي والتخطيط للأنشطة التجارية، وذلك من خلال تحليل إدخالات الإيرادات والمصروفات، مما يمكّن تجار التجزئة من تحديد أهداف جديدة وتقييم الربحية ووضع توقعات للتوسع مستقبلًا.
5- التوافق مع المتطلبات القانونية
يساعد برنامج رواء المحاسبي في تسجيل قيود محاسبية دقيقة مما يضمن لك كتاجر تجزئة الامتثال للمتطلبات القانونية، حيث أن هذا القيود تمكّنك من تجهيز الإقرار الضريبي والبيانات المالية المطلوبة عادةً من قِبل المؤسسات الحكومية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
6- تحسين الرقابة على المعاملات المالية
تعزز القيود المحاسبية الدقيقة الرقابة المالية من خلال مراقبة الحسابات وتسويتها بانتظام في برنامج رواء المحاسبي، وذلك يتيح لك تحديد التناقضات أو الأخطاء أو الأنشطة الاحتيالية والتلاعب، بالتالي يعزز الإدارة المالية لنشاطك بشكل أفضل ويحمي أصول تجارتك.
7- حفظ البيانات في دفتر الأستاذ العام تلقائيًا
يقوم برنامج رواء المحاسبي بحفظ بياناتك المالية في دفتر الأستاذ العام تلقائيًا بعد تسجيلها في دفتر اليومية، وذلك لأنه برنامج يخزن بياناتك في قاعدة بيانات سحابية ومتصلة بالإنترنت مما يمكنك من الإطلاع على الوضع المالي لنشاطك التجاري في أي وقت يناسبك.
وبعد التعرف على القيود المحاسبية اليومية الآلية (المؤتمتة) واليدوية التي يقوم عليها برنامج رواء المحاسبي السحابي والمعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وأنواع القيود بناءً على الهدف منها و استخداماتها مع أمثلة واقعية، وكيف يمكنك الاستفادة من برنامج رواء المحاسبي، يمكنك الآن تجربة البرنامج مجانًا.
وتأتي منصة رِواء لإدارة المخزون والمبيعات مع برنامج كاشير، وبرنامج محاسبي سحابي متكامل يشمل الشجرة المحاسبية وتسجيل القيود اليومية آليًا ويدويًا، ونظام الفوترة الإلكترونية، ونظام إدارة العروض الترويجية والخصومات لتقدم لتجار التجزئة باقة شاملة لإدارة أنشطتهم التجارية من شاشة واحدة فقط.
لذا مهما كان نوع نشاطك التجاري، يمكنك تجربة البرنامج المحاسبي وتسجيل قيودك المحاسبية بسرعة وسهولة مع منصة رِواء!
