اتفق 60% من أكبر أصحاب الأعمال التجارية على أن إهمال تسجيل المعاملات المالية يتسبب بشكل مباشر في خسائر طائلة واتخاذ قرارات متسرعة وغير مدروسة، لذا تعتبر السندات مثل سند القبض والصرف ضمان للحقوق وحفظ للأموال والأصول بين التجار والعملاء حيث يتم تسجيلها في الدفاتر المحاسبية للأنشطة التجارية.
ولأهمية ذلك ستتعرف على أنواع السندات، وكيف يمكن لتجار التجزئة ومحاسبيهم استخدام هذه السندات لتوثيق وحفظ العمليات المالية بينهم وبين مورديهم وعملائهم، بالإضافة لكيفية إنشاء السندات من خلال البرنامج المحاسبي في منصة رواء بسرعة وسهولة.
ماهو سند الصرف وسند القبض؟
تتضمن الإدارة الشاملة للأنشطة التجارية أن يعرف تجار التجزئة البرامج المحاسبية وأهم ما تشتمل عليه من خصائص مثل إصدار السندات سواءً كانت سندات قبض أم سندات صرف.
السندات عبارة عن إيصال إلكتروني أو ورقي مكتوب يمكن للتاجر تحريره وحفظه في دفتر المحاسبة لتأكيد حدوث معاملة مالية معينة، وتأتي السندات في نوعين:
سند قبض:
بعد استلام مبلغ مالي من عميل أو استلام مخزون من مورد
سند صرف:
بعد دفع مبلغ مالي لمورد أو راتب لموظف أو تسليم مخزون لتاجر بالجملة.
متى يتم تقديم سند القبض؟ ومتى يتم استلامه؟
يتم تقديم سند القبض إلى الطرف المقابل عندما تحصل أنت على المبلغ المالي، أما عندما تدفع انت المبلغ المالي إلى الطرف الآخر فإنه هو من يقدم لك سند القبض مقابل السلع أو الخدمات التي قدمها إليك.
كيف يوثق التجار معاملاتهم المالية باستخدام سند الصرف؟
ينبغي أن يصدر تجار التجزئة ثلاثة نسخ من سند الصرف:
- الأولى: تُقدم للطرف المدفوع له المبلغ.
- الثانية: تُرفق مع الفواتير المطبوعة (الدفاتر المالية).
- الثالثة: تحفظ في الدفاتر المحاسبية كنسخة احتياطية.
ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟
يشترك السندان في هدف واحد وهو توثيق المعاملات المالية للأنشطة التجارية، ولكن يأتي الفرق بين سند القبض وسند الصرف في نوع المعاملة المالية التي يتم تسجيلها وعدة عوامل يتضمنها الجدول التالي:
كيف يستفيد تجار التجزئة من سند القبض وسند الصرف؟
1. اكتمال وثائق العمليات المالية
تحرير السندات بانتظام يضمن للتجار اكتمال وثائقهم المالية سواءً كان مبالغ مالية نقدية أو تحويل بنكي أو شيكات.
2. حفظ معاملاتك المالية منظمة بالترتيب
نظرًا لأن السندات مرقمة، فإنها تتأكد أن جميع معاملاتك المالية مرتبة ومحفوظة في السجلات بترتيب زمني مما يسهل البحث عنها في الدفاتر المحاسبية.
3. توثيق عمليات الدفع بالآجل
بعد أن يتفق التاجر مع أحد الموردين بالدفع آجلًا مقابل عدد من المنتجات، فإن السندات توثق للتاجر والمورد عملية الدفع والاستلام خلال فترات الدفع بالآجل بعد إصدار الفاتورة.
4. مستند قابل للاستخدام قانونيًا
تعتبر السندات أوراق رسمية معتمدة، لذا في حال احتاج التاجر تقديم دليل لأمر معين، يمكنه تقديم هذه السندات كوثيقة قانونية.
5. اكتشاف مصادر الإختلاس والتلاعب
إذا قام التاجر أو المحاسب بالإلتزام بتحرير السندات، سيتيح لهم ذلك تتبع أي عملية اختلاس أو تلاعب عن طريق مقارنة السندات والمعاملات في دفتر الأستاذ.
6. التأكد من استلام أو تقديم المنتجات والخدمات
تتيح السندات للتجار والمحاسبين التحقق بسهولة من أن النشاط التجاري قد استلم بالفعل جميع المنتجات والخدمات التي تم شراؤها، وبالتالي يتم استخدام السندات لتبرير وتوثيق المدفوعات النقدية للشركة.
7. إجراء الحسابات والتسويات البنكية
تحرير السندات يسمح للأنشطة التجارية بإجراء حسابات الفترة المالية والتسويات البنكية أولًا بأول لكافة السندات.
أصدر سند القبض وسند الصرف في لحظات مع برنامج رِواء المحاسبي
يكمن تحدي تجار التجزئة في إيجاد برنامج محاسبي متكامل ومخصص لتجار التجزئة بحيث يشمل إدارة المخزون ونقاط البيع، بالإضافة لجميع خدمات الإدارة المالية مثل إصدار سند الصرف وسند القبض بسرعة وسهولة.
مميزات خاصية إنشاء سندات الصرف والقبض في منصة رِواء:
– سندات معبأة تلقائيًا ببيانات الطرف الآخر
في منصة رواء تتوفر السندات معبأة تلقائيًا بحسب معلومات الطرف الآخر سواءً كان مورد أو تاجر بالجملة أو عميل بحيث يضمن دقة جميع البيانات ويتفادى أخطاء الإدخالات اليدوية.
– إضافة توقيعك وشعار نشاطك التجاري في السند
توفر منصة رواء مكان أو خانة مخصصة لتوقيع التاجر وشعار نشاطه التجاري مما يضفي على السندات طابع رسمي وموثوق حيث أنها مخصصة لكل نشاط تجاري على حدة.
– تسجيل السندات كقيود مؤتمتة تلقائيًا في الدفاتر المحاسبية
اختصارًا للوقت والمجهود، تقوم منصة رواء تلقائيًا بتسجيل وحفظ أي سند يتم تحريره كقيد مؤتمت في الدفاتر المحاسبية.
كيف أنشئ سند قبض أو صرف على برنامج رواء المحاسبي؟
سند الصرف
- لإنشاء السند: عند إتمام أمر شراء والدفع مباشرة، سيظهر سند الصرف تلقائيًا مع خيار طباعته أو حفظه كملف PDF
- لإنشاء السند: الذهاب لقسم التحكم بالمخزون، ثم صفحة “أوامر الشراء”، ثم النقر على أمر “سداد” من الإجراءات
- للإطلاع على السند: الذهاب لقسم التحكم بالمخزون، ثم صفحة “المدفوعات”، ثم النقر على أمر “طباعة” من الإجراءات
سند القبض
لإنشاء السند: عند استلام مبلغ مستحق من العميل، سيظهر سند القبض مباشرة مع خيار طباعته أو حفظه كملف PDF:
- زيارة صفحة العميل الذي لديك “مبلغ مستحق” منه، أو زيارة صفحة الفواتير
- اختيار “إستلام مبلغ مستحق من العميل” وتحديد قيمة المبلغ وطريقة السداد
- تأكيد عملية قبض المبلغ
- سيظهر السند تلقائيًا مع خيار طباعته أو حفظه كملف PDF
لإنشاء السند: عند استلام مبلغ مستحق من المورد في حال إرجال المخزون، سيظهر سند القبض مباشرة مع خيار طباعته أو حفظه كملف PDF:
وبعد التعرف على السندات وأنواعها، وكيف يمكن لتجار التجزئة ومحاسبيهم استخدام هذه السندات لتوثيق وحفظ العمليات المالية بينهم وبين مورديهم وعملائهم، بالإضافة لكيفية إنشاء السندات من خلال البرنامج المحاسبي في منصة رواء، يمكنك الآن تجربة البرنامج وتوثيق عملياتك المالية أولًا بأول.
وتأتي منصة رِواء لإدارة المخزون والمبيعات مع برنامج كاشير، وبرنامج محاسبي سحابي متكامل، ونظام الفوترة الإلكترونية، ونظام إدارة عروض ترويجية لتقدم لتجار التجزئة مجموعة شاملة لإدارة أنشطتهم التجارية من شاشة واحدة فقط.
لذا مهما كان نوع نشاطك التجاري، يمكنك تجربة برنامج رواء المحاسبي وتسجيل معاملاتك المالية وسنداتك بكل سهولة مع منصة رِواء!
