fbpx

ما هي أوامر الشراء؟

ما هي أوامر الشراء؟

يحتاج كل تاجر لشراء منتجات أو سلع لبيعها في نشاطه التجاري، وإذا كنت ترغب في الحصول على المنتجات من الموردين بطريقة سلسة ومنظمة ويمكن التنبؤ بها ومتابعتها، فإن استخدام أوامر الشراء سيكون الحل الأمثل لتحقيق ذلك. فـ ما هو أمر الشراء (Purchase Order)؟

هو مستند تجاري بمثابة موافقة الشركة على شراء منتجات من مورد ما، يصدر من طرف المشتري (التاجر) حيث يلتزم فيه بالدفع للبائع (المورد) مقابل شراء منتجات أو خدمات معينة، ليقوم المورد بتسليمها إليه في المستقبل.

يُذكر في أمر الشراء الأنواع والكميات والأسعار المتفق عليها للمنتجات أو الخدمات المرغوبة، وشروط الشراء الأخرى. 

بشكل أساسي، لا يشكل إصدار أمر الشراء عقدًا بحد ذاته، أي في حالة عدم وجود عقد سابق بين التاجر والمورد، فإن قبول المورد لأمر الشراء (طلب الشراء) هو الذي يشكل عقدًا بين المشتري والبائع

تقوم أوامر الشراء بتبسيط وإثبات عملية الشراء بين التاجر والمورد، وتتم العملية كالآتي:

  • بعد إصدار أمر الشراء، لن يتم إرساله إلى المورد وسيكتفي باستخدامه بشكل داخلي وحفظه في النظام 
  • سيقوم بتحويل أمر الشراء إلى “فاتورة شراء” إما بعد الموافقة على الطلب أو استلام المنتجات
  • سيستلم فاتورة شراء مِن طرف المورد 
  • يدفع التاجر ثمن الفاتورة وفقًا للشروط المنصوص عليها في فاتورة الشراء

أين تكمن أهمية أوامر الشراء لكل من التاجر والمورد؟

- زيادة الدقة فِي إدارة المخزون:

مع التطور التقني وظهور أنظمة إدارة المخازن، لم تعد أوامر الشراء مجرد مستند لإثبات عملية الشراء. حيث تعمل الأنظمة الحديثة مثل نظام رواء على تحديث كميات المخزون والمنتجات بشكل تلقائي بعد إتمام أي أمر شراء، بالتالي التخلص من التحديث اليدوي لكميات المخزون في كل مرة تقوم فيها بالطلب من المورد. 

- تعتبر إثبات للاتفاقية بين التاجر والمورد:

لنفترض أنك قمت بطلب 10 كراتين لأحد المنتجات التي تبيعها مِن أحد الموردين، ودفعت مقابلها، ولكن لم يصلك سوى 9 كراتين في يوم التسليم، أي إذا كنت في خلاف مع المورد دون امتلاك دليل ورقي/إلكتروني يثبت الكمية المطلوبة والسعر المتفق عليه، سيكون من الصعب إثبات الخطأ الذي وقع في عملية الشراء.

تساعد أوامر الشراء فِي التغلب على أية خلافات قد تنشأ بين التاجر والمورد فِي وثيقة تجمع الطرفين، أي بمجرد تسليم المورد أمر الشراء والموافقة عليه، سيكون الطرفين ملزمين بإنهاء الصفقة كما هو مذكور فيها. 

- تسهيل مسؤوليات موظفي إدارة الطلبات والمحاسبين:

تساعد أوامر الشراء في حساب وتتبع جميع السلع والخدمات التي طلبتها تجارتك بشكل دقيق، وتتبع طرق الدفع، حالة الدفع، وتوقيت الاستلام وحالة الطلب، فكما يساعدك رقم الفاتورة فِي إدارة وتتبع حالة الفواتير، يمكنك تتبع كل طلب باستخدام أمر الشراء الخاص به ومعرفة حالته بمختلف التفاصيل.

وحتى من منظور محاسبي، يعتبر أمر الشراء دليل على موافقة النشاط التجاري لشراء المنتجات من المورد مع تحديد الكمية والسعر، وفي حال قبول المورد لأمر الشراء، سيتم تحويله إلى فاتورة شراء، بالتالي يمكنك حساب إجمالي التكاليف وقيمة المخزون نهاية أي فترة.

- تسمح للتجار بتفصيل احتياجاتهم من الموردين:

كما ذكرنا سابقًا، تحفظ أوامر الشراء حق التاجر وتضمن له الحصول على المنتجات المطلوبة، وإذا اعتاد المورد على تلقي أوامر الشراء التي تصرح بكافة تفاصيل الطلب فسيضمن الحصول على الشحنة أسرع نظرًا لامتلاك كافة تفاصيل الطلب في مكان واحد، وستكون عملية الشراء واضحة ومباشرة دون أي سوء تفاهم. 

على ماذا تحتوي أوامر الشراء بشكل أساسي؟

  • اسم المورد
  • موقع التسليم / المستودع 
  • المنتج أو الخدمة المطلوبة
  • الكمية المرغوبة
  • رقم الفاتورة التي أصدرها المورد
  • رمز المنتج SKU
  • السعر لكل وحدة مطلوبة 
  • تاريخ التسليم 
  • خيارات الدفع (الآن أو لاحقًا) 
  • طريقة الدفع

كيف تبدو أوامر الشراء؟

عادةً ما تكون أوامر الشراء مستند يحتوي على معلومات الشركة (الاسم) وتفاصيل الشحن (عنوان التسليم) ومعلومات المورد (الاسم والعنوان) ومعلومات الطلب (المنتج والسعر والكمية وتاريخ التسليم وشروط الدفع).

ويختار العديد من تجار التجزئة نماذج أوامر الشراء موحدة للحفاظ على الاتساق بينهم وبين مورديهم.

كيف تدير أوامر الشراء بكفاءة عالية؟

على الرغم من أن أوامر الشراء يمكن أن تكون عملية مباشرة وواضحة، إلا أنها تضيف تعقيدًا إلى سلسلة التوريد الخاصة بنشاطك التجاري إذا لم تكن معتادًا على استخدامها. ومن ناحية تجار التجزئة بشكل خاص، من المهم الاستثمار في برنامج لإدارة المخزون وضمان عملية سلسة لإدارة الموردين على المدى الطويل.

فيما يلي بعض النصائح لإدارة فعالة أوامر الشراء:

1. استخدام التكنولوجيا لتبسيط إدارة المخزون وأوامر الشراء:

أفضل خطوة يمكنك اتخاذها لإدارة أوامر الشراء هو الاستثمار فِي نظام مبيعات وإدارة مخزون متكامل. فعلى سبيل المثال، يجمع نظام رواء بين قائمة المنتجات وبيانات الموردين، بالتالي يمكِّن الوصول السريع لكافة المنتجات وإعادة طلبها من المورد نظرًا لامتلاك بيانات مربوطة ببعضها، بالتالي توثيق كل تفاصيل أوامر الشراء والطلبات في مكان واحد.

2. الطلب بالجملة لخفض التكاليف:

يمكنك تطبيق هذه الاستراتيجية إذا كان نشاطك التجاري مستقرًا وكنت واثق مِن قدرتك على بيع المنتجات المطلوبة. من خلال طلب المنتجات بكميات كبيرة، يمكن للتجار الاستفادة من استلام عناصر أكثر بسعر أقل. 

يمكنك الاستفادة مِن تقارير المبيعات واكتشاف ماهية أكثر المنتجات مبيعًا خاصة خلال فترات المواسم لتتمكن مِن الطلب بالجملة لهذا النوع مِن المنتجات.

3. الالتزام بالدفع ودقة البيانات وتوثيق العلاقة مع الموردين:

تأكد مِن إرسال أوامر الشراء وسداد الفواتير في الوقت المتفق عليه وبأسرع وقت ممكن، لن يضمن ذلك امتلاك تدفق ثابت للمخزون يمكنك التنبؤ به فقط، بل سيزيد مِن ثقة الموردين بك وعلى قدرتك على الدفع وسيقدرون مستوى مهنيتك وسيرغبون في مواصلة العمل معك. 

أوامر الشراء فِي نظام رواء لإدارة المخزون:

تمكّن هذه الخاصية المستخدمين من التحكم بالمخزون وإجراء كافة الأنشطة اللازمة لإتمام المهام المتعلقة به، كل ما عليك هو الذهاب إلى خانة أمر الشراء، يمكنك عندها الإطلاع على كافة فواتير أوامر الشراء والتحقق من حالة الفواتير وحالة الدفع لكل فاتورة على حدى وإصدار أوامر شراء جديدة.

إضافة أمر شراء جديد:

يمكنك إضافة أمر شراء جديد عن طريق إتباع الخطوات التالية:

1- الذهاب إلى خانة “التحكم المخزون” > “أمر شراء” > “أمر شراء جديد”

2- تعبئة الحقول التالية:

   – اختيار المورد 

   – اختيار الموقع لاستلام المنتجات

   – تحديد ما إذا كان السعر شامل ضريبة القيمة المضافة أو لا يشملها.

   –  إضافة المنتجات المراد إصدار أمر شراء لها. 

   – إضافة السعر الإفرادي للمنتج (التكلفة).

   – إضافة الكمية المرغوب بها.

   – تحديد خيارات الدفع (الآن- لاحقاً).

   – إضافة طريقة الدفع (في حال اختيار الدفع الآن).

   – إضافة المبلغ المدفوع(في حال اختيار الدفع الآن).

   – إضافة تاريخ الاستحقاق.

3- إما أن تقوم بحفظ أمر الشراء لتمكين التعديل عليه، أو إتمام أمر الشراء وإصدار فاتورة شراء بشكل مباشر 

يختلف كل نشاط تجاري فِي إدارة أوامر الشراء الخاصة به، ولكن هل تود معرفة كيف ستقوم رواء بإدارة مخزونك وأوامر الشراء؟ ابدأ تجربتك المجانية وسيتواصل معك أحد المتخصصين من طرفنا لشرح العملية كاملة

المواضيع المقترحة

One thought on “ما هي أوامر الشراء؟

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *