انطلاقًا من مبدأ مواكبة الإجراءات الضريبية العالمية وامتدادًا من المرحلة الأولى للفوترة الالكترونية المفروضة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، تنطلق المرحلة الثانية لتطبيق الفواتير الإلكترونية لتضيف إجراءات ومتطلبات ضرورية لإصدار وحفظ وتبادل ومعالجة الفواتير الإلكترونية بما يتوافق مع معايير الهيئة.
واعتبارًا لأهمية ذلك، تقدم رِواء في هذه المقالة تعريفًا متكاملًا بالمرحلة الثانية ومتطلباتها وتفاصيل الإجراءات اللازم على التجار تطبيقها لضمان التوافق مع معايير الهيئة، كما تأخذكم في جولة تعريفية لخطوات تجهيز أنشطتكم التجارية لتطبيق إجراءات ومتطلبات المرحلة الثانية للفوترة الالكترونية.
مراحل تطبيق الفواتير الإلكترونية
المرحلة الأولى (الإصدار والحفظ):
بالإضافة لمتطلبات المرحلة الأولى والتي تتلخص في:
- استخدام نظام فوترة إلكتروني (مزودي الخدمات).
- إصدار وحفظ فواتير نشاطك التجاري إلكترونيًا.
- مشاركة المشتري نسخة من الفاتورة الضريبية المبسطة.
- إضافة حقول جديدة في فواتيرك مثل:
فواتير الـ B2C:
- عنوان الفاتورة (مثال: فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة)
- الرقم التسلسلي للفاتورة (Serial Number)
- اسم المتجر (مثال: تموينات العائلة)
- عنوان المتجر (مثال: 2214 الحي الأول، الرياض)
- تاريخ اصدار الفاتورة (مثال: 15\11\ 1444)
- رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة (مثال: 98765432109876)
- خانة ضريبة القيمة المضافة
- رمز الاستجابة السريعة (QR Code)
فواتير الـ B2B:
- عنوان الفاتورة (مثال: فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة)
- الرقم التسلسلي للفاتورة (Serial Number)
- معلومات البائع
- معلومات المشتري
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة
المرحلة الثانية (الربط والتكامل):
تتطلب المرحلة الثانية إضافات أكثر وهي:
- التأكد من أن الحل التقني أو مزود الخدمة (مثال: منصة رِواء) متصل بالإنترنت.
- ربط الحل التقني مع منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة لمشاركة الفواتير أولًا بأول.
- للفواتير بين منشأة ومنشأة (B2B): إرسال الفاتورة للهيئة طلبًا للمراجعة والموافقة ثم إصدارها
- للفواتير بين منشأة ومستهلك (B2C): إصدار الفاتورة للمشتري أولًا ثم إرسالها للهيئة لمجرد الإبلاغ
- 3. إصدار وحفظ الفواتير بالصيغة المعتمدة من الهيئة (XML أو A3/PDF متضمنة XML).
- 4. التأكد من تواجد الحقول الإضافية في فواتيرك:
فواتير الـ B2C:
- خانة إجمالي المبلغ شامل ضريبة القيمة المضافة
فواتير الـ B2B:
- رمز الاستجابة السريعة (QR Code)
- معرّف إضافي للمورد (رقم السجل التجاري)
- إجمالي مبلغ المنتجات (شامل الضريبة وغير شامل الضريبة)
- مجموع قيمة الفاتورة (غير شامل ضريبة القيمة المضافة)
وبذلك يحتاج التجار لضمان توافق فواتيرهم مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، خصوصًا مَن يعتبرون من ضمن الفئة الخاضعة لتطبيق الفواتير الإلكترونية.
ما هي آلية عمل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية؟
تختلف آلية عمل كل فاتورة بحسب نوع الفاتورة:
الفواتير الضريبية المبسطة بين منشأة ومستهلك (B2C)
- يُصدِر البائع الفاتورة الإلكترونية للمشتري شاملة عناصر الفاتورة الضريبية المبسطة.
- يُسلم البائع الفاتورة للمشتري.
- يحفظ البائع الفاتورة إلكترونياً.
- يشارك البائع الفاتورة مع الهيئة خلال مدة زمنية لا تتعدى الـ24 ساعة بطريقة آلية وتلقائية عن طريق ربط مزود الخدمة الخاص بنشاطه التجاري بمنصة ”فاتورة“.
الفواتير الضريبية بين منشأة ومنشأة (B2B)
- يُصدِر البائع الفاتورة الإلكترونية شاملة جميع عناصر الفاتورة الضريبية.
- يشارك البائع الفاتورة مع الهيئة من خلال الربط الإلكتروني، لتقوم الهيئة بمراجعتها والموافقة عليها، ثم يتم إعادة إرسال الفاتورة للبائع بعد الموافقة عليها إلكترونياً.
- يشارك البائع الفاتورة الإلكترونية المعتمدة من قِبل الهيئة مع المشتري بصيغة مقروءة.
- يحفظ البائع الفاتورة إلكترونياً.
متى يجب على التجار تطبيق متطلبات المرحلة الثانية من الفواتير الإلكترونية؟
قسّمت هيئة الزكاة فئات أصحاب المنشآت التجارية المتوقع منهم تطبيق الفوترة الالكترونية في المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) إلى ثلاثة مجموعات تختلف بحسب مبلغ الإيرادات السنوية لكل تاجر خلال العام 2023 م:
المجموعة الأولى:
تشمل من تتعدى إيراداتهم السنوية 3 مليارات ريال سعودي (3,000,000,000) بعد تاريخ 1 يناير 2023م.
المجموعة الثانية:
تشمل من تتعدى إيراداتهم السنوية نصف مليار سعودي (500,000,000) بعد تاريخ 1 يوليو 2023م.
المجموعة الثالثة:
تشمل من تتعدى إيراداتهم السنوية 250 مليون ريال سعودي (250,000,000) بعد تاريخ 1 أكتوبر 2023م.
مثلًا: من هنا يمكن أن يعرف تجار التجزئة الذين لا تقل إيراداتهم السنوية عن نصف مليار سعودي بأنهم سوف يصبحون ملزمين بتطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية في السعودية خلال شهرين فقط من الآن، بالتالي يمكنهم الاستعداد مسبقًا عن طريق استخدام منصات ذات نظام فوترة إلكتروني متوافق مع معايير هيئة الزكاة مثل منصة رِواء.
كيف تساعد رِواء تجار التجزئة لتطبيق الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية؟
بدأ تعاون رِواء مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك منذ عام 2021، ومنذ ذلك اليوم إلى الآن فقد حرصت رِواء على التأكد من جميع احتياجات تجار التجزئة المحتملة، وبالتالي توفير جميع متطلبات الهيئة في منصة رِواء مما يمّكن التجار من إدارة أنشطتهم التجارية بالتوافق مع معايير الفوترة الالكترونية في جميع مراحلها بكل يسر وسهولة.
منصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك
يمكن التعبير عن منصة “فاتورة” بأنها مركز العمليات لمعالجة الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية حيث قامت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بتطوير هذه المنصة لاستقبال الفواتير الإلكترونية عن طريق مزودي خدمة الفوترة الإلكترونية لدى تجار التجزئة وأصحاب المنشآت عمومًا.
وتقوم مهمة منصة “فاتورة” الأساسية على استقبال الفواتير لمراجعتها واعتمادها وأرشفتها ثم إعادة إرسالها للتجار لإتمام إصدار الفواتير وتكملة المبيعات في لحظات.
خطوات تفعيل المرحلة الثانية من الفواتير الإلكترونية في منصة رِواء
وفرنا في رِواء نظام تطبيق الفواتير الإلكترونية مجانًا لجميع تجار رِواء، وتم تقديم هذا التطبيق بعد ربط منصة رِواء بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك حيث سيتم ارسال فواتير تجار التجزئة من منصة رِواء إلى منصة “فاتورة” تلقائيًأ.
يمكن تفعيل تطبيق هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في خطوات بسيطة:
أما الآن فقد تم الربط بنجاح وستصدر جميع فواتيرك الضريبية متوافقة مع معايير الفاتورة الالكترونية في المرحلة الأولى والثانية مع كل عملية دفع بكل سرعة وسهولة.
كيف تختار أفضل مزود خدمة الفواتير الإلكترونية لتجارتك؟
يجب على النظام الذي تختاره لتطبيق الفواتير الإلكترونية أن يكون متوافقًا بنسبة 100% مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والدخل في المملكة العربية السعودية، وقد لا يكفي أن يوفر مزود الخدمة جميع متطلبات هيئة الزكاة، ولكن يفضّل أن يتميز بخصائص تجعله معتمدًا وسهل الاستخدام في نفس الوقت.
9 خصائص تميّز أفضل مزودي خدمة الفوترة الالكترونية:
1. توفر برنامج محاسبي لإدارة أشمل للفواتير
يلعب النظام المحاسبي دورًا رئيسًا في حساب وإدارة الفواتير الإلكترونية، من هنا تأتي أهمية أن يشمل مزود الخدمة برنامج محاسبي يضمن لنشاطك التجاري أن تتم عمليات البيع والشراء وتبادل البيانات ومعالجة الفواتير بسلاسة وبشكل خالي من الأخطاء البشرية.
2. الامتثال للوائح أمن البيانات
يُتوقع من أي تاجر ناجح أن يتأكد من حماية بيانات مورديه وعملائه، وتخزين بيانات حسابات الدفع والشراء خلال فترات معينة، بالإضافة لجمع التوقيعات فقط عبر بروتوكول آمن ومتوافق.
3. الامتثال للإقرار الضريبي
بما أن تقديم الإقرار الضريبي متوقع بشكل إلزامي من تجار التجزئة الذين تفوق مبيعاتهم الـ 375,000 ريال سعودي، فسيكون مزود الخدمة الأفضل هو من يسهّل عملية إعداد وتسليم الإقرار الضريبي.
ولأهمية ذلك تقدم منصة رِواء ميزة حساب متطلبات هيئة الزكاة للإقرار الضريبي خلال أي فترة يحددها التاجر سواءً كانت شهرية أو ربع سنوية (خلال ثلاثة أشهر) مما يسهل عليه تنزيلها بأي صيغة (csv – .xlsx – .json.) ومن ثم تقديم الإقرار الضريبي.
4. مواكبة تحديثات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
تتأثر إدارة الأنشطة التجارية في المملكة بقرارات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بشكل مباشر، وهذا الأمر يحتّم على تجار التجزئة التعامل مع مزود خدمة متوافق دائمًا مع متطلبات الهيئة المتجددة في كل فترة.
5. سهولة الاستخدام والدعم الفني الفوري
هنا تأتي الأفضلية لمزود الخدمة الذي يقدم للتجار مصادر تعليمية وشروحات ودعم فني مستمر من أجل تسهيل وتوضيح كيفية تفعيل وتطبيق هذه المتطلبات مما يختصر جهودهم ويحفظ أوقاتهم.
6. إمكانية تخصيص الفاتورة
يتميز مزود الخدمة عن منافسيه في تقديمه لخصائص تسمح للتجار باختيار شكل وخط وحجم وقالب الفاتورة المراد طباعتها (مثال: فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة وغيرها)، كما تمكّنهم من إضافة حقول إضافية بما تتطلب أنشطتهم التجارية.
7. إرسال الفواتير بشكل تلقائي لهيئة الزكاة
تتطلب بعض أنواع الفواتير أن يتم إرسالها لهيئة الزكاة من أجل المراجعة والموافقة على الفاتورة قبل إصدارها للمشتري، لذا فإن مزود الخدمة الأفضل هو من يقوم بإرسال هذه الفواتير تلقائيًا مما يسرّع عملية البيع ويختصر أوقات التجار.
8. خيارات دفع متعددة
قد يمتلك التجار مزود خدمة متكامل لإدارة وحفظ وارسال الفواتير بما يتوافق مع جميع المتطلبات إلا أنه لا يقدم حلول دفع متنوعة لعملائه، وهنا نقطة التميز في مزود الخدمة الذي يتيح للتاجر توفير وسائل دفع متعددة لعملائه وذلك بما يتناسب مع قدراتهم وأنماط حياتهم، ليحقق بالتالي مبيعات مستمرة.
9. تقارير مفصلة بالمبيعات
كل تجارة ناجحة تحتاج لمزود خدمة يشمل برنامج يطبق الفوترة الالكترونية ومجموعة تقارير شاملة ومحدثة أولًا بأول، ويمكن أن يقدم مزود الخدمة ميزة إضافية وهي عرض بيانات هذه التقارير في صفحة واحدة مما يسهّل على التاجر متابعة حركة الفواتير فيما يتعلق بالمخزون والمبيعات والموردين وغيرهم.
كيف تجهّز نشاطك التجاري للتوافق مع المرحلة الثانية من الفواتير الإلكترونية؟
إعداد نشاطك التجاري للتوافق مع الفاتورة الالكترونية وخصوصًا في المرحلة الثانية يتطلب شروط جديدة أضافتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك حين أعلنت عن المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية في السعودية.
هنا يأتي دور منصة رِواء وهي نظام محاسبي يشمل نظام الفوترة الالكترونية لتقدم لتجار التجزئة باقة شاملة لكل ما يحتاجه أصحاب المنشآت في رحلة تجهيز أنشطتهم التجارية للتوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ماهي مخالفات تطبيق الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية؟
بالإضافة لجميع مخالفات المرحلة الأولى وهي: إصدار الفواتير يدوياً، وإصدار فواتير لا تشمل متطلبات الهيئة، واستخدام نظام فوترة إلكتروني غير متوافق مع متطلبات الفواتير الإلكترونية، وحذف الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها.
هنا يأتي دور منصة رِواء وهي نظام محاسبي يشمل نظام الفوترة الالكترونية لتقدم لتجار التجزئة باقة شاملة لكل ما يحتاجه أصحاب المنشآت في رحلة تجهيز أنشطتهم التجارية للتوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
فإن مخالفات المرحلة الثانية تشمل: إزالة رمز الاستجابة السريعة، وتغيير وقت إصدار الفاتورة، وإصدار فواتير إلكترونية عن طريق نظام فوترة إلكتروني غير متوافق ومربوط مع الهيئة.
وفي سبيل الحد من تعرض التجار لهذه المخالفات، قامت هيئة الزكاة والضريبة الجمارك بفرض غرامات مالية وعقوبات في حال قام أي تاجر بأحد هذه المخالفات:
ماهي عقوبات مخالفات تطبيق الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية؟
- غرامة 5000 ريال: لمخالفة عدم إصدار وحفظ الفواتير إلكترونيًا
- غرامة 10 آلاف ريال: لمخالفة حذف أو تعديل الفاتورة الإلكترونية.
- إنذار وغرامة 10 آلاف ريال: لمخالفة عدم إبلاغ الهيئة عن أي مشكلة تُعيق إصدار الفواتير الإلكترونية
- إنذار وغرامة 10 آلاف ريال: لمخالفة عدم إضافة رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفاتورة الضريبية المبسطة
أسئلة شائعة عن الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية
1. كيف أعرف متى يتم ربط الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية على نشاطي التجاري بما أن المرحلة الثانية سيتم تطبيقها على دفعات؟
جواب: ستقوم الهيئة بإشعار المجموعات والفئات المستهدفة في كل مرحلة قبل التاريخ المحدد للربط بستة أشهر على الأقل.
2. كيف أتأكد من أن الربط بين مزود الخدمة ومنصة “فاتورة” قد تم بنجاح؟
جواب: بعد اكتمال إجراءات تهيئة أجهزة الكاشير الخاصة بك، سيتم إشعارك بنجاح عملية الربط، كما يمكنك زيارة منصة “فاتورة” والاطلاع على قائمة الوحدات والأجهزة المرتبطة.
3. ماهي أنواع الفواتير التي تشملها المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟
جواب: بالإضافة للفواتير الضريبية بين منشأة ومستهلك (B2C) و الفواتير الضريبية المبسطة بين منشأة ومنشأة (B2C)، تشمل المرحلة الثانية فواتير مذكرة أو إشعار الائتمان (Credit Note) وفواتير مذكرة أو إشعار الخصم (Debit Note).
4. كيف أعرف أن فواتيري متطابقة مع متطلبات هيئة الزكاة؟
جواب: يمكنك اختبار ملف الـ (xml) للفاتورة من الرابط التالي: الرابط
5. هل يجب علي إرسال فواتيري لهيئة الزكاة بشكل يومي؟
جواب: تختلف متطلبات كل فاتورة بحسب نوعها، ويمكنك معرفة متى يجب إرسال الفواتير من خلال معرفة آلية عمل الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية.
تعرفنا على متطلبات الفاتورة الالكترونية في المرحلة الثانية، ومجموعة التجار المكلفين بتطبيق الفاتورة الالكترونية، بالإضافة لدور رِواء الفعّال لتتوافق الأنشطة التجارية مع معايير هيئة الزكاة للفوترة الالكترونية، ومعايير اختيار أفضل من يقدم نظام فوترة إلكتروني، وأخيرًا أجبنا على أكثر الأسئلة الشائعة في المرحلة الثانية.
هنا تأتي منصة رِواء وهي برنامج محاسبي يشمل نظام الفوترة الالكترونية لتقدم لتجار التجزئة مجموعة شاملة لكل ما يحتاجونه في رحلة تجهيز أنشطتهم التجارية للتوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في مشروع الفوترة الالكترونية بجميع مراحلها الحالية والمستقبلية.
فرصتك لادارة نشاطك التجاري باستخدام منصة رِواء حيث تجمع بين نظام إدارة متكامل لنقاط البيع ونظام إدارة المخزون وبيانات العملاء بالإضافة لإصدار فواتير إلكترونية من شاشة واحدة فقط.
لذا مهما كان نوع نشاطك التجاري، يمكنك تجربة البرنامج وتحديث فواتيرك أولًا بأول مع منصة رِواء!