هل تعكس تقاريرك المالية مثل المبلغ المالي الموجود في الحساب البنكي لنشاطك التجاري؟ تأكد أن الاجابة هي “لا” دائمًا، لذلك تحتاج الأنشطة التجارية لعمل التسوية البنكية بشكل مستمر لتضمن دقة الأرقام الموجودة في تقارير القوائم المالية والتقارير الضريبية ولأسباب أكثر سنتعرف عليها في هذا المقال.
لكي تجري تسوية بنكية صحيحة يجب عليك أن تعرف معنى هذه العملية، وماهو أفضل وقت لإجرائها، وما أكثر أسباب عدم تطابق الحساب البنكي مع الدفاتر المحاسبية، ولماذا يحتاج تجار التجزئة لعمل الموازنة البنكية أصلًا، بالإضافة لأفضل طريقة يقدمها برنامج المحاسبة في رِواء لمطابقة الحسابات بضغطة زر.
ماهي التسوية البنكية ومتى يحتاجها نشاطك التجاري؟
ما معنى التسوية البنكية؟
تٌعرف التسوية البنكية بعملية المقارنة بين الرصيد في السجلات المحاسبية (دفتر الأستاذ) بالرصيد في الحساب البنكي لأي نشاط تجاري خلال فترة زمنية معينة، ثم إجراء التعديلات المطلوبة لمطابقة الرصيدين.
الفرق بين كشف الحساب البنكي والسجلات المحاسبية للشركة:
كشف حساب البنك: هو سجل يلخص جميع المعاملات المصرفية لتاجر التجزئة التي تمت منذ إصدار الكشف السابق إلى وقت إصدار الكشف الحالي، مثل: مدفوعات الفواتير، مبيعات العملاء.
السجلات المحاسبية: تشمل جميع العمليات المالية والمعاملات التي تمت في النشاط التجاري وتم تسجيلها في دفتر الأستاذ، مثل: التحويلات والمدفوعات والاستلامات التي تمت خلال فترة معينة.
متى يتم عمل التسوية البنكية؟
يحتاج تجار التجزئة إجراء التسوية البنكية بين فترات زمنية منتظمة ومحددة مسبقاً وهي نهاية كل فترة محاسبية (شهر، ربع سنة، سنة)، وذلك لضمان دقة التقارير والقوائم المالية مثل قائمة الدخل وغيره في أنشطتهم التجارية أولاً بأول.
لماذا يحتاج تجار التجزئة التسوية البنكية؟
مع كثرة العمليات المالية التي تحصل في الأنشطة التجارية، قد يتعرض أي تاجر تجزئة لأسباب كثيرة تتطلب منه عمل تسوية بنكية للتأكد من أن رصيد حسابه البنكي مساوي للمبلغ المسجل في سجلاته المالية في نظام المحاسبة.
ما أسباب عدم تطابق كشف حساب البنكي والسجلات المحاسبية؟
- الإيداعات والسحوبات
هي الأموال النقدية والشيكات التي استلمتها أو صرفتها ولكن لم تسجلها في كشف حسابك البنكي وتسمى “عمليات غير مسجلة”.
- رسوم الاستقطاع للبنك
مثل رسوم الصراف الآلي التي تُخصم من حسابات أصحاب الأعمال أو رسوم الاستقطاع لبطاقات مدى أو فيزا أو ماستركارد.
- الحوالات البنكية والشيكات
الشيكات أو الحوالات المسجلة في الحساب البنكي ولم تسجلها في السجلات كقيود محاسبية يدوية.
لماذا يحتاج تجار التجزئة التسوية البنكية؟
إضافة للأسباب التي ذكرناها في الأعلى والتي تبيّن أهمية إجراء الموازنة البنكية، فإن تجار التجزئة يواجهون الكثير من المواقف والتجارب والمتطلبات التي تجعل الموازنة البنكية إجراء لا يمكن الاستغناء عنه:
1. الاستثمار أو التوسع
فرضًا كنت تخطط لافتتاح فرع تموينات جديد في حي الرمال في الرياض، وتحتاج لمعرفة الرصيد المتوفر لتحديد قدرتك على الاستثمار والتوسع، يمكنك استخدام الموازنة البنكية والتأكد من وجود رصيد كافي سواءً كان لأجل الاستثمار في التسويق أو البحث وتطوير التكنولوجيا.
2. الكشف عن عمليات الاحتيال والتلاعب أو الأخطاء
قد يتعرض بعض تجار التجزئة لعدم تطابق أرصدتهم بسبب أخطاء يدوية غير مقصودة أو عمليات احتيال، لذا يمكن استخدام الموازنة البنكية لتحديد مصدر وسبب جميع العمليات المالية.
مثلًا: لو كتب تاجر تجزئة شيك بمبلغ 3000 ريال لمورد بلاستيكيات، ثم لاحظ وجود خصم في كشف حسابه البنكي بقيمة 3500 ريال لتلك المعاملة، تتيح الموازنة البنكية لهذا التاجر فرصة متابعة هذه المعاملة ومعرفة سبب اختلاف المبلغ.
3. تقديم تقارير مالية وضريبية دقيقة
معروف أن تجار التجزئة الذين تزيد مبيعاتهم عن مبلغ معين مطالبون بتسليم تقرير الضريبة شهريًا أو كل 4 أشهر، لذا تعتبر الموازنة البنكية مهمة لتتأكد من صحة أرقامك وتتفادى أي مخالفات أو عقوبات من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
نصائح مهمة لتجار التجزئة لتسهيل التسوية البنكية
- استخدام حساب مصرفي خاص بنشاطك التجاري
لتفادي الخلط بين العمليات المالية الشخصية والعمليات المرتبطة بالنشاط التجاري، استخدم حساب بنكي منفصل عن الحساب البنكي الشخصي.
- استخدام برامج محاسبية
استخدم برنامج محاسبي يوفر لك إدارة مالية لتسجيل وتتبع العمليات المالية، والأهم من ذلك تسهل عملية المطابقة في خطوات بسيطة مثل برنامج المحاسبة في رِواء.
- تحديث السجلات المحاسبية باستمرار
حدّث سجلاتك المحاسبية بشكل مستمر لترصد أي أخطاء وتصححها بمجرد حدوثها وستكون مطابقتها مع حساباتك المصرفية لاحقًا سهلة وسريعة.
- توثيق تفاصيل المعاملات
وثّق أي تفاصيل إضافية مثل التواريخ، أرقام الحسابات، وأسباب أي تحويلات بنكية أو سحوبات نقدية واحفظ أي سند قبض تقوم باصداره لاستخدامه كدليل على حدوث عمليات مالية معينة.
التسوية البنكية | كيف تطابق عملياتك بضغطة زر مع برنامج المحاسبة في رِواء؟
لا يخفى على أي تاجر تجزئة الكم الهائل من الوقت والمجهود الضائعين لإجراء التسوية البنكية بالطريقة التقليدية، بالاضافة للأخطاء في الأرقام والبيانات المالية بسبب الإدخالات اليدوية، لهذا السبب تعمل رِواء على تطوير عملية التسوية البنكية بشكل آلي وسهل ليستخدمها حتى غير المحاسبين.
متطلبات التسوية البنكية في رِواء
- كشف الحساب البنكي للفترة المطلوبة
- السجلات المحاسبية في نظام رِواء
كيف يسهل برنامج المحاسبة في رِواء عملية التسوية البنكية؟
- حفظ الوقت والمجهود
ستبدأ منصة رِواء عملية الموازنة بإظهار مقترحات لعمليات متشابهة من حسابيّ البنك والسجلات المحاسبية، ولن يتطلب منك سوى النقر على كلمة “تأكيد” لمطابقة العمليتين، وهذا سيختصر وقتك ويقلل من المجهود البشري.
- تفادي الأخطاء عن طريق أتمتة العملية
لن تسمح منصة رِواء بتأكيد أي طلب “مطابقة” من دون التأكد من تساوي المبلغ الموجود في كلِ من الحساب البنكي ودفتر الأستاذ.
- سهولة الاستخدام حتى دون خبرة محاسبية
لن تتطلب منك عملية الموازنة البنكية في رِواء سوى رفع كشف حسابك البنكي لفترة محددة، وستقوم المنصة بإظهار كشف حسابك البنكي (على اليمين) مقابل المعاملات المسجلة في رِواء (على اليسار) على شاشة واحدة، مما سيسهل عليك مراجعة عمليات الحسابين في نفس الوقت ومطابقتها بضغطة زر.
تعمل منصة رِواء على تطوير عملية الموازنة البنكية بطريقة سترفع مستوى الكفاءة والإدارة المالية لدى تجار التجزئة، وستضمن هذه الميزة في رِواء تساوي مبالغ الأرصدة النهائية في الحساب البنكي والحسابات المحاسبية، والأهم من ذلك معرفة مصدر أي اختلاف في الأرقام.
تقدم منصة رِواء لتجار التجزئة مجموعة شاملة لإدارة المخزون والمبيعات، مع برنامج كاشير، وبرنامج محاسبي متكامل، ونظام الفواتير الإلكترونية بالإضافة لنظام مدفوعات يتيح لهم إدارة أنشطتهم التجارية من شاشة واحدة فقط.
لذا مهما كان نوع نشاطك التجاري، يمكنك تجربة برنامج المحاسبة في رِواء ومطابقة حساباتك البنكية والمصرفية بكل سهولة!
