عند اتخاذ قرار طلب السلع مِن المورد، قد تشعر بالحيرة عند تحديد كمية الطلب لكل سلعة، هل هذه الكمية أقل أو أكثر مِن المطلوب؟ هل ستُباع هذه السلع؟ هل ستعود على تجارتي بالمبيعات المرغوبة؟ هل يمكنني تقليل تكاليف المخزون وتوفير ما يحتاجه العملاء فِي الوقت ذاته؟ هل طلب الشراء وامر الشراء سيتعادل مع الكمية المطلوبة من قبل العملاء ؟
ستتمكن من الإجابة على هذه التساؤلات عند البدء بـ “تقدير المخزون ” فهو المفتاح لامتلاك الكميات الصحيحة وتفادي تضييع فرص بيع وزيادة رضا العملاء عن تجربتهم مع علامتك التجارية.
ما هو تقدير المخزون؟
تقدير المخزون أو كما يُدعى بـ “التخطيط للطلب” هو تقدير وتوقع بماهية المنتجات التي سيقوم العملاء بشرائِها خلال فترة زمنية محددة ومعرفة مستويات المخزون المطلوبة للوفاء بمعدل الطلب لتحديد ما ستقوم بشرائه مِن الموردين. عادة ما يتم تقدير المخزون مِن خلال استخدام البيانات السابقة المتوفرة لكل منتج ومتابعة وتحليل العوامِل الخارجية مثل العوامِل الاقتصادية للدولة.
أين تكمن أهمية تقدير المخزون؟
يمكننا تقسيم الفوائد العائدة مِن تقدير المخزون إلى 3 تصنيفات أساسية:
- التكلفة: تقليل تكاليف التخزين مِن خلال تجنب المخزون الراكِد الناتِج عن طلب كميات أكثر مِن الحاجة، والحصول على نظرة ثاقبة للتدفق النقدي المستقبلي.
- العملاء: زيادة ولاء ورضا العملاء مِن خلال توفير المنتجات المطلوبة منهم وضمان عرض المنتجات التي يزيد الطلب عليها.
- العمليات التشغيلية والتخطيط: تحسين إدارة سلاسل التوريد والتنبؤ بالاحتياجات التشغيلية التي تزيد خلال فترات الذروة.
التقنيات الأساسية المستخدمة لتقدير المخزون:
التقدير النوعي: يُستخدم عند افتقار بيانات ومعلومات عن المبيعات والمنتجات السابقة، مثل الأنشطة التجارية الجديدة أو عند طرح منتج جديد فِي السوق. يمكن للتاجِر اتخاذ اتجاه نوعي مِن خلال التواصل بشكل مباشِر مع العملاء أو الاستقصاء مِن أبحاث السوق وأراء الخبراء وتحليل توجهات المنافسين.
التقدير الكمي: وهو نوع التقدير الأكثر دقة مِن النوعي لاعتمادِه عَلى بيانات سابقة، حيث تزيد دقة التوقعات مع زيادة البيانات المتوفرة. أحد الأمثلة على التقدير الكمي هو “التقدير بالسلاسل الزمنية” والذي يعد مفيدًا لملاحظة التقلبات الموسمية فِي الطلب والاتجاهات الدورية التي تزيد أو تُنقِص معدل الطلب.
التقدير بالاتجاهات: تُعرَّف الاتجاهات هُنا بالتغيرات فِي نمط الطلب خلال فترة محددة، حيث تتوقع الاتجاهات المستقبلية المتوقعة عند استبعاد التأثيرات الخارجية والموسمية. سيكون الاعتماد عَلى بيانات المبيعات الوسيلة الأكثر دقة، مِن خلال إظهار نمط شِراء عملاء محددين أو نوع محدد مِن العملاء وبناء تقديرات بناء عليها.
مؤشرات قياس تساعد فِي تقدير المخزون:
هناك مؤشرات أداء بسيطة لمساعدتك فِي تقدير المخزون مِثل معدل دوران المخزون ومتوسط المخزون ومدة دوران المخزون، بالإضافة إلى مؤشرات وصيغ أكثر تعقيدًا لبناء تقدير أدق مثل نقطة إعادة الطلب وحجم الطلبية الاقتصادي:
- متوسط المخزون: يشير إلى كمية المخزون المتوفر خِلال فترة زمنية محددة وحساب قيمته خلال هذه الفترة، يمكن استخدام متوسط المخزون لمقارنة حجم المبيعات الإجمالي واكتشاف التقلبات في مستويات المخزون.
كيف تحسب متوسط المخزون؟
لنفترض أنك تريد حساب متوسط المخزون لأول 3 أشهر مِن السنة، وكنت تملك مخزون بقيمة 50,000 رِيال فِي يناير، و60,000 ريال فِي شهر مارس، سيكون متوسط المخزون خِلال هذه الثلاثة أشهر حوالي 36,666 ريال.
- معدل دوران المخزون: يقيس عدد المرات التي يقوم بها التاجِر ببيع واستبدال المخزون خلال فترة محددة، حيث أن انخفاض هذه النسبة يعتبر مؤشرا لامتلاك مخزون زائد مقارنة بمعدل المبيعات، كما يوفر نظرة ثاقبة حول كيفية إدارة التكاليف ومدى فعالية المبيعات. يمكنك الاستفادة مِن متوسط المخزون عند حساب معدل دوران المخزون لتقليل الفروقات فِي المخزون خلال فترة زمنية محددة.
كيف تحسب معدل دوران المخزون؟
لنفترض أنك تريد حساب معدل دوران المخزون لسنة 2020، وبلغت تكلفة المنتجات المباعة 800,000 ريال، وبلغ متوسط المخزون خلال هذه الفترة 80,000 ريال سعودي، سيكون معدل دوران المخزون خلال هذه الفترة 10.
بمعنى آخر، فِي غضون سنة قمت ببيع المخزون واستبداله بمخزون جديد 10 مرات. يتراوح المعدل الجيد لدوران المخزون بين 5-10 مرات، حيث تقدم توازنًا بين امتلاك مخزون كافِي وعدم الاضطرار لإعادة الشراء كثيرًا.
- مدة دوران المخزون: بينما يشير معدل دوران المخزون إلى عدد المرات التي تُباع وتستبدل فِيها المنتجات، تقيس مدة دوران المخزون الفترة الزمنية التي تستغرقها لبيع المخزون واستبداله.
كيف تحسب مدة دوران المخزون؟
لنأخذ المثال السابق لمعدل دوران المخزون فِي الحسبان، اكتشفت أنك تقوم بتدوير المخزون 10 مرات فِي السنة، عند قسمة 365 (عدد أيام السنة) على 10 سيكون الناتِج 36.5، أي أنك تقوم بتجديد المخزون كل 36.5 يوم في السنة.
- نقطة إعادة الطلب: يشير إلى مستوى المخزون الذي يؤدي إلى إعادة طلب المنتجات مِن الموردين لتجنب نفاذ المخزون وانعدام القدرة على الوفاء بالطلبات.
كيف تحسب نقطة إعادة الطلب؟
تشير “فترة وصول الطلب” إلى الفاصل الزمني بين وقت تقديم أمر شراء ووقت استلام الطلب.
لنقل أن متجرك يبيع 20 نظارة فِي يوم واحِد، وكنت تملك 150 نظارة فِي المخزون و15 نظارة كمخزون احتياطي، وفي حالة الرغبة بتجديد المخزون ستستغرق عملية شراء نظارات جديدة مِن إرسال أمر الشراء وحتى وصولها مِن المورد 4 أيام.
كيف يمكنك معرفة مستوى المخزون الذي سيُشير للحاجة لطلب مخزون جديد مِن المورد؟
سيكون الناتِج 95 بعد استخدام المعادلة أعلاه، يشير هذا الرقم إلى أنه عند وصول المخزون المتوفر مِن النظارات 95 ستكون هذه الإشارة لإعادة الطلب مِن المورد. فحتى لو استغرق الطلب 4 أيام حتى وصوله لك، سيكون لديك 15 نظارة متوفرة فِي اليوم الخامِس لتغطية الطلبات الأساسية.
- حجم الطلبية الاقتصادي (Economic order quantity): يستخدم للإشارة إلى المقدار الأمثل للمخزون.
كيف تحسب حجم الطلبية الاقتصادي؟
لنقل أن تجارتك تبيع 1000 قميص فِي السنة، ويكلف حفظ كل قميص فِي المخزون حوالي 13 رِيال سعودي، وتبلغ التكلفة الثابتة لطلب القميص مِن المورد 10 رِيال سعودي، عندها سيكون حجم الطلبية المناسب حوالي 40 قميص.
مشاكِل تنتج عن التقدير غير السليم للمخزون:
1- السيولة النقدية: يعد الاستثمار فِي المخزون أمر أساسي عند إدارة التدفق النقدي للتجارة، وسيؤدي ارتكاب أخطاء فِي تقدير الكميات المناسبة إلى إنفاق أموالك على منتجات لن تعود إليك بأي مبيعات.
2- زيادة تكاليف التخزين: بالإضافة إلى تزايُد المنتجات غير المبيوعة فِي المخزون وتحملك تكلفة الحفاظ عليها، ستمنعك هذه المنتجات والكميات الزائدة مِن إضافة المنتجات التي تحصِّل لك مبيعات وبالتالي ستفقد عدة فرص لزيادة المبيعات.
3- نقص الموظفين: دون حساب دقيق وتقدير بكمية المخزون المطلوب خاصة للفترات الموسمية والذروة، ستكون هناك فرصة كبيرة بأن تعانِي مِن نقص الموظفين سواء فِي المتجر أو المستودع أو حتى لموظفين مسؤولين عن خدمة العملاء وإدارة الطلبات، وسينتج عن ذلك تجربة عميل غير مرضية وعوائق فِي سير العمل.
4- ميزانية غير مناسبة: قد تواجِه زيادة غير متوقعة فِي الطلب والمبيعات دون امتلاك الميزانية ولا الأيدي العاملة الكافية لتغطية جميع الطلبات لاستغلال كل فرصة بيع ممكنة.
5- فقدان المصداقية: انعدام التنبؤ بحجم المبيعات والطلب وتكرار حوادث نفاذ المخزون سيؤثر على مصداقية المتجر والعلامة التجارية ، فإذا كنت غير قادِر على تلبية الطلبات سيتجه العملاء للبحث عن بدائل أخرى تضمن لهم تجربة أسرع وأفضل.
حوادث الفشل بتقدير المخزون ومعدل الطلب:
والمارت (Walmart): تفتخر والمارت بدقتها فِي التنبؤ بالكميات والمخزون المطلوب لتلبية طلبات المستهلكين، وذكرت أن مستوى المخزون لديها دائمًا ما يكون 90% – 95% وبلوغ متوسط المخزون 32 مليار دولار أمريكي، وتُحسب خدماتهم اللوجستية بشكل دقيق خاصة مِن ناحية إعادة الطلب التلقائي. وعلى الرغم مِن ذلك واجهت والمارت مشكلة فِي نفاذ المخزون والتي أحدثت مشاكِل متعددة. قد تتساءل كيف يمكن لعلامة تجارية مستقرة فِي مستويات المخزون وإعادة الطلب مواجهة مشكلة نفاذ المخزون؟ أين وقع خطأ والمارت؟
واجهت والمارت مشكلة خاصة فِي نقص الموظفين، فعلى الرغم مِن امتلاكها نظام يمكنها مِن توفير المخزون المناسب تسبب نقص الموظفين خاصة فِي وقت الذروة من تأخير عملية نقل المنتجات مِن المخزن إلى رفوف المتجر، وتوقف العملاء عن التسوق فِي والمارت بسبب الأرفف الفارغة، ففشلت والمارت فِي التنبؤ الصحيح للأيدي العاملة المطلوبة لفترة معينة ومواكبة معدل الطلب.
نايك (Nike): عَلى عكس المثال السابق، تمثل حادثة نايك في عام 2001 فشل مُباشر وصريح فِي تقدير المخزون، ففي تلك الفترة قامت نايك بتثبيت نظام معقد لإدارة سلسلة التوريد والتنبؤ بالمخزون وتخطيط الطلبات دون إجراء اختبارات كافية تؤكد صلاحية النظام، ونظرًا لاعتمادها الكامِل عليه، كانت النتيجة طلب مخزون زائد مِن أحذية ذات معدل طلب منخفض، وعدم توفر مخزون لتلبية الطلب الكبير على أحذية “آير جوردان” التي تشتهر فيها، واعترفت نايك فِي بيان صحفي أن عدم التطابق بين كمية المخزون ومعدل الطلب أدى إلى خسارة تقدر بقيمة 100 مليون دولار أمريكي.
نصائح مهمة لتقدير صحيح بالمخزون والطلب:
1- حدد فترة التنبؤ المرغوب بها، سواء كان لشهر أو 90 يوم أو سنة بحسب الحاجة.
2- راجِع معدل الطلب المعتاد، على سبيل المثال لو كنت تستقبل 300 طلب فِي الشهر، ستكون نقطة البداية للتنبؤ 300 منتج.
3- حدد المتغيرات والاتجاهات التي قد تؤثر على زيادة أو نقصان المبيعات ومعدل الطلب، مثل الحملات التسويقية التي قد تسهم فِي زيادة الطلب عَلى منتج معين.
4- كن على اطلاع بالعوامِل الخارجية والقوى الصناعية التي قد تؤثر على معدل الطلب، مثل ظهور منافسين جدد وحروب الأسعار فِي السوق.
5- استخدم نظام إدارة المخزون يضمن لك الحصول على بيانات دقيقة لكمية المخزون المتوفر.
6- قم بتصنيف المنتجات بناء على تفضيلات العملاء ليسهل عليك تقدير الاحتياج من كل منتج .
