تختلف أنواع المنتجات المقدمة فِي تجارة التجزئة باختلاف أنواع النشاط التجاري،وعند الاستفادة مِن برنامج الكاشير أو نظام إدارة المخزون ستكون إضافة المنتجات أول خطوة تتخذها قبل البدء فِي البيع .
عند إضافة المنتجات قد تلاحِظ توفر اختيارات تشِير إلى “نوع المنتج” واحتواء كُل نوع عَلى خصائص وإعدادت مختلفة، وعلى الرغم مِن عدم وجود نظام مُوحد بين جميع الأنظمة توفِّر معظم الأنظمة الأنواع الأساسية: بسيط، متغير، رقمي، مركب.
فما هِي أنواع المنتجات الأساسية في برامج الكاشير وإدارة المخزون:
1- المنتج البسيط:
هو المنتج الملموس الذي يملك نوع واحِد فقط، مثل الكتب حيث يتم نشر نسخة واحِدة وتتوفر مِنها كمية محددة. فِي هذه الحالة، سيتم تعيين رمز تعريفي لهذا المنتج لتمكين تتبع الكميات المتوفرة مِنه فِي المخزون يدعى رمز المنتج (SKU).
2- المنتج المتغير:
وهو فِي الأصل منتج بسيط، ولكن عند توفر خيارات وأنواع متعددة لمنتج بسيط مثل اللون والحجم ينتقل ليصبح منتج متغير، وسيكون لكل متغير رمز منتج (SKU) منفصل لتمكين تتبع كمية المخزون لكل نوع. على سبيل المثال لو كنت صاحب محل ملابس وتبيع القميص ذاته بلونين مختلفين وتوفر 3 مقاسات لكل منهم، سيتم تسجيل 6 رموز تعريفية للمنتج نفسه، 3 رموز تعريفية مختلفة للون الأول بالمقاسات المتوفرة و3 رموز للنوع الآخر.
3- المنتج الرقمي:
المنتجات الافتراضية غير الملموسة . تنقسم بشكل أساسي إلى قسمين:
- المنتج الافتراضي: منتج رقمي تُحسب كميته بكونها غير منتهية (Infinite) مثل الكتب الإلكترونية والاشتراكات والعضويات والخدمات. عند إضافته سيحصل المنتج على رمز منتج (SKU) وستقوم بإدخال الرابط الإلكتروني للمنتج الافتراضي.
- البطاقات الرقمية: قد تتوفر كميات محددة مِن نوع البطاقة نفسه ولكن سيتم إدخال كل واحدة منها على حدة مثل بطاقات الشحن، سيتوفر رمز منتج (SKU) لنوع البطاقة ولكِن ستمتلك كل بطاقة كود منفصل مخصص لها يتم إزالته مِن المخزون بمجرد بيعه.
4- المنتج المركب:
عند جمع عدة منتجات بغض النظر عن نوعها لإنشاء مجموعة كاملة تباع كمنتج واحِد. قد يمتلك كُل منتج منفرد فِي هذه المجموعة رمز منتج (SKU) خاص به، ولكن عند تكوين المنتج المركب سيكون له رمز منتج (SKU) مخصص له، على سبيل المثال توفر بعض محلات الإلكترونيات قطع يمكن شراؤها كقطعة واحِدة أو كحزمة كامِلة (كمبيوتر مكتبي + كيبورد + فأرة)، سيملك كل مِن الجهاز المكتبي والكيبورد والفأرة رمز منتج (SKU) خاص بهم، وستملك الحزمة ككل رمز منتج (SKU) مخصص لها، وستكون مرتبطة ببعضها حيث أن شراء الكيبورد وحده سيؤثر على إمكانية بيع الحزمة.
عند إضافة هذه المنتجات في برامج الكاشير وإدارة المخزون، يمكنك اختيار وتحديد بعض الخصائص
- منتج صالح للبيع: السماح ببيع المنتج وعرضه فِي الفروع وقنوات البيع لتجارتك، يتم تفعيل هذه الخاصية بشكل افتراضي وستتمكن مِن بيع المنتج وعرضه بمجرد إضافته، وفي حالة الرغبة بإيقاف عرض منتج لفترة مؤقتة لأي سبب كنفاذ المخزون، يمكنك تعطيل هذه الخاصية بدلًا مِن حذف المنتج مِن قائمة المنتجات.
- منتج صالح للشراء: السماح بإنشاء أوامِر شراء وإعادة طلب المنتج مِن الموردين، يتم تفعيل هذه الخاصية بشكل افتراضي حيث يمكنك إعادة الطلب وإرسال أوامر شراء للمورد عند الحاجة، يمكنك تعطيلها فِي حالة كان لديك تكدس فِي مخزون منتج معين لإيقاف إمكانية إرسال أوامِر شراء.
- تتبع المنتج: سيتم تتبع كمية المخزون بشكل أساسي باستخدام رمز المنتج (SKU)، ولكن باختلاف المنتج يمكنك تتبع المنتجات باستخدام رمز الدفعة (Batch Number) للمنتجات ذات تاريخ صلاحية، والرقم التسلسلي (Serial Number) للمنتجات الإلكترونية وعالية القيمة، سنتطرق لأساليب التتبع الأساسية فِي الفقرة التالية.
- المنتجات الموزونة: في حالة تقديمك لمنتجات تباع بالوزن بدلًا مِن كميات محددة، سيتم تتبع الكمية المتوفرة باستخدام وحدات قياس الوزن مِثل الكيلوغرام، وعندها سيتم طباعة باركود يعبر عَن سعر ووزن المنتج.
- بيع المنتج فِي حزمة: لنقل أنك تبيع علب ماء بالحبة وفي الوقت ذاته تسمح بشراء حزمة تحتوي على 6 علب، ستقوم عندها بإنشاء حزمة وربطها بالمنتج المنفرد للتأكد مِن التتبع الدقيق للكمية المتوفرة.
- الإضافات: مثل إضافة الثلج أو نكهة إضافية على المشروب، يمكنك تتبع الكميات المتوفرة مِنها كإضافات بدلًا من تتبعها كمنتج يُباع بشكل منفصل.
كيف يتم تتبع هذه المنتجات في نظام إدارة المخزون؟
تتوفر 3 طرق أساسية لتتبع المنتجات وتعتمد الطريقة المستخدمة على نوع المنتج الذي تقدمه:
- تتبع باستخدام رمز المنتج (SKU): كما ذكرنا مسبقًا، رمز المنتج (SUK) هي وحدة حفظ فِي المخزون ورمز تعريفي للمنتج أو الخدمة، فهو عبارة عن مجموعة أرقام وحروف تتراوح بين 6-18 رقم وحرف ويستخدم لتتبع الكمية المتوفرة مِن المخزون، فعند إنشاء رمز مميز لكل منتج تملكه ستتمكن مِن متابعة الكميات المتوفرة مِنه فِي المخزون بمجرد البحث عن رمزه.
- تتبع باستخدام الرقم التسلسلي (Serial Number): رمز يستخدم لتمييز كل منتج من نوع ما عن نظائره يتضمن أرقام وحروف تمثل معلومات مختلفة مثل مكان وتاريخ التصنيع وبيانات أخرى مفيدة لدورة حياة المنتج. يختلف الرقم التسلسلي عن رمز المنتج (SKU) بكونه رمز يستخدم مرة واحِدة ولعنصر واحِد فقط، وعادةَ ما يُستخدم لتتبع المنتجات عالية القيمة مثل الأجهزة الإلكترونية ومنتجات العلامات التجارية.
- تتبع باستخدام رقم الدفعة (Batch ID): يتيح لك رقم الدفعة القدرة على تتبع مجموعة منتجات منذ إنشائها. لنقل أنك طلبت دفعة لمنتج معين بتاريخ 1/3/2021، ودفعة أخرى لنفس المنتج فِي 8/3/2021، ستمتلك المنتجات مِن الدفعة الأولى رقم دفعة مميز والدفعة الثانية على رقم دفعة مختلف لتمكين تتبع الدفعة إلى المورد والحصول على تفاصيلها. عادةً ما يستخدم رقم الدفعة فِي المنتجات التي تمتلك تاريخ صلاحية مثل الأدوية والمواد الغذائية.
كما وضحنا فِي الفقرات السابقة، تختلف أنواع المنتجات المستخدمة وطريقة تتبعها وخصائصها باختلاف المنتجات، ومن هنا تظهر الاختلافات فِي احتياجات كل نشاط تجاري:
أنواع المنتجات بالنسبة لـ محلات الملابس:
تقدم محلات الملابس منتجات بسيطة ومتغيرة ومركبة، فعادة ما تتوفر قطع بلون واحِد فقط ومقاس موحد وفي هذه الحالة سيتوفر رمز منتج (SKU) واحد فقط لتتبع كمية المخزون، وفي الوقت ذاته قد تتوفر قطعة واحِدة بلونين أبيض وأسود وحجم صغير ومتوسط وكبير، وهنا لضمان تتبع أدق للمخزون ستحصل القطعة السوداء بالحجم الصغير على رمز منتج (SKU) مختلف عن القطعة السوداء بالحجم المتوسط.
بالإضافة إلى ذلك، توفر بعض محلات الملابس قطع يمكن شراؤها كقطعة واحِدة أو كطقم كامِل (جاكيت + بنطال)، في هذه الحالة سيتم إضافة منتج مركب وسيتم بيع المنتجين كحزمة واحِدة. سيملك كل مِن الجاكيت والبنطال رمز منتج (SKU) خاص بهما، وستملك الحزمة ككل رمز منتج (SKU) منفصل، ولكنها ستكون مرتبطة ببعضها حيث أن شراء الجاكيت وحده سيؤثر على إمكانية بيع الطقم.
أنواع المنتجات بالنسبة لـ الصيدليات:
عادة ما تقدم الصيدليات المنتجات البسيطة والمتغيرة والمركبة، فيتم بيع الأدوية والعلاجات كمنتج بسيط منفرد يملك كل واحِد منها رمز منتج (SKU) مخصص لها، ولكن تقدم معظم الصيدليات منتجات للعناية بالبشرة والتجميل، عندها ستتوفر عدة أصناف للمنتج ذاتِه وسيملك كل مِنها رمز منتج (SKU) منفصل. كما تقدم بعض الصيدليات عروض لبيع عدة منتجات مِن الشركة ذاتِها كمنتج واحِد، وفي هذه الحالة سيتم تسجيل كل مِن المنتجات كمنتج بسيط أو متغير بالإضافة لإنشاء منتج مركب يملك رمز منتج (SKU) مخصص له.
واحِدة مِن أهم الخصائص المتعلقة بالمنتجات فِي الصيدليات هو رقم الدفعة، حيث تحتوي معظم المنتجات على تاريخ صلاحية وهنا تبرز أهمية تتبعها وحفظ بياناتها بحسب الدفعة. هناك عدة سيناريوهات لتوضيح أهمية رقم الدفعة فِي المنتجات الصيدلية:
- لنقل أن الصيدلية استقبلت دفعتين مِن عبوة مكملات غذائية، الأولى فِي 1/1/2021 والثانية فِي 1/2/2021، ووصلت شكاوي مِن المستهلكين عن وجود مشكِلة فِي المنتج. يمكنك حينها تتبع رقم الدفعة التي وصلت عليها الشكاوى والتواصل مع المورد لإرجاعِها.
- وفي حال وجود أي مشاكِل قد تهدد صحة العميل، يمكنك التواصل مع العملاء الذين ابتاعوا المنتج من هذه الدفعة لشرح المشكلة، بدلًا مِن التواصل مع كل عميل قام بشراء المنتج بشكل عام.
- عند استلام دفعتين مِن نفس المنتج، وللتأكد مِن عدم انتهاء صلاحية المنتجات قبل بيعها، يمكنك استخدام رقم الدفعة لبيع المنتجات مِن الدفعة التي وصلت أولًا ثم الدفعة الأجدد.
أنواع المنتجات بالنسبة لـ الإلكترونيات:
تقدم معظم محلات الإلكترونيات كافة أنواع المنتجات: بسيطة ومتغيرة ورقمية ومركبة، عَلى سبيل المثال غَالبًا ما تُباع الطابعات كمنتج بسيط إلا فِي حالة توفر خيارات فِي لونها، ولكن تُعرف المنتجات الإلكترونية بالمنتجات المتغيرة نظرًا لتوفر خيارات متعددة لكل منتج، فقد يُعرض تلفاز جديد مصنع مِن قبل شركة معينة ولكن يختلف بالحجم مِن 58 بوصة إلى 65 بوصة، فيتم تسجيل كل منهما برمز منتج (SKU) منفصل، كما توفر متاجِر الإلكترونيات منتجات مركبة كتقديم سماعة جوال عِند ابتياع العميل جوال جديد مِن المتجر.
أما بالنسبة للمنتجات الرقمية فتوفر محلات الإلكترونيات بطاقات رقمية لرصيد ألعاب الفيديو أو بطاقات الاشتراك فِي مايكروسوفت أو برامِج مكافحة الفيروسات، وفي هذه الحالة قد تمتلك بطاقة الاشتراك رمز منتج (SKU) لتتبع الكمية المتوفرة بشكل عام، ولكن سيمتلك كل مِنها كود مخصص له على حدى.
تمتاز منتجات الإلكترونيات بخاصية التتبع بالرقم التسلسلي، حيث يمتلك كل منتج إلكتروني رقم تسلسلي خاص فِيه يعبر عَن مكان وتاريخ التصنيع. لو كنت صاحب متجر لبيع الجوالات وكان كل شيء يسير بسلاسة إلى لحظة عودة بعض العملاء لإرجاع جوال بسبب عطل فِيه. بدون رقم تسلسلي، ستكون بحاجة لِلتحقق مِن كل منتج مِن هذا النوع للتأكد مِن عدم تكرار المشكلة فِيها، ولكن مع الرقم التسلسلي، يمكنك مراجعة العناصر المرجعة فقط لمعرفة مصدرها والتحقق مِن المنتجات التي أتت مِن المصدر ذاته فقط.
أنواع المنتجات بالنسبة لـ محلات الأغذية والسوبرماركت:
عادة ما تقدم محلات الأغذية المنتجات البسيطة والمتغيرة، حيث تقدم منتجات متوفرة بنوع ونكهة واحِدة فقط مثل المعلبات والتي ستملك رمز منتج (SKU) مخصص لها، وفِي الوقت ذاته قد تعرض أحجام ونكهات مختلفة لنوع معلبات تم استيرادها مِن شركة إنتاج معينة وسيتم تعيين رمز منتج (SKU) لكل متغير.
بالإضافة إلى نوع المنتجات الأساسية، تُعرف تجارة الأغذية بخاصية بيع المنتجات فِي “حزمة” والمقصود بذلك إعطاء المستهلك الخيار بشراء المنتج بالحبة أو شرائها كدرزن، لنأخذ المياه المعبأة كمثال، بشكل أساسي سيتم تعيين رمز منتج (SKU) لعلبة الماء كمنتج بسيط أو كمنتج متغير فِي حالة توفير أحجام مختلفة، في حالة بيعها ككرتون مياه كامِل سيتم تفعيل خاصة “البيع كحزمة” وسيتم تعيين رمز منتج (SKU) مخصص لكرتون المياه، وسيتم تحديث الكميات المتوفرة عند إتمام عملية بيع لأي منهم. في هذه الحالة يمكنك الحصول عَلى معلومات أكثر دقة للكمية المتوفرة فِي مخزونك.
تمتاز محلات الأغذية خصيصًا بالمنتجات الموزونة والتي سيكون لها نظام مختلف لتتبع مدى توفرها فِي المخزون. على سبيل المثال عند إضافة فاصولياء خضراء كمنتج بسيط سيُعين له رمز منتج (SUK)، وعند تفعيل خاصية “المنتجات الموزونة” سيتم حساب الكمية بالاعتماد عّلى الوزن، ففِي هذه الحالة يمكنك إدخال الوزن المتوفر بالكيلوغرام، وتحديد سعر معين مثلًا 14 ريال سعودي لكل 500 غرام. عند البيع بالوزن، سيُصدِر النظام باركود مختلف عن المنتجات الأخرى لكونها تُباع بوزن وسعر مختلف حسب العميل، وسيظهر الباركود هذه المتغيرات لضمان الدقة فِي تحديث المخزون وحساب المبيعات.
ونظرًا لحساسية التعامُل مع المنتجات الغذائية وامتلاكِها لتاريخ صلاحية، سيتم تتبعها بحسب رقم الدفعة، وسيعود استخدامه عليك بعدة فوائد:
- عرض وبيع منتجات الدفعة الأقدم قبل انتهاء صلاحيتها وتجنب تكدس المخزون بمنتجات غير صالحة للبيع ، ويعني المساعدة في جرد المستودعات بصورة سريعة لتجنب تلف او انتهاء صلاحية المنتجات الغذائية .
- فِي حالة وجود أي مشاكِل قد تهدد صحة المستهلكين، يمكنك تتبع رقم الدفعة التالفة والتواصل مَع المورد المسؤول عنها بدلًا مِن فرز جميع دفعات المنتج.
- تتبع المستهلكين الذين قاموا بشراء المنتج مِن الدفعة التالفة فقط لإبلاغهم بالمشكلة بدلًا مِن التواصل مع جميع العملاء.
أنواع المنتجات بالنسبة لـ المطاعِم والمقاهي:
تقدم المطاعِم والمقاهي المنتجات البسيطة والمتغيرة والمركبة، ولكنها تعرف بشكل خاص بالمنتجات المتغيرة والمركبة. فعلى سبيل المثال عند امتلاك مقهى ستقوم بتقديم أنواع مختلفة مِن القهوة بأحجام مختلفة، يحتوي معظمها عَلى المكونات ذاتِها ولكن تختلف فِي طريقة التحضير والنتيجة النهائية. لضمان تتبع دقيق للمخزون، ستقوم بإضافة المكونات (بن القهوة، حليب..) والتي يملك كل مِنها رمز منتج (SKU) مخصص لها، وثم إنشاء منتجات مركبة تجمع المكونات المطلوبة لصنع نوع القهوة بصورته النهائية والذي يملك رمز منتج (SKU) مستقل لتتبع الكمية المباعة مِنه. فِي هذه الحالة بغض النظر عن نوع القهوة التي يطلبها العملاء، سيتم تحديث الكميات المتبقية مِن البن والحليب المتوفر فِي المخزون.
بالإضافة إلى ذلك، ينطبق نظام المنتجات المركبة عَلى المطاعِم والمقاهي بصورة أكثر شمولًا. فغالِبًا ما تُقدم مطاعم الوجبات السريعة خيار الشِراء كساندويتش أو كوجبة تتضمن مشروب وبطاطِس، ولضمان تتبع دقيق للمخزون ستمتلك الساندويتش رمز منتج (SKU) منفصل وستملك الوجبة ككل رمز منتج (SKU) مستقل وستكون جميعها مرتبطة بكمية المكونات المتوفرة فِي المخزون.
تُعرف المطاعِم والمقاهي بخاصية “الإضافات،” والتي تشير إلى المنتجات التي لا تُباع بشكل منفصل فيتم حسابها كإضافات بدلًا مِن منتجات مستقلة، كإضافة ثلج عَلى المشروب الغازي أو إضافة نكهة إضافية عَلى القهوة. يمكنك تحديد الكمية المسموح إضافتها وسعر الإضافة وتخصيص كيفية حساب مخزونها عند إنشاء خيارات الإضافات.
عند اختيار برنامج كاشير أو نظام لإدارة المخزون، تأكد من اختيار نظام متوافق مع احتياجات نشاطك التجاري و إمكانية إضافة أنواع المنتجات وخصائصها المرغوبة، ودعمه لخاصية الفوترة الإلكترونية للالتزام بقانون هيئة الزكاة والدخل . وتعتبر ميزة ربط المتاجر الالكترونية مع المخزون من المزايا المهمة التي يجب ان تتوفر كسمة رئيسية في التجارة الإلكترونية من قبل الجهة المنظمة.
ولا ننسى أهمية تدريب الموظفين على عملية الادخال في النظام التي تعد نقطة ضرورية لإتمام أي عملية بيع ومعرفة كمية المخزون .
يمكّنك نظام رِواء من إضافة جميع أنواع المنتجات والخصائص الإضافية المذكورة أعلاه، بإمكانك الحصول على تجربة مجانية لمدة 14 يوم عبر التسجيل من الرابط التالي.
