كيف يؤثر جرد المخزون اليدوي سلبًا على نشاطك التجاري؟
يعتبر المخزون أساس أي نشاط تجاري، بالأخص لـ تجار التجزئة، ولهذا السبب يتم جرد للمخزون والذي تكمن أهميته فِي السماح للتاجر بتحليل أداء نشاطه التجاري ومنتجاته، والحصول على تصور أوضح لماهية المنتجات التي تبقى متكدسة بالمخزون مقارنةً بالمنتجات التي يتم سحبها بنسبة أعلى، والتأكد مِن مستوى تكلفة المخزون مقارنة بالأرباح التي ينتجها.
اعتاد التجار على إتمام عملية الجرد بشكل يدوي، ومع مرور الوقت ظهرت عدة تقنيات تساعد فِي تسهيل العملية وتطويرها وإتمامها بشكل تلقائي والتي ساعدت مؤشرات قياس الأداء kpis في تقدير مستويات الشركة ومقارنتها بسهولة خلال الفترات في الحاضر والتنبؤ بالمستقبل .
ولكن أين يكمن الفرق بين الأساليب المختلفة فِي جرد المخزون؟ وأيهما أفضل لنشاطك التجاري؟
ما هو الجرد اليدوي للمخزون؟
يُعنى جرد المخزون اليدوي فِي تحديث الكميات المتوفرة مِن المخزون عن طريق إجراء جرد فعلي ومادي للمخزون، وغالبًا ما يتم هذا الجرد أكثر مِن مرة فِي السنة، أي أنها ببساطة، عملية لـ مراجعة الكميات المتوفرة مِن الأصناف داخل المستودع للتأكد من كمية المنتجات التي يبيعها التاجِر، وتطابقها مع السجلات.
تتم عملية الجرد سواء بشكل رُبعي (كل ثلاثة شهور) أو مرتين فِي السنة أو مرة وحدة فِي السنة بسبب استهلاكه وقت وجهد طويل لإتمامه على أكمل وجه.
ويعتمد الجرد اليدوي للمخزون على إظهار تكلفة المخزون التي تسجلت منذ آخر جرد للمخزون، حيث يتم تسجيل عمليات الشراء التي قام التاجر بـ إتمامها بين فترتي الجرد، خلال عملية الجرد اليدوي، سيقوم الموظف المسؤول عن الجرد بـ :
1- إيقاف أي عملية تتضمن إدخال أو إخراج أي سلعة مِن المستودع.
2- حساب الكمية المتوفرة مِن المخزون (أي كمية المنتجات المتوفرة)
3- حساب القيمة النقدية مِن كل منتج (التكلفة)
4- تسجيل نتائج الجرد كاملة فِي سجلات وكشوفات.
ما هو الجرد التلقائي/المستمر للمخزون؟
تتم عملية تحديث وتسجيل الكميات بشكل فوري، مِن خلال استخدام برامج الكاشير أو أنظمة نقاط البيع لتقوم بتسجيل الكمية التي تم بيعها أو شراؤها بشكل مباشر وتزويد النشاط التجاري بتفاصيل كمية المخزون المتوفرة فِي المستودع. أي يسمح للتاجِر بامتلاك بيانات مباشرة وفورية عن مستوى المخزون لكل منتج دون الحاجة لتعديل يدوي إلا فِي حالة سحب المخزون أو التخلص منه لأي سبب كان. أي:
- ستتوفر كمية المخزون المتوفر فِي النظام
- سيقوم النظام بتحديث مستوى المخزون عند إتمام أي عملية بيع
- سيمتلك التاجِر بيانات واضحة لكمية المخزون المتوفر
- عند إتمام أي عملية شراء مِن المورد، سيقوم النظام بتحديث مستوى المخزون بالكمية الجديدة
- عِند الرغبة فِي جرد المخزون، سيظهر لك النظام الكمية المتوفرة بعد كل عمليات البيع والشراء
في هذه الحالة يتم تسجيل الكميات والتكلفة بصفة فورية عند إتمام أي عملية بيع أو شراء لكل صنف، ويتميز بقلة التكلفة وسهولة عمله فِي أي وقت، ويمكن التاجِر من اكتشاف أي حالات تحدث فيها سرقات أو تلفيات أو أي نقص يحدث فيها، بالتالي تفادي أي خسارة متعلقة بالمخزون.
ما هي الفروقات الأساسية بين الجرد اليدوي والمستمر للمخزون؟
المشاكل الناتِجة عن الجرد اليدوي للمخزون:
يعد الجرد اليدوي للمخزون مناسبًا للشركات الصغيرة والتي تمتلك كمية مخزون وأنواع منتجات محدودة، حيث سيكون مِن السهل إتمام الجرد بشكل يدوي وتقدير أي تكلفة مرتبطة بالبضائِع. ولكِن تتضح عيوب ومشاكِل الجرد اليدوي للمخزون فِي الآتي:
احتمالية كبيرة فِي حدوث أخطاء عند الجرد اليدوي للمخزون:
يستغرق جرد المخزون اليدوي وقتًا طويلاً جدًا ويحمل مساحة كبيرة لوقوع أخطاء بشرية خاصة لو كنت تعمل على نطاق واسع وكان نشاطك التجاري يحمل كمية منتجات كبيرة، فكلما توسع حجم عملك التجاري يفترض أن تكون قادرًا على زيادة كمية المخزون، أي أن التحول إلى نظام يجري عملية الجرد فِي الوقت الفعلي سيكون ضروريًا.
الاعتماد على الموظفين في عمليات الجرد اليدوي للمخزون:
يعتمد جرد المخزون اليدوي على وجود عدة موظفين في المستودع، ويمكن أن يتسبب نقص الموظفين أو عدم توفرهم لأي سبب فِي حدوث فوضى عند إتمام عملية جرد المخزون، وستحتاج إما إلى تأجيل جرد المخزون أو تدريب شخص جديد لتولي المهمة أو إتمام العملية بنفسك .
تبطئ عملية جرد المخزون اليدوية من سرعة إنجاز العمليات التشغيلية الأخرى:
عندما تعتمد على جرد المخزون اليدوي، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إبطاء عمليات تشغيلية أخرى نظرًا لاستغراقه وقت طويل، والحاجة لإيقاف عمليات الإنتاج والتوريد والوفاء بالطلبات لتتمكن مِن إتمام جرد دقيق وصحيح، بالتالي التأخر فِي الوفاء بطلبات العملاء أو حتى إغلاق المحل لفترة معينة لإجراء عملية الجرد اليدوي، بالتالي خسارة المبيعات كنتيجة لذلك.
صعوبة الكشف عن حالات السرقات والتلاعب فِي البيانات:
عند الاعتماد على الجرد اليدوي، سيكون من الصعب إثبات أي تلاعب يقوم به أي شخص داخل المنشأة، نظرًا لانعدام التحديث التلقائي والمراقبة المتكاملة لـ الكميات الداخلة والخارجة مِن المخزون، والتي تكون معتمدة فِي عمليات الجرد المستمر والتلقائي على باركود أو رمز المنتج SKU لتتبع المخزون وتعريف المنتجات بكمياتها الحقيقية بشكل دقيق وصحيح.
يكمن الحل الأساسي فِي امتلاك نظام يقوم بعملية إتمام المخزون المستمر والتلقائي:
يعد نظام إدارة المخزون والذي يقوم بإتمام كافة عمليات الجرد بشكل تلقائي أفضل استثمار لنجاح نشاطك التجاري، فهو يمنحك القدرة على إجراء عمليات جرد المخزون وإتمام عمليات الشراء والبيع وتتبعها بأكملها وتحديثها فِي الوقت الفعلي دون الحاجة لبذل وقت وجهد وساعات عمل إضافية، و تأتي أهمية البيانات والمعلومات التي يتم حفظها في النظام لسهولة الرجوع عند الحاجة .
يمكنك نظام رواء مِن اختصار عملية جرد المخزون:
1- ستبدأ عملية الجرد بـ اختيار الموقع الذي ترغب بإتمام عملية جرد المخزون فِيه:
2- بمجرد اختيار الموقع، ستظهر لك كافة المنتجات المتوفرة فِي هذا الموقع، وتظهر معها الكميات المتاحة لها:
3- ستقوم عندها بإدخال الكمية الجديدة مِن المخزون لمنتج محدد، وسيوفر لك نظام رواء الفرق بين الكمية المتاحة والكمية الجديدة، بالإضافة إلى التكلفة المرتبطة بالمنتجات التي تم جردها.
4- بعد إتمام الجرد، سيتم تحديث الكميات المتوفرة فِي المخزون تلقائيًا، ويمكنك معاينة عملية الجرد وإصدار فاتورة لها.
