إذا عندك بزنس أو تدير متجر أونلاين أو حتى تشتغل فريلانس، أكيد سمعت عن الفوترة الإلكترونية. والحين ما عاد فيه مجال تتأخر، لأن النظام صار إلزامي، وكل تاجر لازم يواكب التغيير. بهذا المقال بنجاوبك على سؤال “كيف أسوي فاتورة إلكترونية” ونمشي معك خطوة بخطوة، بأسلوب بسيط وسهل عشان تبدأ صح وتتجنب أي مخالفات.
وش يعني فاتورة إلكترونية؟
الفوترة الإلكترونية هي نفسها الفاتورة العادية، بس تنشئها من برنامج إلكتروني معتمد. تحتوي على كل التفاصيل الأساسية مثل بيانات البائع والعميل والسعر والضريبة. الفرق إنها تجي معها عناصر تقنية مثل كود QR، توقيع إلكتروني، ورقم UUID. هذي العناصر تضمن الشفافية والمصداقية بينك وبين العميل.
كيف تبدأ تطلّع فاتورة إلكترونية؟
سجّل بضريبة القيمة المضافة
أول خطوة أساسية. لازم تكون مسجّل في ضريبة القيمة المضافة عبر موقع هيئة الزكاة. إذا ما عندك رقم ضريبي، النظام ما راح يسمح لك تصدر فواتير إلكترونية. سجّل بياناتك وفعّل ملفك بسهولة من الموقع الرسمي، وتأكد ان كل معلوماتك محدثة.
اختار نظام فوترة مُعتمد
مو أي برنامج ينفع. هيئة الزكاة والضريبة حددت قائمة بأنظمة معتمدة فيها كل الشروط المطلوبة، مثل صنع كود QR، توقيع إلكتروني، وربط مباشر مع النظام. اختار نظام معروف وسهل الاستخدام مثل رِواء, فاتورة، دفترة، موجز، سكاي سوفت وغيرهم. لا تعتمد على حلول مؤقتة، لأن الالتزام بالربط أهم من مجرد الطباعة.
جهّز الفاتورة بالخطوات الصحيحة
بعد ما تختار النظام، تبدأ تضيف بيانات العميل: اسمه ورقمه الضريبي ومدينته. بعدها تضيف تفاصيل المنتجات أو الخدمات والكمية والسعر، وتأكد من ظهور الضريبة. النظام بيحسب الإجمالي ويجهز كود QR تلقائيًا. لا تنسى تراجع الفاتورة قبل الإرسال عشان تتفادى الأخطاء.
احفظ الفاتورة وارسلها
بعد ما تجهز الفاتورة، احفظها عندك بشكل إلكتروني. تقدر ترسلها للعميل كملف PDF، أو كرابط مباشر من داخل النظام. وإذا تحتاج تطبعها، اطبع نسخة لكن احفظ الأصلية إلكترونيًا حسب المطلوب من الهيئة. طريقة الإرسال مو مهمة، بس أهم شيء تكون مطابقة للنظام.
لو تبيع من خلال سلّة وزد
أنت بكذا تقطع نص المشوار، لأن هذي المنصات تدعم الفوترة الإلكترونية بشكل تلقائي. تأكد بس من تفعيل الخاصية داخل إعدادات متجرك، وتابع التقارير عشان كل شي يكون مضبوط ومتوافق مع متطلبات الهيئة. بعض الإعدادات تحتاج تحديث يدوي، فشيّك على كل التفاصيل من البداية.
مين لازم يستخدم الفاتورة الإلكترونية؟
كل شخص يبيع داخل المملكة و خاضع لضريبة القيمة المضافة. سواء كنت شركة صغيرة أو متجر إلكتروني أو تشتغل فريلانس، إذا دخلك تجاوز الحد الإلزامي للتسجيل، فأنت ملزوم تصدر فواتير إلكترونية رسمية ومطابقة للنظام. وهذا بيساعدك في مجالك تستفيد من كل فوائد الفوترة الإلكترونية.
وش الفرق بين الإصدار والربط في الفوترة؟
• مرحلة الإصدار (المرحلة الأولى)
بدأت من ديسمبر 2021، وصار ممنوع تستخدم الفواتير الورقية أو اليدوية. النظام الإلكتروني صار إلزامي لكل الأنشطة التجارية الخاضعة للضريبة، حتى المشاريع الصغيرة.
• مرحلة الربط (المرحلة الثانية)
بدأت من يناير 2023 بشكل تدريجي. لازم يكون برنامجك مربوط مع نظام الهيئة مباشرة. يعني كل فاتورة تصدرها تنسحب تلقائيًا وتسجل عندهم بنفس اللحظة. الربط يمنع التلاعب، ويضمن إن الفواتير كلها تنحسب عليك بشكل واضح.
كيف تساعدك رِواء في الفوترة الإلكترونية؟
1.تصدر فواتيرك بثواني
نظام رِواء سهل وبسيط، ويخليك تطلّع فاتورتك بخطوات واضحة وبدون تعقيد. ومتى ما اكتملت بيانات منشأتك ومتطلبات الهيئة، تصير فواتيرك جاهزة ومطابقة للفوترة الإلكترونية وبكذا تستفيد وتزيد من رضا العملاء
2.كل شيء مربوط تلقائيًا
رِواء يتواصل مع نظام الهيئة مباشرة مع برنامج الفوترة الإلكترونية، وما تحتاج ترفع الفواتير يدويًا. كل شيء ينسحب تلقائي وبشكل آمن، ويخفف عليك أي أخطاء محتملة.
3.ترتيب وتقارير تريّحك
عن طريق تقارير رِواء و القوائم المالية اللي تقدر تتابع منها أداء منتجاتك وتشوف الفواتير السابقة، وتعرف كم أرباحك ومبيعاتك. التنسيق الدقيق يخليك تتخذ قرارات أسرع وبدقة أكبر وما راح تحتاج تسأل أحد كيف أسوي فاتورة إلكترونية, رِواء يشيلها عنك!
أسئلة شائعة عن الفوترة الإلكترونية
إيه تقدر، إذا كنت مسجّل كمستقل في الهيئة، تستخدم رقمك الضريبي الشخصي وتصدر فواتير إلكترونية بدون مشاكل.
بعض البرامج توفر خطة مجانية بعدد محدود من الفواتير. والبعض يبدأ من 29 ريال شهريًا، حسب مميزات النظام وعدد الفواتير اللي تحتاجها شهريًا.
لازم تحفظ الفواتير إلكترونيًا لمدة 6 سنوات على الأقل. حتى لو وقفت النشاط، الفواتير تبقى محفوظة عشان ترجع لها وقت الحاجة.
رِواء ما تعطيك بس فوترة إلكترونية، هي بتغطي كل اللي تحتاجه في تجارتك: من كاشير وإدارة مخزون ومدفوعات. كله في نظام واحد، وباشتراك واحد، ترتاح من التنقل بين الأنظمة وتبقى أمورك واضحة تحت عينك.
الفاتورة الإلكترونية مو معقّدة، بس تحتاج تبدأ صح. سجّل في الضريبة، اختار نظام معتمد، تابع فواتيرك أول بأول، وخلّك دايم جاهز. لا تنتظر توصلك تنبيهات أو مخالفات. بهذا بعد هذا التقرير لا تشغل نفسك بسؤال كيف أسوي الفاتورة الإلكترونية, كل اللي تحتاج تعرفه بتلقاه. ابدأ من اليوم، وخلّك من أول الناس اللي يمشون صح مع النظام الجديد. ورِواء معك خطوة بخطوة!
