إن المخازن تقوم بدور أساسي في كثير من الشركات والمنشآت حيث أنها تحفظ أصول الشركة (المخزون) ونظراً لأهميتها تقوم المنشآت بعمل إدارة مخصصة للمخازن وتكون مهمتها المحافظة على المخزون والقيام بعمليات تتبع المنتجات للتأكد من البضائع المُباعة والبضائع المتبقية، إن عملية إدارة المخزون من العمليات التي تحتاج إليها كل منشأة أو مؤسسة، حيث أنها تساعد في الحفاظ على الكثير من الوقت والجهد وأيضا تحمي المخزون من التعرض لأي من عمليات الاحتيال والسرقة. ولإدارة المخزون أسس ومعايير يجب اتباعها حيث أنها تساعد على أن تكون عملية إدارة المخزون منظمة بشكل جيد، فإذا كنت تمتلك مخزون غير منظم أو لا يُدار بشكل جيد فسيعرضك ذلك للكثير من المشاكل.
ومن أهم الأمور التي يجب اتباعها عند إدارة المخزون هي التالي:
1: تنظيم المنتجات بوحدة حفظ المخزون SKU
من المهم جداً أن يتم تتبع المنتجات بما يسمى بوحدة حفظ المخزون SKU فهي من الأمور التي تساعد على تسهيل عملية إدارة المخزون بشكل كبير ،وهي عبارة عن رقم تعريفي لكل منتج حتى يسهل تتبعه ، أيضا تساعد على تنظيم المنتجات وفقاً للعلامة التجارية ، اللون ،المقاس وغيره. وهي تختلف من شركة لأخرى.
2: معرفة أنواع المنتجات
حتى تتمكن من إدارة مخزونك بشكل جيد لابد أن تعرف ماهي أنواع المنتجات التي تمتلكها وذلك لأن كل نوع تتم إدارته بطريقة مختلفة، فهنالك منتجات تُباع كمجموعة لا تستطيع بيعها منفصلة أيضا هنالك التي لها أكثر من لون ومقاس ، بالإضافة إلى المنتجات التي تكون أكثر من قطعة وتحتاج إلى تركيب . فكل نوع لديه طريقة تخزين مختلفة فيجب أن يؤخذ ذلك بعين الاعتبار.
3: تقدير الطلب
إن تقدير الطلب هو نقطة الانطلاق في التخطيط لكافة الإدارات في المنشأة فهو من يحدد الطاقة الإنتاجية المطلوبة وجميع الاحتياجات المستقبلية. وعند الرغبة بعمل تنبؤ للطلب المستقبلي لابد من عمل تحليل للمبيعات والذي يساعد بشكل كبير في معرفة ما هي المنتجات الأكثر مبيعاً وماهي المواسم التي تُباع فيها. وهنالك عدة عوامل يجب مراعاتها عند عملية التنبؤ، ومنها:
يجب تحديد إمكانيات الإنتاج المتاحة للمنشأة والتأكد من توفر الآلات والمعدات المطلوبة.
ضرورة التأكد من وجود طلب على المنتجات المتوقع بيعها مستقبلاً.
حصر العوامل التي أثرت على مستوى الطلب في الفترات السابقة.
المعرفة الكاملة بالمنتجات والسلع المنافسة والبديلة .
4: الاحتفاظ بنسخة احتياطية
يجب الاحتفاظ دائما بنسخ احتياطية لأي عمل وذلك تفاديا لحدوث أي أمر طارئ أو مفاجئ، فمن الأفضل أن تكون على استعداد تام لمواجهة مثل هذه المواقف.
5: الحرص على الدقة
إن أحد أهم عوامل نجاح إدارة المخزون هي الدقة، ويجب مراعاتها في كل عملية سواء عند تتبع المنتجات ،كتابة التقارير ،عمليات الجرد و حساب المخزون وغيرها ،وذلك لأن أي خطأ في المخزون قد يؤدي إلى خسارة عملائك .
6: توفير وسائل الأمن والسلامة في المخازن
ويتم ذلك عن طريق تهيئة جو عمل مناسب لموظفي المخازن وتوفير الآلات والمعدات اللازمة مع الأخذ بعين الاعتبار أن تكون عالية الجودة حتى لا تسبب مشاكل لاحقاً، وأيضاً يجب وضع تعليمات خاصة بأمن وسلامة العاملين والمواد الموجودة في المخازن .
أبرز المشكلات التي تواجه عملية إدارة المخزون:
1: نوعية وعدد العاملين في المخازن
فالذي يحدد الكفاءة والفعالية في عملية إدارة المخزون هم العاملون داخل المخازن، فإذا كان هنالك نقص في أعداد العاملون أو عدم الاهتمام باختيار مستويات عالية من التدريب والخبرة وعدم تنمية مهاراتهم وقدراتهم فسوف يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء ومضاعفات قد تؤدي إلى كوارث لاحقاً.
2: إمكانيات المخازن وتجهيزاتها
فمن الضروري أن يتم تجهيز المخازن بكافة الآلات والمعدات، مساحات تخزين كافية، أرفف خزانات ، طرق وممرات، أدوات أمن وسلامة و وسائل نقل .فإن عدم توفر هذه التجهيزات والامكانيات قد يؤدي إلى خلل في عملية إدارة المخازن .
3: مواقع المخازن
فاختيار مواقع المخازن بعناية أمر في غاية الأهمية، حيث يجب الأخذ بعين الاعتبار الامتداد العمراني، القوانين والتشريعات البيئية، التسهيلات والمرافق الحكومية وغيرها.
4: أسباب إنتاجية
فقد تكون المشكلة نابعة من جودة الإنتاج بحيث أن تكون أقل من المستوى المطلوب أو أقل من مستوى جودة السلع البديلة ولا تتوافق مع رغبات المستهلكين، أيضاً قد يكون بسبب الخطأ في تقدير حجم الطلب وذلك عن طريق إنتاج كميات أكبر من احتياجات السوق.
5: قلة الكفاءة في التخزين
ويكون ذلك بسبب طلب كميات تزيد عن معدلات الاستخدام والطلب أو بسبب سوء تخزين بعض المنتجات المعرضة للتلف والذي يجعلها غير صالحة للاستخدام.
ولكي تتفادى هذه المشكلات يمكنك تجربة نظام رواء لإدارة المخازن والمستودعات فهو يقوم بإدارة مخزونك بكل دقة وكفاءة ويوفر عليك الكثير من الوقت والجهد الذي تستنزفه منك هذه العملية .
