ليس كل رائد أعمال قادر على البدء بمشروع كبير، فإن الأغلب منهم يبدأ بمشروع صغير وبتكاليف معقولة. وذلك بسبب أنه غير قادر على تحمل التكاليف والنفقات التي يحتاجها أي مشروع ضخم. لكن أيضاً المشاريع الصغيرة قد يأتي اليوم الذي تحتاج فيه للتوسع لكن يجب أن يكون ذلك في الوقت المناسب تفادياً لأي خسارة قد تحدث في المستقبل. فليس من الضروري أن يكون التوسع هو زيادة في الأرباح وحسب، بل على العكس تماماً فمن الممكن أن ترتب عليه نتائج وجوانب سلبية إذا لم يتم دراسته بشكل جيد. ففي البداية يجب دراسة ما إذا كان هذا المشروع قابلاً للتوسع أم لا؟ وهل ستكون الفائدة العائدة من التوسع أكبر من التكاليف التي ستنفق أم لا.
فالتوسع يعني زيادة في الإنفاق على العمال، التسويق، المخزون، الآلات والمعدات وغيرها من الأمور التي تدخل ضمن العملية الإنتاجية. ولا ننسى أيضاً أنه يجب الاهتمام بعاملين أساسيان ألا وهما الكفاءة والإنتاجية، والتي بدورها سوف تساعد على تقليل الكثير من الوقت والتكاليف. وسوف نتطرق فيما يلي عن أهم الأمور التي تساعد على زيادة الإنتاجية والكفاءة ومنها :
أتمتة الأعمال
إن مصطلح أتمتة الأعمال من المصطلحات الحديثة، وهو عبارة عن تحويل كل من الأعمال التي تتم بشكل يدوي والتي غالباً تعتمد على الورق، إلى أعمال تتم بشكل آلي دون أي تدخل بشري، ويكون اعتمادها على التقنية.
فعند عملية التوسع، لابد من أتمتة جميع الأعمال وذلك نظراً لأن التوسع يصاحبه زيادة في كميات الطلب المعتادة. ومن الضروري جداً متابعة كل طلب و معرفة الكميات المباعة والمتبقية في المخزون، وذلك تفادياً لأخطاء من المتوقع حدوثها في حال لم تكن هنالك رقابة على المبيعات والمخزون. ولكن من الصعب جداً القيام بهذه العمليات بشكل يدوي أو تقليدي، لأن مثل هذه العمليات تستنفذ الكثير من الوقت والجهد، بالإضافة إلى أنها قد تكون معرضة للأخطاء البشرية بشكل أكبر مما لو كانت هذه الأعمال تدار أو تتم بشكل آلى.
ومن الممكن أن يساعدك نظام رواء في مثل هذه العمليات عن طريق تنظيم جميع عمليات البيع التي يتم اجرائها، وذلك بالإضافة إلى إدارة المخزون بكفاءة عالية.
أنظمة إدارة و تخطيط موارد المنشأة ERP
ماهي أنظمة ERP ؟
هي عبارة عن مجموعة من الأنظمة المجتمعة في نظام واحد، وذلك عن طريق ربطها ببعض وذلك مثل، أنظمة إدارة الموارد البشرية، إدارة الحسابات، إدارة الطلبات والمبيعات بالإضافة إلى إدارة العلاقات مع العملاء. والتي بدورها تساعد على جعل الأعمال داخل المنشأة أو الشركة تتم آلياً، و مما يسهل ذلك إدارة جميع موارد المنشأة بشكل أكثر كفاءة ودقة. فأنظمة الـ ERPتساعد وبشكل كبير في تنظيم وإدارة هذه الأعمال بطريقة تزيد من الكفاءة والإنتاجية. وخاصةً في الشركات المتوسطة والصغيرة التي تمتاز بسرعة النمو والذي يصاحبه زيادة في المهام والإجراءات التي يجب القيام بها.
لكن رغم ذلك يجب أن تتناسب هذه الأنظمة مع احتياجات العمل، فتختلف هذه الاحتياجات حسب نوع النشاط الذي تقوم به المنشأة. بالإضافة إلى أن مثل هذه الأنظمة تحتاج إلى تحديثات وتحسينات التي من الممكن أن تتطلب جهد تقني وإداري. ويسهل تطبيق مثل هذه الأنظمة في الشركات الناشئة وذلك لأنها لم تصل بعد إلى النقطة التي تبدأ العمليات فيها بالتعقيد. وبالتأكيد لا يعني ذلك أن الشركات الكبرى والمتوسطة لن تستفيد من هذه الأنظمة بل على العكس تماماً. فتساعد مثل هذه الأنظمة في تسهيل الكثير من الوقت والجهد الذي تتطلبه هذه الأعمال .
