إن في الآونة الأخيرة ازداد عدد المشاريع الجديدة بشكل كبير، ويرجع سبب ذلك لزيادة وعي الناس بمدى أهمية امتلاك مشروع تجاري خاص نظراً لما يوفره من أمان، ثروة وأرباح مجزية. لكن نلاحظ أن الكثير من أصحاب هذه المشاريع يهتم فقط للأرباح والمبيعات متجاهلاً ركيزة أساسية تعتبر من أهم الأمور التي تؤثر بشكل كبير على نجاح أي مشروع أو فشله ألا وهي إدارة المخزون، فإن ضعف كفاءة أو فعالية نظام إدارة المخزون الخاص بك يخلق ثغرات تؤدي بدورها إلى خسارة عدد كبير من العملاء.
إذاً ما هو نظام إدارة المخزون وماهي أهميته؟
إن نظام إدارة المخزون يعتبر من أهم الأدوات التي تساعد على جعل عملية إدارة المخزون أكثر فعالية. فهو نظام يساعد على مراقبة وتتبع المخزون بالإضافة إلى أنه يقدم تقارير تفصيلية عن الكميات المُباعة والمتوفرة في المخزون. فـوجود نظام يُدير المخزون الخاص بك يساعدك على زيادة الكفاءة، زيادة القدرة على التحكم بالمخزون بالإضافة إلى زيادة الأرباح. ولقد تعددت أشكال وأنواع هذه الأنظمة لكي يصبح لكل نشاط تجاري نظام يتناسب مع احتياجاته، فكل قطاع أو نشاط تجاري يحتاج إلى نظام خاص به. ويتم تحديد النظام الأنسب حسب حجم النشاط التجاري ونوعية المنتجات التي يقدمها.
وعلى سبيل المثال المشاريع الصغيرة التي تقوم ببيع منتجاتها على منصة بيع واحدة، أي يكون لديها مخزون واحد فقط، تحتاج إلى نظام إدارة مخزون سهل الاستخدام، يتناسب مع احتياجاتها وفي نفس الوقت ذو تكاليف منخفضة نظراً لصغر حجم المشروع. وذلك على عكس المشاريع الكبيرة فهي تحتاج إلى نظام أكثر تعقيداً لأنه يمتلك أكثر من مخزون واحد. فعند اختيار نظام إدارة المخزون يجب الأخذ بعين الاعتبار احتياجات النشاط التجاري الخاص بك لكي تتفادى الكثير من الأخطاء والخسائر.
وهنالك خمس علامات تشير إلى حاجتك لترقية نظام إدارة المخزون الخاص بك ألا وهي:
- استغراق الكثير من الوقت في عملية دمج البيانات من أنظمة منفصلة
فعملية جمع البيانات الخاصة بالمخزون بشكل يدوي أو تقليدي قد تنجح في حال كان المشروع صغير أو المبيعات منخفضة نسبياً لكنها تكون أكثر عرضة للأخطاء، وذلك بعكس إذا كان المشروع في حالة نمو مستمرة، وكان هنالك أكثر من قناة بيع أو أكثر من مخزون فسوف يصبح من الاستحالة أن تكون البيانات خالية من الأخطاء. ولذلك يجب أن يكون هنالك نظام يقوم بتسجيل البيانات بشكل منتظم وفي مكان واحد لكي يتم تجنب أي خسائر ممكنة.
أن تعاني من مشكلة انتهاء المخزون بشكل شبه مستمر
فهذه من الثغرات التي قد تؤدي إلى خسارة العميل، ويكون ذلك نتيجة عن ضعف في إدارة المخزون، فمثلاً إذا كنت تمتلك أكثر من منصة بيع تقوم بعرض منتجاتك عليها، سيصبح لديك أكثر من مخزون، ومن الخطأ أن تتم إدارة كل مخزون على حدى لأن ذلك سوف يؤدي إلى مشاكل تؤدي لخسارة العميل. كأن يقوم العميل بطلب منتج في الحقيقة غير متوفر. ويحدث ذلك بسبب سوء التخطيط بالإضافة إلى أن المخزون غير موحد. فمن الأصح أن يكون المخزون موحد بحيث أنه إذا تمت عملية بيع في إحدى منصات البيع يتم التحديث تلقائياً على كافة منصات البيع في آنً واحد، بإمكانك الرجوع لمقالتنا هنا لمعرفة كيف تتمكن من مراقبة مخزونك.
الفائض في المخزون
إن الفائض في المخزون نتيجة التخطيط السيء يؤثر بشكل كبير على التدفق النقدي للمشروع وذلك بسبب تراكم المنتجات في المخزون دون أن يتم بيعها مما، يؤدي بدوره إلى خسائر هائلة للمشروع نتيجةً للتكاليف التي تحملتها الشركة لشراء هذه المنتجات. فغالباً في هذه الحالة تقوم الشركات بعمل تخفيض كبير للأسعار للتخلص منها رغم أن ذلك أيضاً يعتبر خسارة للمشروع.
عدم المعرفة التامة بالمخزون الحقيقي
إن المخزون الحقيقي لا يقتصر فقط على معرفة أو حساب الكميات المتوفرة أو الكميات المباعة إنما أيضاً يشمل التخطيط للمخزون، طرق نقل البضائع من المخازن إلى مواقع مختلفة بالإضافة إلى طريقة شحن المنتجات الجديدة وغيرها من الأمور. لذلك يجب عليك أن تكون على معرفة تامة بالمخزون الخاص بك من جميع النواحي لكي يتم تفادي المشكلات التي قد تحدث في المستقبل.
عدم قدرة المنشأة على استيعاب معدل النمو
فعندما تصل إلى نقطة أن المنشأة غير قادرة على تحمل معدل النمو المستمر، فتضطر لتقليل حجم المبيعات الحالية لكي تتمكن من إدارة حجم الطلب الحالية فهذا دليل كافٍ على وجود مشكلة في نظام إدارة المخزون الخاص بك.
ولكي تتفادى مثل هذه الأمور يمكنك تجربة نظام رِواء لإدارة المخزون
