مخاطر المخزون وكيف تتجنبها: انكماش المخزون

مخاطر المخزون وكيفية تجنبها: انكماش المخزون

يتسبب انكماش المخزون في خسارة تتجاوز 50 مليار دولار في السنة! ولهذا السبب يعتبر الانكماش مِن أكبر مخاطر المخزون ومن أكثر المشاكل التي تشغل أذهان التجار وأصحاب المحلات فِي كل مكان. 

يمكن أن يكون انكماش المخزون ناتجًا عن عدة عوامل، سواءً بسبب سرقة أو تلف المنتجات أو حتى الأخطاء في الجرد وإدارة المخزون.

ومِن أجل تجنب مخاطر المخزون الناتجة عن الانكماش، ستكون بحاجة لاستراتيجيات واضحة لكيفية اكتشاف حالات الانكماش وتجنبها. 

ما المقصود بـ انكماش المخزون؟

يعبر انكماش المخزون عن أحد أكبر مخاطر المخزون، ويعرف بـ “فقدان البضاعة دون بيعها”

أي أنه يشير إلى الفرق بين الكمية الفعلية التي تمتلكها فِي المستودع مقارنةً بالكمية المسجلة لديك إما فِي نظام المخزون أو الميزانية العمومية. 

على سبيل المثال: تشير الكمية المسجلة لديك أنك تملك 15 حبة من نوع معين من الأجهزة، ولكنك وجدت 13 جهاز فقط فِي المستودع، ولا توجد أي عملية بيع أو فاتورة تثبت أنه تم بيعها.. يمثل هذا الوضع سيناريو لـ انكماش في المخزون. 

وقد تتساءل، كيف يؤثر انكماش المخزون سلبًا على نشاطك التجاري؟

 

  • تكلفة مفقودة: عندما ينكمش المخزون وتفقد بضاعتك، سيتوجب عليك البحث عن طريقة للتعويض عن مبلغ شراء البضاعة وإعادة التوازن إلى ميزانيتك. 
  • أرباح مفقودة: يمثل المخزون التدفق النقدي وأساس نشاطك التجاري، فإذا انكمش مخزونك وفقدت بضاعتك، فستملك فرص أقل لـ تجديد المخزون ودفع التكاليف التشغيلية مثل الموظفين والإيجار وتنمية عملك التجاري.

ما هي أسباب انكماش المخزون في تجارة التجزئة؟

وفقًا لـ استطلاع National Retail Security في عام 2018، تعود أسباب انكماش المخزون إلى الأسباب التالية: 

السرقة من المتاجر: 35.7%

حالات السرقة مِن قبل الموظفين: 33.2%

أخطاء بشرية فِي إدارة المخزون: 18.8%

احتيال الموردين: 5.8% 

أسباب غير معروفة: 6.6%

 

1- السرقة من المتاجر (Shoplifting):

مِن أكبر مخاطر المخزون على أصحاب المحلات.. تحدث هذه السرقات عندما يخفي العميل بضاعة مسروقة ويخرج من المحل دون دفع ثمنها. تمثل عمليات السرقة من المتاجر 35.7% مِن حالات انكماش المخزون. وعلى الرغم من تركيب معظم المحلات لـ كاميرات في أنحاء المحل، مازال بعض العملاء قادرين على سرقة البضائع.

2- سرقات الموظفين:

تحدث هذه الحالات إما بـ سرقة مباشرة من المخزون، تلاعب عند إرجاع المنتجات، أو عدم مسح باركود المنتجات.. والتي تؤدي إلى عدم تطابق في مستويات المخزون. ونظرًا لقدرة الموظفين على إخفائها، قد يفترض التاجر أن النقص في المخزون حدث بسبب خطأ محاسبي أو عند حساب الكميات وإدخالها.

3- أخطاء بشرية فِي إدارة المخزون:

قد تتضمن الأخطاء البشرية في إدارة المخزون حساب خاطئ عند الجرد، إدخال كمية خاطئة (إضافة أو حذف أرقام)، وما إلى ذلك.

4- احتيال الموردين:

 خاصة لدى الشركات الكبيرة والتي تملك عملية وسلسلة توريد معقدة، قد يقوم طرف ثالث خارجي بإدارة المشتريات، وقد تحدث سرقة أو تلاعب أثناء النقل من مستودع المورد إلى مستودع التاجر. 

5- أسباب غير معروفة:

قد تكون بسبب حوادث أو تلف فِي المنتجات، أو كسر المنتجات بالخطأ، وما إلى ذلك. 

كيف تكتشف انكماش المخزون وتحسب أثره على تجارتك؟

1- الكمية الفعلية المفقودة: كما ذكرنا أعلاه، يمثل الانكماش الفرق بين “الكمية الفعلية التي تمتلكها فِي المستودع مقارنةً بالكمية المسجلة لديك.” 

فكيف تكتشف الكمية الفعلية المفقودة؟ 

لنفترض أنك تدير محل هدايا، وفي بداية الشهر قمت بشراء 500 إطار صور جديد من المورد، وتم تسجيل هذه الكمية فِي نظام إدارة المخزون والبرنامج المحاسبي. في نهاية الشهر، انتهت الـ 500 إطار بأكملها ولكن عند مراجعة عمليات البيع، وجدت أنك بعت 480 فقط. في هذه الحالة: 

كمية المخزون المسجلة – المخزون الفعلي = الكمية المفقودة

500 – 480 = 20 إطار مفقود! 

2- معدل انكماش المخزون: يمكنك حساب معدل انكماش المخزون، والذي يقيس نسبة السلع المفقودة عند مقارنة الكمية المسجلة والكمية المباعة. 

كيف تحسب نسبة المخزون المفقود؟ 

عند استخدام نفس المثال أعلاه:

((كمية المخزون المسجلة – المخزون الفعلي) ÷ كمية المخزون المسجلة) × 100 = نسبة المخزون المفقود

((500 – 480) ÷ 500) × 100 = 4% 

يبلغ معدل انكماش المخزون 4%، مما يعني أنك تفقد 4% مِن كميات الإطارات الذي تعرضها، وفي حالة لم تحل هذه المشكلة، فـ توقع أنك ستستمر فِي فقدان 4% مِن المنتجات التي تبيعها. 

3- قيمة المخزون المفقود: أي بشكل مبسط، معرفة المبلغ الذي خسرته كنتيجة لانكماش المخزون.

كيف تحسب قيمة المخزون المفقود؟ 

لنفترض أن قيمة المخزون مِن الإطارات بلغت 50 ألف ريال عند شرائها من المورد بداية الشهر، وفي نهاية الشهر، اكتشفت أن مبيعات هذه الإطارات بلغت 48 ألف ريال.. 

قيمة المخزون بداية الفترة – قيمة المخزون نهاية الفترة = قيمة المخزون المفقود

50,000 – 48,000 = 2,000 ريال 

أي أن مخزونك تقلص أو خسرت مخزون بقيمة 2,000 ريال.

استراتيجيات لحفظ مخزونك مِن أخطار المخزون والانكماش:

1- استخدام نظام مخزون يعمل على التحديث التلقائي:

تساعد أتمتة عملية إدارة المخزون والتحديث التلقائي فِي الكميات في منع الأخطاء البشرية التي يسببها الإدخال اليدوي، بالتالي تقليل حالات انكماش المخزون الناتجة عن أخطاء الإدارة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك متابعة جميع الأطراف والموظفين المسؤولين عن بيانات المخزون ومحاسبتهم عند اكتشاف أي حالة انكماش أو فقدان للبضائع. 

ففي أنظمة إدارة المخزون السحابية مثل نظام رِواء، يمكنك تتبع مستويات المخزون، وتسريع عملية الشراء من الموردين، متابعة المشتريات بدقة، الحصول على تقارير مفصلة للمخزون، استخدام الباركود لتسريع عملية تتبع كميات المخزون المسجلة والفعلية. كما يمكنك تتبع المخزون مِن نقطة الأصل (سلسلة التوريد) إلى نقطة البيع، ويمكنك تحديد صلاحيات كل موظف وتحديد الموظف المسؤول عن كل عملية داخل النظام.

2- ربط الأنظمة لـ توحيد البيانات: 

تتمثل أحد أفضل الطرق لتقليل أخطاء البشرية فِي التخلص مِن عمليات الإدارة اليدوية! من خلال ربط نظام المخزون وإدارة المشتريات بـ نظام المبيعات ونقاط البيع. كيف سيعود عليك هذا الربط بالنفع؟

  • سيتم تحديث كميات المخزون بشكل آلي بعد إتمام أي عملية بيع، مع إرسال كافة فواتير البيع معها إلى نظام إدارة المخزون.
  • يمكنك التأكد مِن كميات المخزون ومقارنتها بـ تقارير المبيعات المحدثة في الوقت الفعلي، بالتالي ضمان تتبع كل منتج يخرج من مخزونك. 
  • التخلص من عملية الجرد اليدوي نظرًا للقدرة على تحديث الكميات مباشرة من النظام، مما يقلل الأخطاء الناتجة عن إدخال كميات المخزون يدويًا.

3- منح المنتجات رموز فريدة:

من المهم إعطاء كل عنصر تبيعه رمز منتج (SKU) لتضمن صحة ودقة مستويات المخزون المسجلة وتقليل انكماش المخزون. يمكنك التحقق من كمية المخزون المسجلة والفعلية بكل بساطة باستخدام ماسح الباركود لضمان التوافق بينها، والكشف عن أي حالة انكماش فِي مخزونك. 

4- مراقبة صناديق البيع: 

تتمثل إحدى الطرق البسيطة للكشف عن حالات السرقات في مراجعة صناديق البيع بعد كل موظف. وباستخدام أنظمة نقاط البيع السحابية مثل نظام رواء، يمكنك تحديد صلاحيات كل موظف ومراقبة كافة أنشطته داخل النظام، والحصول على تقارير لكل صندوق بيع مسجلة باسم الموظف المسؤول عنها. على سبيل المثال، يمكنك تحديد الموظف المصرح لإتمام عمليات الإرجاع والتي تعتبر مِن أكثر الأسباب شيوعًا لانكماش المخزون. 

كما يمكنك تتبع الأنماط المشبوهة: عدد مرات فتح الصندوق، إرجاع منتجات لا تتطابق مع عمليات البيع خلال فترة محددة، والذي يساعد فِي اكتشاف أسباب مشاكل انكماش المخزون لديك.

5- تطبيق إجراءات مكافحة السرقة من المحلات: 

لديك طريقتين أساسية لكشف حالات انكماش المخزون وتقليلها: 

علامات الأمان المغناطيسية (Security Tag): القطع التي لا يمكن للعميل إزالتها إلا بمساعدة الموظفين عند طاولة الكاشير. يمكنك إما تركيب جهاز إنذار عندما يخرج العميل وهو يحمل قطعة تملكها، أو إتلاف المنتج عند محاولة العبث بها. 

الكاميرات الأمنية: تُعد الكاميرات الأمنية المثبتة في جميع زوايا وأنحاء متجرك رادعًا قويًا لمكافحة السرقة من المتاجر. وفي حالة كان هناك نقاط عمياء لا تلتقطها الكاميرات الأساسية، ضع في اعتبارك تركيب كاميرات خفية مع لائحات تشير إلى أنك تقوم بتصوير العميل فِي كافة أنحاء المحل. في حالة حدوث أي سرقة، يمكنك مراجعة لقطات الكاميرا للحصول على دليل مرئي. بالإضافة إلى التقاط العملاء، تعد الكاميرات الأمنية فعالة لتقليل حالات السرقات من قبل الموظفين. 

6- تتبع انكماش المخزون بمرور الوقت:

في كل مرة تقوم فيها بإجراء جرد للمخزون، قارن إجمالي مستوى المخزون المسجل واحسب النسبة المئوية لانكماش المخزون، إذا اكتشفت زيادة فِي النسبة، فستكون الفرصة المناسبة لدراسة السبب ومراجعة الأسباب المذكورة أعلاه. 

كما يمكنك إجراء عمليات لمتابعة الكميات الفعلية للمخزون بشكل دوري بدلًا من القيام بها نهاية فترة محددة. يمكنك توثيق مخزونك بالكامل مع نظام إدارة مخزون يقوم بتحديثه بشكل مستمر، مع إجراء عد مبسط بين فترة وأخرى.

إذا كنت مهتمًا بمعرفة كيف يساعدك نظام رواء لإدارة المخزون والمبيعات فِي تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدارة اليدوية للمخزون، وتسريع عمليات الجرد وتقليل حالات انكماش المخزون…

يمكنك التسجيل في الرابط أدناه وسيقوم موظفي خدمة العملاء بالتواصل معك في أسرع وقت!

المواضيع المقترحة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *