من المهم جداً أن يكون أصحاب الأنشطة التجارية على علم تام بجميع العمليات المحاسبية
، التدفقات النقدية الداخلة والخارجة، بالإضافة إلى المصروفات والتكاليف لمعرفة كل من الأرباح والخسائر للنشاط
التجاري الخاص بهم . ولكي يحدث ذلك هناك 6 أمور أساسية يجب أن تقوم بها وهي :
استخدام نظام محاسبي
إن استخدام الأنظمة المحاسبية يوفر الكثير من الوقت والجهد والتكاليف التي تسهل حساب هذه العمليات للحصول على نتائج دقيقة وفورية ، فعلى سبيل المثال لن تحتاج إلى أكثر من موظف للقيام بالعمليات الحسابية بالتالي لن تضطر لدفع رواتب موظفين بينما لديك برنامج يقوم بإدارة النشاط التجاري وأكثر وأيضاً يقوم بحفظ العمليات في مكان واحد . وذلك بعكس الطرق التقليدية مثل عمل العمليات الحسابية يدوياً عن طريق برنامج Excel، ففي هذه الحالة سوف تحتاج إلى أكثر من موظف لأداء هذه المهمة. والكثير
من البرامج المحاسبية تقدم تجربة مجانية و التي بدورها سوف تساعدك على اختيار البرنامج المحاسبي المناسب
لك.
متابعة التدفقات النقدية الداخلة والخارجة
أيضاً يجب على أصحاب المشاريع معرفة مقدار النقد الخارج من الشركة و مقدار النقد
الداخل إليها والوقت المقدر لاكتساب التدفقات النقدية الخارجة مرة أخرى، وذلك لكي يسهل عليهم تحديد وضع الشركة
المالي هل هنالك ربح أو خسارة. فإذا كانت التدفقات النقدية الداخلة للشركة أكثر من التدفقات النقدية الخارجة
منها فهذا دليل على أن وضع الشركة مستقر. بالإضافة إلى أنها تساعد في معرفة هل الشركة قادرة على تسديد
التزاماتها عندما يحين وقت الاستحقاق أم لا.
تحديد طريقة لحساب المخزون الخاص بك
إن الحسابات المتعلقة بالمخزون هي جزء مهم من العمليات المحاسبية للشركة، فالمخزون
هو أساس الإيرادات لأي مشروع قائم على بيع منتجات، وذلك لأن التكاليف التي تتحملها الشركة للحصول على المخزون لن
تتمكن من استعادتها إلا في حال أن المخزون تم بيعه، وبالتالي يجب الأخذ بعين الاعتبار كم منتج يجب أن يباع وكم
الإيراد المتوقع من هذه المنتجات. لطلب الكمية الصحيحة من المخزون مع تحديد جميع التكاليف مثل التعبئة والتغليف
وغيرها.
حساب المصروفات
يجب معرفة وتحديد التكاليف الثابتة بجانب التكاليف المتغيرة ، وهي المصروفات التي
يتم دفعها بشكل دوري بغض النظر عن تغير سعرها مثل الإيجارات ،الرواتب والتأمين وغيرها. لأنك ذلك يساعد في معرفة
التدفقات النقدية الخارجة والداخلة بالإضافة إلى معرفة مقدار الربح.
فهم الميزانية العمومية للشركة
وهي عبارة عن قائمة تحتوي على ملخص لأصول الشركة، التزاماتها ورأس مالها لفترة زمنية معينة.
والتي سوف تساعدك على اتخاذ القرارات الاستثمارية والاصلاحية اللازمة لتحسين الوضع المالي للشركة.
متابعة المبيعات
إن متابعة المبيعات أول بأول يساعد على اكتشاف المشكلات ومحاولة حلها قبل حدوثها
بالفعل وهذه العملية لا تتم الا بوجود برنامج نقاط بيع ( الكاشير) و إدارة المخزون الذي يتمم عمليات البيع بشكل سريع ، فعلى سبيل المثال إذا كانت الخطة للمبيعات لشهرٍ ما محددة مسبقاً بناءً على التزامات الشركة فيجب تحقيق
نسبة المبيعات هذه لكي لا تقع الشركة في مشكلة عدم القدرة على سداد التزاماتها.و إذا كنت تمتلك متجر إلكتروني
فيمكنك ربطه بـ Google analytics لمتابعة مبيعاتك بشكل أفضل. لقراءة المزيد عن Google analytics من
هنا .
وهاهي
أبرز الأمور التي يجب على أصحاب الأنشطة التجارية العمل بها، والتي بإمكانك الحصول عليها بمجرد اختيار برنامج
محاسبي متكامل يسهل عليك متابعة أداء نشاطك التجاري من الناحية المالية والذي أيضاً سوف يساعدك على تقليل
التكاليف التي من المفترض أن تتحملها للقيام بجميع هذه المهام.
