ما هي أهم فوائد نظام مراقبة المخزون.

نظام مرقبة المخزون

قائمة المحتويات

تعد إدارة المخزون من حيث إدارة مراقبة المخزون ومتابعة النقص والزيادة في عدد المنتجات من أكثر وأهم الأمور التي بإمكانها التأثير على كفاءة عمل أي نشاط تجاري، فقد يحتوي المخزون على مواد خام، سلع تامة الصنع، مخلفات عملية التصنيع، مواد التغليف، قطع الغيار، الوقود والتجهيزات الخاصة بالوزن والنقل وغيرها. فالمخزون من أهم الأصول التي تمتلكها المنشأة، ولذلك يجب الاهتمام بإدارة مراقبة المخزون بشكل جيد عن طريق ما يسمى بنظام إدارة المخزون نظراً لأنه يساعد وبشكل كبير في عملية إدارة أنواع المخزون المختلفة، بالإضافة إلى أنه يوفر الكثير من الوقت والجهد الذي تستغرقه الأساليب التقليدية.

ما هي أنواع المخزون؟

هناك العديد من أنواع المخزون التي تختلف بين أنواع الأنشطة التجارية المختلفة، وتقسم أنواع المخزون تبعًا لـ:

1.أنواع المخزون حسب الغرض منه، مثل مخزون الأمان والمخزون التشغيلي.

2.أنواع المخزون حسب الاستعمال، مثل (المواد الأولية – المحركات والمولدات والأجهزة المختلفة – مواد التغليف – مخلفات عملية التصنيع إن وجدت).

3.أنواع المخزون حسب طبيعة الطلب.

أدر نشاطك التجاري اونلاين و اوفلاين من شاشة واحدة

 مع منــــصـــــة رِواء لإدارة الـــمــخـزون والمبـــيـــعات 

أدر نشاطك التجاري اونلاين و اوفلاين من شاشة واحدة

 مع منــــصـــــة رِواء لإدارة الـــمــخـزون والمبـــيـــعات 

4.أنواع المخزون حسب طبيعة الاستهلاك.

ما هي مهام إدارة المخازن؟

بعض من مهام إدارة المخازن تتمثل في:

1.تصنيف المخزون و تكويده.

2.الاحتفاظ بالأصناف في المخازن و ترتيبها.

3.الاستلام والفحص.

4.صرف المواد والمستلزمات المختلفة.

5.مراقبة المخزون من حيث الكميات والتكلفة.

6.جرد المخزون.

7.التحويلات بين المخازن، و بين الفروع.

8.تكويد الأصناف المجمعة الخاصة بعروض المبيعات.

ما هو نظام مراقبة المخزون وكيف يساعدك في مهام إدارة المخزون ؟

نظام إدارة المخزون أو نظام مراقبة المخزون هو النظام الذي يساعد على إدارة المخزون بكل فعالية من حيث حساب الكميات المتوفرة منها، و الكميات التي تم بيعها و تقديم تقارير تفصيلية عنها، بالإضافة إلى إمكانية تحديد موقع كل منتج في المخزون بكل سهولة وكفاءة.

فـ وجود نظام إدارة المخزون لمتابعة المخزون الخاص بك يساعدك على زيادة الكفاءة، بالإضافة إلى  زيادة القدرة على التحكم بالمخزون مما يؤدي إلى زيادة الأرباح. ولقد تعددت أشكال وأنواع هذه الأنظمة لكي يصبح لكل نشاط تجاري نظام إدارة المخزون الخاص به ليتناسب مع احتياجاته، فكل قطاع أو نشاط تجاري يحتاج إلى نظام خاص به. ويتم تحديد النظام الأنسب حسب حجم النشاط التجاري ونوعية المنتجات التي يقدمها.

اقرا المزيد عن 

“نظام حماية الأجور”

 

ما هي مهام نظام مراقبة المخزون لنشاطك التجاري؟

هناك الكثير من مهام نظام مراقبة المخزون التي يمكن أن تحصل عليها من برنامج إدارة المخزون الجيد، على سبيل المثال:

1. جرد المخزون بكفاءة عالية:

جرد المخزون بكفاءة من أهم مهام نظام مراقبة المخزون، ويمكن من خلال نظام مراقبة المخزون عمل جرد للمخزون وتحديد موقع كل منتج من المنتجات، وذلك عن طريق الماسح الضوئي للباركود الخاص بكل منتج، مما يساعدك ذلك في الحصول على قائمة بجميع أنواع المخزون من المنتجات المتوفرة خلال وقت وجهد أقل.

2. تنظيم المنتجات بوحدة حفظ المخزون SKU:

من مهام نظام إدارة المخزون هو تعريف المنتجات وتصنيفها عبر ما يعرف بـ ( Stock Keeping Unit)، وهو عبارة عن رمز تعريفي فريد لكل منتج أو خدمة، وهو مكون غالبا من 6 – 18 حرف ورقم، يساعد هذا الرمز التاجر في تحديد أنواع المنتجات الموجودة في المخزون وتتبعها ويمكن قراءته آليا. مما يساعد على إدارة مراقبة المخزون وتنظيم المنتجات بناءً العلامة التجارية، والفئة، والمقاس واللون.

 

3. تنظيم المنتجات باستخدام رمز (GTIN):

أو ما يعرف بـ (Global Trade Item Number)، وهو عبارة عن رقم تعريفي فريد للمنتج وهو موحد على نطاق عالمي ويمكن قراءته عن طريق جهاز مخصص لذلك. كما أنه من الممكن من خلال هذا الرقم معرفة الشركة المصنعة، نوع السلعة والبلد المصنعة لها، هذه الرموز في برنامج إدارة المخازن تساعد على متابعة أنواع المنتجات تبعًا للشركة المصنعة مما يسهل فيما بعد في حالة إذا أردت استيراد المنتجات مجددًا من الشركة ذاتها.

 

هناك عدة اختلافات بين وحدة حفظ المخزون SKU و الـ GTIN مثل:

  • رمز الـ SKU يتم تحديده من قبل الشركة المصنعة، أما رمز الـ GTIN يكون موحد عالميًا.
  • كما أن رمز الـ SKU من الممكن أن يتكون من أرقام أو حروف، أما بالنسبة لرمز الـ GTIN فهو عبارة عن أرقام فقط وهو يستخدم فقط لمعرفة معلومات عن المنتج وصاحب المصنع، أما بالنسبة لرمز الـ SKU فهو يستخدم للتعريف عن المنتج ويساعد في مهام مراقبة المخزون لهذا المنتج.

4. تحديث المخزون بشكل تلقائي:

أنظمة إدارة المخزون السحابية التي تتمثل في برنامج إدارة المخازن تساعد البائع على تحديث مستويات المخزون بشكل لحظي وتلقائي بمجرد أن يتم العميل عملية الشراء، مما يوفر على البائع تعيين عدة موظفين متخصصين في مهام إدارة المخازن، كما أنه سيخلص البائع من استخدام الأساليب التقليدية في مهام مراقبة المخزون.

5. إصدار تقارير نظام مراقبة مخزون محدثة بشكل تلقائي:

كما أن أنظمة إدارة المخزون تتيح للتاجر إصدار تقارير نظام مراقبة المخزون  محدثة بشكل مستمر، حيث تتضمن تقارير نظام مراقبة المخزون مجموعة من البيانات المهمة عن نشاطك التجاري  مثل تقارير بيانات المخزون، و بيانات المبيعات، و بيانات الضرائب.

 

6. يقلل من الأخطاء الناتجة عن الأساليب التقليدية

من أهم مهام نظام مراقبة المخزون هو تقليل الأخطاء الناتجة عن الأساليب التقليدية حيث أنه من خلال الباركود أو ما يسمى بالـ SKU الخاص بكل منتج من المنتجات المتوفرة في المخازن، يتم تفادي اختيار المنتج الخطأ أو الشحنة الخطأ. وذلك بعكس إذا تمت هذه العملية بطريقة تقليدية أو يدوية، حيث يكون الخطأ وارد بنسبة كبيرة في أنواع المخزون المختلفة.

 

7. تكاليف أقل:

من خلال استخدام الباركود أو الـ SKU في عمليات تتبع واختيار المنتجات سوف تستغرق عملية تنفيذ الطلبات وقت وجهد أقل، مما يساعد ذلك على زيادة مستويات الإنتاج بشكل كبير والتي بدورها سوف تساعد على تقليل التكاليف.

كما أن من مهام مراقبة المخزون التي يساعدك بها برنامج إدارة المخزون هي حساب كمية المخزون المتوفر في المخازن، بالإضافة إلى مقدار المخزون الذي سوف تحتاجه في المستقبل وهذا سيساعدك على تقليل الأخطاء البشرية في حساب المخزون، كما أنه سيساعدك على تفادي الخسائر المالية بسبب طلب المخزون من الموردين بشكل عشوائي.

 

8. عمليات استرجاع أسهل:

حيث تستغرق عملية الاسترجاع عادة الكثير من الوقت والجهد، بالإضافة إلى أنها قد تستنفذ الكثير من الموارد، وذلك قد يؤثر بشكل سلبي على المنشأة وإيراداتها. لكنه من مهام إدارة المخازن في نظام إدارة المخزون أنه يساعدك في إدارة عمليات البيع والاسترجاع بشكل أسهل بكثير من قنوات البيع المختلفة، مما يضمن تحديث أنواع المخزون الخاص بك بشكل تلقائي.

 

9. يساعد على تسريع عملية التوصيل:

إن سرعة توصيل المنتجات للمستهلك أمر في غاية الأهمية، فقد يكون إحدى الأسباب التي تجعل المستهلك يلجأ إلى منافسيك، لذلك يجب عليك الاهتمام بعملية التوصيل حتى لا تضطر لخسارة عملائك. وهذا أيضًا من مهام إدارة المخازن التي يساعدك بها برنامج إدارة المخازن والمبيعات، حيث أنه لديه القدرة على الاندماج مع الأنظمة المسؤولة عن تنفيذ الشحنة.

 

10. تحسين عملية المراجعة والتدقيق:

إن الخطأ وارد في جميع الأقسام داخل المنشأة، لاسيما في مهام مراقبة المخزون، فعلي سبيل المثال عند فقدان بضاعة من المخزون من الصعب معرفة أو إثبات من هو المسؤول عن هذا الخطأ. ولكن نظراً لأنه في نظام إدارة المخزون كل موظف لديه حساب خاص به، سوف يساعد ذلك على معرفة المسؤول عن هذا الخطأ بكل سهولة.

11. تطوير مستمر:

إذا كنت لا تمتلك نظام إدارة المخزون الخاص بك، فمن الصعب جداً تحديد أو معرفة مدى كفاءة المخزون لديك، وهل يحتاج إلى عملية تطوير أو تحسين. لكن من خلال نظام إدارة المخزون يمكنك متابعة أداء المخزون الخاص بك وتحديد إذا كان هنالك حاجة للتحسين والتطوير.

ملحوظة: هذه الفوائد في نظام إدارة المخزون تسري على المحلات التجارية والمنشآت في أي طريقة من طرق البيع والتسويق متعدد القنوات سواء كانت على أرض الواقع “أوفلاين” أو المتاجر الإلكترونية “أونلاين”.

نظام مرقبة المخزون

ما معنى مراقبة المخزون؟

مراقبة المخزون هي عملية التحقق من أنواع المخزون المختلفة في المتجر بالتركيز على العديد من الجوانب ذات الصلة بإدارة المخزون مثل:

1. التنبؤ بالطلب في المستقبل نتيجة الزيادة على طلب نوع من أنواع المنتجات.

2.العمل على مراقبة ركود بعض المنتجات الأخرى وإعداد التقارير اللازمة للقسم المختص لاتخاذ القرارات المناسبة بخصوص هذه المنتجات.

طريقة مراقبة المخزون:

  • مراقبة معدل دوران المخزون: 

بالإضافة إلى أن معدل دوران المخزون أمر في غاية الأهمية وذلك لأنه يشير لمدى الكفاءة في إدارة المخزون ويمكن حسابه عن طريق:

  • معرفة تكلفة البضاعة المُباعة من خلال قائمة الدخل.
  • معرفة متوسط المخزون من خلال قائمة المركز المالي، مع الجدير بالذكر أن المتواجد في قائمة المركز المالي هو المخزون فقط ليس متوسط المخزون ولذلك يجب حسابه.


كيف يتم حساب معدل دوران المخزون؟

  1.  نقوم بإيجاد متوسط المخزون عن طريق جمع المخزون في بداية الفترة والمخزون في نهاية الفترة ثم نقوم بقسمته على ٢ وذلك من خلال المعادلة التالية:

متوسط المخزون: (المخزون في أول المدة + المخزون في آخر المدة) 


  1.  بعد إيجاد متوسط المخزون وتكلفة البضاعة المُباعة نقوم بقسمة تكلفة البضاعة المُباعة على متوسط المخزون من خلال المعادلة التالية:



  1.  بما أن السنة عبارة عن 365يوم فـ لحساب فترة دوران المخزون يتم تطبيق المعادلة التالية:

فترة دوران المخزون: (الفترة الزمنية على معدل دوران المخزون).

مزايا حساب معدل دوران المخزون:

  • قياس درجة الكفاءة في إدارة المخزون:

حيث أن ارتفاع معدل دوران المخزون يشير إلى أن الشركة قادرة على إدارة مخزونها بكفاءة عالية، بحيث أنها لا تقوم بشراء مخزون يفوق احتياجاتها حتى لا يؤدي ذلك إلى تكدس في المخزون بسبب قلة الطلب عليه. وبالإضافة إلى ذلك ألا يكون هنالك إهدار لموارد الشركة عن طريق تخزين مخزون غير قابل للبيع. والعكس صحيح في حالة انخفاض معدل دوران المخزون والذي بدوره يشير إلى انخفاض درجة الكفاءة في إدارة المخزون.

 

  • زيادة الأرباح وتقليل تكاليف التخزين:


حيث أن المنتجات التي يتم بيعها مرة في السنة تصبح تكلفة تخزينها أعلى بكثير مقارنةً بتلك التي يتم بيعها مرتين أو أكثر في السنة الواحدة. وعندما يكون معدل دوران المخزون مرتفع فإن ذلك يساعد على تقليل تكلفة التخزين، حيث يصبح الإنفاق على الايجار والمرافق والتأمين والتكاليف الأخرى أقل. بالإضافة إلى أنه عندما تقل تكلفة التخزين يؤدي ذلك إلى زيادة الدخل الصافي للشركة.

  • استقرار الأسعار :

فإذا كان معدل دوران المخزون عالي يساعد ذلك على استقرار الأسعار، حيث أنه لن يكون هنالك حاجة إلى عمل عروض ترويجية أو تخفيض في الأسعار للتخلص من المخزون الزائد، فيمكن بيع المزيد من المخزون بالأسعار العادية دون الحاجة لعمل تغيير فيها. بالإضافة إلى أن ذلك يساعد على تحقيق هوامش ربح أفضل.

  • يساعد على زيادة المعنوية لدى العاملين في المنشأة:

 فعندما يكون معدل دوران المخزون مرتفع يشير ذلك إلى أن مبيعات المنشأة مرتفعة وبالتالي سوق تحقق أرباح أكثر وسوف ينعكس ذلك على إنتاجية العاملين في المنشأة بشكل إيجابي، بعكس إذا كانت معدل دوران المخزون منخفض جداً فذلك يشير إلى أن المنشأة غير قادرة على بيع منتجاتها وأن الطلب عليها منخفض جداً، وبالتالي سوف يؤدي ذلك إلى شعور الإحباط لدى العاملين وسوف يؤثر على إنتاجيتهم بشكل سلبي.

  • زيادة الثقة بالمنتجات التي تقدمها المنشأة:

فـ يُشير معدل دوران المخزون المرتفع إلى أن هنالك طلب عالي على منتجات المنشأة، وإذا كان هنالك طلب عالي يدل ذلك على جودة المنتجات التي تقدمها المنشأة بالإضافة إلى أنها مرغوبة من قبل الكثير من المستهلكين.

نصائح مهمة لزيادة فعالية عملية إدارة المخزون؟

1. نظم المنتجات داخل المخازن:

كما ذكرنا سابقًا أن وحدة حفظ المخزون أو الـ SKU تساعد على تيسير عملية إدارة المخزون بشكل كبير.

2. كن على معرفة بنوع منتجاتك:

حتى تتمكن من إدارة مخزونك بشكل جيد لابد أن تعرف ما هي أنواع المنتجات التي تمتلكها حتى تتم إدارة كل منتج بالطريقة المناسبة له، فهناك منتجات تُباع كمجموعة لا تستطيع بيعها منفصلة، كما أن هناك منتجات لها أكثر من لون أو أكثر من مقاس، وهناك بعض المنتجات تباع كـ أكثر من قطعة وتحتاج إلى تركيب. 

3. استخدم البيانات السابقة للتنبؤ بكمية الطلب:

إن تقدير الطلب والتنبؤ به يحدد مدى الطاقة الإنتاجية المطلوبة وجميع الاحتياجات المستقبلية. وعند الرغبة في التنبؤ بحجم الطلب المستقبلي لابد من إجراء تحليل للمبيعات مما سيساعد بشكل كبير في معرفة ما هي المنتجات الأكثر مبيعاً وما هي المواسم التي تُباع فيها. وهنالك عدة عوامل رئيسية يجب مراعاتها عند عملية التنبؤ بحجم الطلب مثل:

1.حدد إمكانيات الإنتاج المتاحة للمنشأة وتأكد من توفر الآلات والمعدات المطلوبة.

2.تأكد من وجود طلب على المنتجات المتوقع بيعها مستقبلاً.

4.حدد العوامل التي أثرت على مستوى الطلب في الفترات السابقة.

5.كن على معرفة بالمنتجات والسلع المنافسة والبديلة.

4. وفر وسائل الأمن والسلامة في المخازن:

ويتم ذلك من خلال تهيئة جو عمل مناسب لموظفي المخازن، وتوفير الآلات والمعدات عالية الجودة حتى لا تسبب مشاكل لاحقاً، وأيضاً يجب وضع تعليمات خاصة بأمن وسلامة العاملين والمواد الموجودة في المخازن.

لمساعدتك في إدارة مخزونك يمكنك تجربة نظام رواء لإدارة المخزون والمبيعات فهو يقوم بإدارة المخزون بكل دقة وكفاءة ويوفر عليك الكثير من الوقت والجهد الذي تستنزفه منك هذه العملية.

كما أنه سيساعدك على تفادي المشكلات التي قد يواجهها البائع في عمليات إدارة المخزون مثل اختيار المنتج الخطأ، أو فقدان أحد المنتجات داخل المخازن.

متى يجب على التاجر ترقية نظام مراقبة المخزون؟

هناك عدة حالات تشير إلى أن نظام إدارة المخزون الخاص بنشاطك التجاري يحتاج إلى ترقية مثل:

  • استغراق الكثير من الوقت في عملية دمج البيانات من أنظمة منفصلة:

فعملية جمع البيانات الخاصة بالمخزون بشكل يدوي أو تقليدي قد تنجح في حال كان المشروع صغير أو المبيعات منخفضة نسبياً لكنها تكون أكثر عرضة للأخطاء، وذلك بعكس إذا كان المشروع في حالة نمو مستمرة، وكان هنالك أكثر من قناة بيع أو أكثر من مخزون فسوف يصبح من الاستحالة أن تكون البيانات خالية من الأخطاء. ولذلك يجب أن يكون هنالك نظام يقوم بتسجيل البيانات بشكل منتظم وفي مكان واحد لكي يتم تجنب أي خسائر ممكنة.

  • أن تعاني من مشكلة انتهاء المخزون بشكل شبه مستمر:

فهذه من الثغرات التي قد تؤدي إلى خسارة العميل، ويكون ذلك نتيجة عن ضعف في إدارة المخزون، فمثلاً إذا كنت تمتلك أكثر من منصة بيع تقوم بعرض منتجاتك عليها، سيصبح لديك أكثر من مخزون، ومن الخطأ أن تتم إدارة كل مخزون على حدى لأن ذلك سوف يؤدي إلى مشاكل تؤدي لخسارة العميل. كأن يقوم العميل بطلب منتج في الحقيقة غير متوفر. ويحدث ذلك بسبب سوء التخطيط بالإضافة إلى أن المخزون غير موحد. فمن الأصح أن يكون المخزون موحد بحيث أنه إذا تمت عملية بيع في إحدى منصات البيع يتم التحديث تلقائياً على كافة منصات البيع في آنً واحد، 

  • الفائض في المخزون:

إن الفائض في المخزون نتيجة التخطيط السيئ يؤثر بشكل كبير على التدفق النقدي للمشروع وذلك بسبب تراكم المنتجات في المخزون دون أن يتم بيعها مما، يؤدي بدوره إلى خسائر هائلة للمشروع نتيجةً للتكاليف التي تحملتها الشركة لشراء هذه المنتجات. فغالباً في هذه الحالة تقوم الشركات بعمل تخفيض كبير للأسعار للتخلص منها رغم أن ذلك أيضاً يعتبر خسارة للمشروع.

  • عدم المعرفة التامة بالمخزون الحقيقي:

إن المخزون الحقيقي لا يقتصر فقط على معرفة أو حساب الكميات المتوفرة أو الكميات المباعة إنما أيضاً يشمل التخطيط للمخزون، طرق نقل البضائع من المخازن إلى مواقع مختلفة بالإضافة إلى طريقة شحن المنتجات الجديدة وغيرها من الأمور. لذلك يجب عليك أن تكون على معرفة تامة بالمخزون الخاص بك من جميع النواحي لكي يتم تفادي المشكلات التي قد تحدث في المستقبل.

  • عدم قدرة المنشأة على استيعاب معدل النمو:

فعندما تصل إلى نقطة أن المنشأة غير قادرة على تحمل معدل النمو المستمر، فتضطر لتقليل حجم المبيعات الحالية لكي تتمكن من إدارة حجم الطلب الحالية فهذا دليل كافٍ على وجود مشكلة في نظام إدارة المخزون الخاص بك.

لمساعدتك في إدارة مخزونك يمكنك تجربة نظام رواء لإدارة المخزون والمبيعات فهو يقوم بإدارة المخزون بكل دقة وكفاءة ويوفر عليك الكثير من الوقت والجهد الذي تستنزفه منك هذه العملية.

كما أنه سيساعدك على تفادي المشكلات التي قد يواجهها البائع في عمليات إدارة المخزون مثل اختيار المنتج الخطأ، أو فقدان أحد المنتجات داخل المخازن.

اقرا المزيد عن

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

تعمل شركة رواء التقنية في تقديم حلول تقنية لإدارة مخزون ومبيعات تجار التجزئة ولا تقدم فرص استثمارية وليس لها علاقة بشركة رواء للاستثمار بتاتا.