في السابق كانت عملية إدارة المخزون من أصعب وأشق الأمور مهما اختلفت نوعية النشاط التجاري، وذلك
نظراً
لأنها كانت تتم بشكل يدوي. حيث يقوم الموظف المسؤول عن المخزون بعملية الجرد بشكل يدوي، ويستوجب وجوده في المخزن
لإتمام هذه العملية، والتي بالتأكيد تستغرق الكثير من الوقت والجهد. غير أن احتمالية الخطأ البشري واردة جداً.
لكن الآن اختلف الأمر كثيراً، فأصبحت هنالك العديد من الأنظمة التي تقوم بذلك ودون أي تدخل بشري. ولم تعد هذه
العملية تستغرق الكثير من الوقت. بل على العكس تماماً، فمن خلال هذه الأنظمة يتم إدارة وجرد المخزون تلقائياً
بعد كل عملية بيع . لكن أيضاً عند اختيار نظام لإدارة مخزونك يجب أن يتم الأخذ بعين الاعتبار مايلي:
معرفة طبيعة وحجم نشاطك التجاري
فمن المهم جداً قبل اتخاذ قرار استخدام نظام لإدارة مخزونك أن تقوم بدراسة تحليلية لتحديد مرحلة النمو
في نشاطك
التجاري، فالشركات الصغيرة وأحياناً المتوسطة لا تحتاج إلى أنظمة لإدارة مخزونها وذلك نظراً لأن المخزون قليل
إلى حدٍ ما. فإذا كنت تمتلك مشروع صغير استخدامك لمثل هذه الأنظمة أمر غير صائب، بل هو عبارة عن تحمل تكاليف غير
ضرورية٠
تحديد الميزانية
إن عملية التخطيط تساعدك على إدارة نشاطك بكفاءة عالية، ولا سيما التخطيط لميزانيتك للفترة القادمة.
حيث أن ذلك
يساعدك على تحديد المبلغ الذي ستقوم بدفعه مقابل حصولك على نظام إدارة المخزون، أيضاً سوف يساعدك على تحسين
عملية البحث لإيجاد نظام يتناسب مع حجم نشاطك التجاري وقدرتك المالية. ونظراً لتعدد أنواع هذه الأنظمة واختلاف
جودتها. فيجب الأخذ بعين الاعتبار أن اختلاف الأسعار غالباً يصاحبه اختلاف في مستوى الجودة، بمعنى أنه لا يجب
التركيز فقط على السعر بل أيضاً يجب التأكد من مستوى الجودة٠
تحديد المشاكل والتحديات التي تواجهها في إدارة مخزونك
لاختيار النظام الأنسب لنشاطك التجاري، يجب عليك أولاً معرفة ماهي المشاكل التي تواجهك في إدارة
مخزونك، وذلك
للتأكد من أن النظام الذي سوف تقوم باختياره قادراً على حل هذه المشكلات. بينما إذا قمت باختيار النظام بشكل
عشوائي قد يحملك ذلك خسائر أنت في غنى عنها. ويرجع سبب ذلك إلى أن النظام الذي قمت باختياره غير قادر على حل
المشكلات التي تعاني منها٠
تحديد الأنظمة أو المنصات التي ترغب بالربط معها
فالنظام الجيد هو النظام القادر على الربط مع الأنظمة التي يحتاجها نشاطك ومع التغير الذي يحدث للتجارة وارتفاع معدلات التحول الى التجارة الالكترونية أصبحت أنظمة إدارة المخزون مهمة للغاية لإظهار التقارير بشكل يومي، فعلى سبيل المثال
إذا كنت
تقوم ببيع منتجاتك عن طريق منصات البيع المتعددة مثل منصة أمازون أو إذا كنت تدير أمورك المالية عن طريق إحدى
البرامج المحاسبية. أيضاً قد يكون لديك متجر الكتروني خاص بك فيجب التأكد من أن نظام إدارة المخزون الذي تبحث
عنه قادر على إدارة طلباتك الإلكترونية ومبيعاتك بشكل دقيق ومنظم٠
معرفة طبيعة التقارير التي تحتاج إليها لتحسين أداء نشاطك التجاري
مع ازدياد حجم نشاطك التجاري قد يكون من الصعب جداً تتبع حالة مخزونك أو التنبؤ بالطلب المستقبلي.
لذلك من
الضروري جداً أن يكون نظام إدارة المخزون الذي تبحث عنه قادراً على تزويدك بتقارير تفصيلية تساعدك على معرفة
مبيعاتك وأرباحك، والتي بالتأكيد سوف تساعدك في تقدير تكلفة المخزون و التنبؤ بالكميات التي تحتاج إليها خلال الفترة
القادمة . وبذلك سوف تتفادى مشكلة طلب كميات من المخزون أكثر من الكمية المطلوبة٠
معرفة من الفريق الذي سيقوم باستخدام نظام إدارة المخزون
من المهم جداً معرفة الموظفين الذين سيقومون باستخدام هذا النظام، لكي يتم اختيار نظام يتناسب مع
قدراتهم
التعليمية، أيضاً يجب التأكد من أن جميع الموظفين ذوي العلاقة بالمخزون قادرين على الوصول لجميع المعلومات التي
يحتاجونها من خلال النظام. لأن ذلك سوف يوفر عليهم الكثير من الوقت والجهد. فيجب الأخذ بعين الاعتبار أنه يكون
سهل الاستخدام بالنسبة إليهم٠
ويمكنك تجربة منصة رواء التي تساعدك على بيع منتجاتك عن طريق إحدى منصات البيع الشهيرة مثل أمازون
ونون. وأيضاً
تسهل عليك إدارة مخزونك وطلباتك الإلكترونية سواء كانت في متجرك الإلكتروني أو في إحدى قنوات البيع هذه٠
