ماهي الاختلافات الرئيسية بين المحاسبة اليدوية وأنظمة المحاسبة السحابية؟

لم تعد الطريقة التقليدية في المحاسبة باستخدام السجلات والدفاتر المحاسبية والأوراق حلًا مستدامًا، حيث ظهرت برامِج محاسبية  للتكيف مع عصرنا الرقمي ومواكبته.

وعلى الرغم مِن اعتماد كل من المحاسبة اليدوية والنظام المحاسبي على مبادِئ وأساسيات المحاسبة ذاتها، يعتبر البدء باستخدام نظام محاسبي خطوة متقدمة نحو عمليات محاسبية أبسط وأسرع وأكثر كفاءة، ولكن قد تنشأ عدة مشكِلات مِن كلا النظامين سنقوم بعرضها فِي هذه المقالة. 

أدر نشاطك التجاري اونلاين و اوفلاين من شاشة واحدة

 مع منــــصـــــة رِواء لإدارة الـــمــخـزون والمبـــيـــعات 

سجل الان

أدر نشاطك التجاري اونلاين و اوفلاين من شاشة واحدة

 مع منــــصـــــة رِواء لإدارة الـــمــخـزون والمبـــيـــعات 

سجل الان

ما هي المحاسبة اليدوية؟ 

تشير “المحاسبة اليدوية” إلى الطريقة المحاسبية الورقية التي يُستخدم بها دفتر ورقي لتسجيل وحفظ وإدارة مبيعات ومستحقات التجارة. قد يكون من العصيب إعداد الحسابات اليدوية بشكل صحيح ودقيق إلا بوجود محاسِب يملك خبرة ومعرفة جيدة بإدارة الدفاتر المحاسبية، ولكن قد تواجِه المنشأة المشاكِل التالية فِي حالة الاعتماد عليها:

المشاكل الناتجة عن المحاسبة اليدوية: 

1- هدر الوقت: لا يخفى علينا أن المحاسبة اليدوية تستهلك وقتًا طويلًا خاصةً عند إقفال الحسابات فِي نهاية الفترة لتهيئة الحسابات للفترة التي تليها، والذي يُقضى فِي تجميع جداوِل البيانات والمجلدات الورقية ومدخلات الدفاتر اليومية [دفتر تسجيل المبيعات والمستحقات] التي تم تسجيلها خلال فترة زمنية معينة، وإعداد قيود الإقفال [تصفير الحسابات المؤقتة وتحديد صافي الربح أو الخسارة نهاية الشهر أو الربع أو السنة] والتحقق مِن صحتها ومعالجتها. كمثال على الوقت المستهلك، قامت شركة كوكاكولا بمراجعة سير عمليات تسوية الميزانية ووجدت أن استخدام المحاسبة اليدوية خلَّف تحديات كبيرة، فوجدت أن أكثر مِن 800 موظف كانوا يقضون 14,000 ساعة في الشهر على عمليات التسوية وحدها. 

2- زيادة التكاليف التشغيلية: خاصة فِي المنشآت المتوسطة والكبيرة التي يزيد فيها عدد المُحاسبين لتغطية الاحتياجات المحاسبية للمنشأة. ففي حالة عدم إيجاد محاسِب واحد متمكن وذو إمكانية مِن أداء جميع المهام المطلوبة ستقوم المنشأة بضخ ميزانيتها لدفع رواتِب لتوظيف أكثر مِن محاسب يقوم كل منهم بمهمات محددة، ومِن هنا تطرأ مشكلة إهدار وقضاء وقت أطول فِي تناقل الأوراق فيما بينهم وتسوية البيانات وإجراء التدقيقات على الدفاتِر بصورتها النهائية. 

3- الأخطاء: يصعب اكتشاف واقتفاء أثر الأخطاء المحاسبية عند تسجيلها بشكل يدوي، فعلى سبيل المثال، قد يتم تسجيل القيد [تسجيل العملية المالية بصورة طرفين: مُدين ودائِن بشكل أساسي] بصورة معكوسة أو كتابة الأرقام والفواصل بشكل خاطئ أو حتى السهو عن تسجيل تاريخ القيد. كل هذا قد يؤدي إلى إصدار قوائم مالية غير موثوقة واتخاذ قرارات مستقبلية بناءً على هذه القوائم. 

4- زيادة تكلفة المراجعة الخارجية: ستزيد تكلفة المراجعة المالية عند استخدام المحاسبة اليدوية لتزايد الوقت الذي يُقضى فِي تلبية طلبات التدقيق واستهلاك وقت أطول في جمع البيانات المالية الخاصة بالمنشأة المطلوبة لعملية التدقيق، وقد تؤدي المحاسبة اليدوية لافتقار الرؤية الشامِلة للوضع المحاسبي للمنشأة وبالتالي يزيد الوقت والتكلفة الإجمالية لعملية المراجعة. 

ما هو النظام المحاسبي؟ 

هو النظام الإلكتروني الذي يُستخدم لتنظيم النفقات والأنشطة المالية المتعلقة بالمنشأة. غالبًا ما يَسمح النظام المحاسبي للمستخدم أو المحاسِب بتسجيل جميع فواتير البيع والشراء وإدارة تكاليف المنشأة مِن رواتِب وإيجارات وتتبع المعاملات المالية وإصدار تقارير شامِلة تُبنى على البيانات التي تم تسجيلها، والتي تساعِده على معرفة نسبة الأرباح واتخاذ القرارات المستقبلية. 

سيساعدك امتلاك نظام محاسبي عَلى: 

• حساب الأرباح بدقة، حيث يساعدك النظام المحاسبي على تحديد المصروفات التي تدفعها بشكل دوري مثل الإيجارات ورواتب الموظفين والتأمين و قيمة وغيرها، ومعرفة التدفقات النقدية الخارجة والداخلة والحصول على النسبة الدقيقة للربح أو الخسارة. 

• تسريع إنجاز المهام، سيوفر لك النظام شاشة تحتوي عَلى خانات مقسمة بشكل منظم لإنشاء قاعدة بيانات محاسبية متكامِلة. 
• الوصول إلى جميع معلوماتك المحاسبية في أي وقت ومكان تتواجد فيه.
• الحصول على معلومات محدثة تمكنك مِن متابعة مستمرة للمعاملات المالية والوضع المالي لتجارتك. 
• إنشاء وتسجيل مستندات وفواتير البيع والشِراء بكل سهولة.
• انشاء فاتورة الكترونية وضريبية تطابق النظام الضريبي السعودي .
• تقليل الوقوع فِي الأخطاء البشرية التي تحدث عند استخدام المحاسبة اليدوية.
• الاطلاع على تقارير مالية تساعدك على اتخاذ القرارات.

ولكن قد تواجه بعض العوائق عند انعدام الربط بين نظامك المحاسبي وأنظمة الإدارة الأخرى لتجارتك:

1- الوقت المهدر على العمليات الروتينية: خاصة مع زيادة مبيعاتك ومشترياتك وزيادة العمليات المالية وتفاصيلها وفواتير الشراء والبيع وإيصالات السداد المفترض تسجيلها وإصدارها بشكل يومي، وفي هذه الحالة ستسحوذ حتى أبسط العمليات المحاسبية على وقت المحاسِب وتشغله عن أداء مهام قد تكون أكثر أهمية. 

2- صعوبة نقل فواتير المبيعات بشكل يدوي: امتلاك نظام محاسبي سيكون مفيدًا عند إدخالك جميع العمليات بشكل دقيق وصحيح خاصة عند استخراج التقارير والقوائم المالية، ولكن قد تواجِه مشكلة فِي إدخال جميع فواتير البيع الخاصة بمنشأتك بشكل يومي أو دوري خاصة فِي حالة امتلاك قاعدة عملاء كبيرة وعدة قنوات بيع. 

3- صعوبة تتبع سداد العملاء للمبالغ: خاصة فِي حالة عرضك لطرق دفع متنوعة مثل الدفع بالآجل، قد يكون مِن الصعب تتبع مواعيد الاستحقاق أو العلم في حالة سداد العميل للدفعة عند انعدام الربط بين برنامج الكاشِير والنظام المحاسبي والافتقار لبيانات محدثة. 

4- صعوبة التحقق من عمليات الإرجاع أو إلغاء البيع: في حالة انعدام الربط مع برنامج الكاشير لتجارتك، سيكون هناك تأخير فِي الحصول على البيانات المحدثة عن عمليات إرجاع البضائع أو إلغاء البيع، وينتج عن ذلِك تأخير فِي سداد وإعادة المبلغ للعميل وفِي تحديث حالة فواتِير المبيعات. 

الحلول المقدمة مِن ربط منصة رِواء ببرنامج قيود المحاسبي:

نقدم فِي رِواء منصة متكامِلة تسمح للتاجِر بربط جميع فروع تجارته ومتجره الإلكتروني والبرنامج المحاسبي ببعضها البعض ومزامنة وتوحيد المخزون والفواتير والطلبات وبيانات العملاء والموردين بينها. 

وقمنا بالربط مع برنامج قيود المحاسبي، وهو برنامج يساعد التاجِر على حساب الأرباح والتكاليف لنشاطه بدقة بالإضافة إلى إصدار وتسجيل فواتير المبيعات والمشتريات. 

عند ربط حساب تجارتك فِي رِواء مَع برنامج قيود المحاسبي: 

• عند إجراء أي عملية بيع أو شِراء مِن خلال رِواء، ستُنقل جميع بيانات المنتجات والموردين والعملاء إلى قيود بشكل تلقائي

• ستُرسل جميع فواتير المبيعات والمشتريات إلى قيود بشكل تلقائي بصيغة فاتورة مبيعات ومشتريات و سندات عملاء، وستضمن الحصول على بيانات محدثة ودقيقة بشكل يومي دون الحاجة لإدخال فواتيرك يدويًا. 

• تمكن رِواء مِن إعداد قواعِد بيانات لكل مِن العملاء والموردين، ففي حالة تواجد أي عملية تحتاج إلى سداد للمورد أو عمليات إرجاع العملاء، ستقوم رِواء بتسجيلها ومزامنتها مع قيود.